Réserver une salle – Soutien événementiel

Vous organisez un événement standard ou de recherche? Voyez comment choisir la salle publique, la salle de cours ou le salon étudiant qui vous convient, vérifier si ce local est disponible et le réserver.

Vous organisez un événement étudiant? La procédure de réservation et les services offerts diffèrent. Reportez-vous au Guide pour l’organisation d’événements étudiants.

Vous souhaitez réserver une salle en libre-service? La procédure de réservation diffère. Reportez-vous à la page Réserver une salle en libre-service.

 

Pour réserver une salle de cours ou une salle publique

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Vous savez déjà le nom de la salle que vous voulez réserver

  1. Rendez-vous sur la plateforme de réservation de salles et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
  2. Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Nouvelle réservation.
  3. Dans la rubrique Type de demande, sélectionnez le type de salle que vous souhaitez réserver : salle de cours ou salle publique.
  4. Cliquez sur le bouton Critères de salles pour ouvrir la fenêtre Critères de salles.
  5. Dans la rubrique Salle, utilisez l’outil de recherche pour trouver le local qui vous intéresse.
  6. Sélectionnez cette salle et cliquez sur le bouton Appliquer, en bas à droite de la fenêtre.
  7. Précisez la plage horaire pendant laquelle se tiendra l’activité (« Intervalle de temps ») et sa durée.
  8. Si la date de l'événement s’affiche dans le calendrier dans un hexagone jaune, c’est que la salle est disponible ce jour-là.
  9. Cliquez sur cette date, puis, si c’est nécessaire, choisissez une heure de début dans la rubrique Résultats.
  10. Cliquez sur le bouton Créer une demande pour la salle
  11. Répondez aux questions qui vous sont posées dans la fenêtre Confirmation de la réservation, puis soumettez le formulaire.

Besoin de réserver d’autres salles? Répétez cette procédure si vous connaissez leur nom, sinon appliquez la procédure suivante.

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Vous ignorez le nom de la salle que vous souhaitez réserver

Choisissez une salle bien proportionnée et équipée.

Vous pourrez ainsi accueillir le public attendu et offrir les services souhaités (lunch, sonorisation, vidéoconférence, projection, entre autres). Si vous en avez besoin par la suite, vous pourrez réserver une autre salle, pour le cas où la participation serait moindre que ce qui était prévu. Au contraire, s’il y a une forte affluence, vous pourrez y proposer une diffusion vidéo simultanée. Une gestion adéquate des présences vous permet d’anticiper ces situations.

 

  1. Rendez-vous sur la plateforme de réservation de salles et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
  2. Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Nouvelle réservation.
  3. Dans la rubrique Type de demande, sélectionnez le type de salle que vous souhaitez réserver : salle de cours ou salle publique.
  4. Cliquez sur le bouton Critères de salles pour ouvrir la fenêtre Critères de salles.
  5. Indiquez vos besoins dans la fenêtre Critères de salles : édifice, type de salle, étage, secteur, caractéristiques, ainsi que capacité et superficie minimales.
    • Il n’est pas nécessaire de renseigner tous les critères.
    • Si vous voulez réserver une salle de cours aménageable, spécifiez-le en sélectionnant l'option Mobile dans le critère Caractéristiques.
    • Validez vos choix en cliquant sur le bouton Appliquer.
  1. Poursuivez votre recherche en précisant la plage horaire pendant laquelle se tiendra l’activité (« Intervalle de temps »), ainsi que sa durée.
  2. Si la date de l'événement s’affiche dans le calendrier dans un hexagone jaune, c’est qu’au moins une salle est disponible ce jour-là.
  3. Cliquez sur la date, puis, si c’est nécessaire, sélectionnez une heure de début dans la rubrique Résultats.
  4. Reportez-vous au bas de page pour voir la ou les salles disponibles.
  5. Obtenez des informations supplémentaires sur chaque salle en cliquant sur le lien Détails de la salle, dans la colonne de droite.
    • Pour les salles publiques aménageables, vous pourrez alors visualiser les diverses configurations possibles.
    • Si vous avez des questions concernant les aménagements des salles publiques et des salles de cours mobiles, écrivez à amenagement.evenement@hec.ca.

Au besoin, utilisez la flèche retour en haut à gauche du navigateur pour revenir aux résultats de votre recherche et voir les caractéristiques d’un autre local. 

Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, réservez-la.

  1. Cliquez sur le nom de cette salle dans la rubrique Résultats.
  2. Répondez aux questions qui vous sont posées dans la fenêtre Confirmation de la réservation, puis soumettez le formulaire.

 Besoin de réserver d’autres salles? Répétez cette procédure autant de fois que c’est nécessaire.

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Vous voulez annuler une réservation

  • Rendez-vous sur l’outil de réservation et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
  • Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Mes réservations.
  • Dans le tableau, cliquez sur la réservation que vous souhaitez annuler.
  • Procédez à l’annulation.

 

Pour réserver un salon étudiant

Les SAE sont désignés pour administrer les demandes, mais les salons étudiants sont sous la responsabilité des associations étudiantes. Ils sont réservés en priorité aux activités de ces associations.

Vous ne pouvez pas réserver un salon à partir de l’outil de réservation de salles. Utilisez le formulaire proposé par les SAE.

 

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Renseignez-vous sur les caractéristiques et disponibilités des salons

  1. Rendez-vous sur l’outil de réservation, et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
  2. Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Salles.
  3. Dans la rubrique Pavillon, sélectionnez Tout.
  4. Dans la rubrique Critères additionnels de salles, choisissez Salon étudiant parmi les types de salles, puis cliquez sur le bouton Appliquer.
  5. Dans la liste de résultats, cliquez sur le salon qui vous intéresse pour voir l’ensemble des caractéristiques de ce local. Dans la rubrique Configuration, vous pourrez visualiser les différentes configurations (aménagements) proposées.

Au besoin, utilisez la flèche retour en haut à gauche du navigateur pour revenir aux résultats de votre recherche et voir les caractéristiques d’un autre salon. 

Voyez les disponibilités des salons

Option 1 : En cliquant sur le bouton Vue en format calendrier, à droite, au-dessus de la liste des résultats. Cliquez sur le pictogramme Crayon, puis ajustez les dates avec l’outil proposé.

Option 2 : En cliquant sur chaque icône « calendrier », dans la colonne de droite de la liste des résultats.

  • Vous pouvez modifier le format du calendrier (hebdomadaire, mensuel, etc.) en cliquant sur le pictogramme à trois points, situé en haut à droite du tableau.
  • Au besoin, cliquez sur le pictogramme Crayon, puis ajustez les dates avec l’outil proposé.

Option 3 : Dans la page des caractéristiques du salon que vous voulez réserver, en cliquant sur le bouton Calendrier, en haut à droite. Cliquez sur le pictogramme Crayon, puis ajustez les dates avec l’outil proposé.

    

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Pour réserver un salon

  1. Rendez-vous sur la page Approbation d’événements – gestion des demandes
  2. Cliquez sur le bouton Nouvelle demande
  3. Dans le formulaire, répondez à toutes les questions et suivez les étapes de Section I à Section IV.

Vous ne savez pas si de l’alcool sera servi? Répondez Non à la question De l’alcool sera-t-il consommé? de la section III. Vous pourrez corriger ce formulaire en tout temps.

  1. Finalisez la demande.

Un courriel vous sera adressé dès que la demande sera approuvée.

Lors des réservations des salons étudiants, indiquez les horaires exacts de l’événement. Ne tenez pas compte du temps de montage et de démontage de la salle .

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Pour annuler une réservation de salon

  1. Rendez-vous sur la page Approbation d’événements – gestion des demandes
  2. Dans votre demande de réservation, cliquez sur la croix située face au titre Type de demande.
  3. Une fenêtre s’affichera dans laquelle vous confirmerez l’annulation de la réservation.

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