Guide pour l’organisation d’un événement étudiant

Votre association étudiante, groupe d’intérêt ou comité veut tenir un événement à HEC Montréal? Ce guide vous rappelle l’essentiel des informations qui vous ont déjà été communiquées par les Services aux étudiants (SAE).

 

Un site et des ressources

Le site Organiser un événement à HEC Montréal vous permet d’accéder, entre autres, aux documents suivants :

 

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La procédure en bref

La Procédure d’organisation d’un événement étudiant vous indique la marche à suivre pas-à-pas pour que l’activité soit une réussite, en 4 étapes principales :

  1. Désignation d’une personne responsable des demandes de services
  2. Vérification de la disponibilité des salles dont vous aurez besoin
  3. Demande d’approbation auprès des SAE et du Service de la sécurité
  4. Demandes de services correspondant aux besoins de l’événement : alimentation et alcool, aménagements, audiovisuel et communications, entre autres.

Pour cette 4e étape, le Guide des ressources événementielles et des demandes de services sera une aide précieuse!

 

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Une formation obligatoire

À chaque rentrée, les SAE proposent aux responsables des regroupements étudiants de suivre la formation Organisez un événement à HEC Montréal. Seules les personnes ayant reçu cette formation sont autorisées à organiser un événement. Renseignez-vous en communiquant avec vie.associative@hec.ca.

 

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Demander une approbation pour une activité

La demande d’approbation se fait à travers le formulaire de demande d’approbation d’événements.

 

Procédure oubliée? Revoyez-la en vidéo

 

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Réserver une salle pour un événement étudiant

Remarques sur les locaux

Les membres des regroupements étudiants peuvent réserver :

  • les salons étudiants;
  • les salles publiques;
  • les salles de réunion;
  • les salles de cours;
  • les salles d’études.

 

À savoir

  • Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local réservé.
  • Tout plan d’aménagement doit être approuvé par le Service de la sécurité.
  • Les terrasses des salons étudiants sont les seuls endroits qui peuvent accueillir une activité avec barbecue.
  • Durant la fin de semaine, il ne peut y avoir qu’une seule activité par local. En effet, à compter du vendredi 15 h, aucune ressource n’est disponible pour défaire un aménagement et le remplacer par un autre.
  • Activité de fin de semaine requérant un aménagement ou de l’entretien particulier : le Service des immeubles pourrait facturer des frais aux organisateurs (-trices) pour l’entretien, pour la disponibilité d’un(e) mécanicien(ne) ou d’un(e) électricien(ne).
  • Il est permis de diffuser de la musique d’ambiance avec les équipements de l’École dans les salles publiques.

 

Procédure de réservation

  • La procédure de réservation pour un événement étudiant diffère de celle qui s’applique aux autres types d’événements (événements standard ou de recherche).
  • Seuls les membres de regroupements étudiants ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent faire une demande. Vous n'avez pas suivi la formation? Renseignez-vous en communiquant avec vie.associative@hec.ca.
  • Il est recommandé de soumettre les réservations de locaux le plus tôt possible. Le délai de traitement d’une demande est au minimum de 3 jours ouvrables.
  • La demande doit être faite à travers le formulaire de demande d’approbation d’événements.

 

Procédure pour modifier ou annuler une réservation

  • La modification ou annulation se fait à l’aide du formulaire de demande d’approbation d’événements.
  • En cas d’annulation de l’événement, il faut également avertir tous les services impliqués dans l’organisation de l’événement. Si vous ne le faites pas, des frais pourraient être facturés.

 

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Demander des services événementiels

Une fois que vous avez obtenu l’autorisation des Services aux étudiants, vous pouvez faire les demandes de services correspondant à vos besoins spécifiques.

Reportez-vous si c’est nécessaire au Guide des ressources événementielles et des demandes de services.

Dans le portail Événements – Demandes de services (Jira)

Plusieurs services sont accessibles à partir de cet outil de centralisation des demandes.

Accédez au portail Événements – Demandes de services (Jira)

Demandes auprès des autres services

 

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Financer des activités

Commandites externes

Les commanditaires peuvent être présent(e)s à votre événement, mais il y a des règles à suivre.

  • Leurs stands doivent se trouver dans un espace fermé. Seul le public visé peut y accéder.
  • La distribution et la promotion de leurs produits et services sont interdites dans l’École.
  • Les sollicitations ne sont pas autorisées et la distribution d’alcool est interdite.
  • Les noms et les logos des commanditaires peuvent être affichés exceptionnellement lors de la tenue de l’activité.

Demande de financement des activités par l’École

HEC Montréal peut apporter une contribution financière à la réalisation d’activités étudiantes, grâce au Fonds Leadership et au Fonds en développement durable.

  • Seuls les regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal peuvent déposer des demandes de financement.
  • Il est important de remplir les formulaires de demande, de respecter la date limite de dépôt, les critères d’évaluation et les modalités.
  • Un plan de visibilité est exigé.

Plus d’informations

Levées de fonds

Seuls les regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal peuvent effectuer des levées de fonds sur le campus. Ils doivent en demander l’autorisation à vie.associative@hec.ca.

Seuls des membres de la communauté étudiante de HEC Montréal peuvent mener ces activités sur le campus. Aucune personne extérieure n’est autorisée à le faire.

 

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Promotion des activités, affichage et écrans

  • Les affiches en papier promouvant les activités des regroupements étudiants reconnus par HEC Montréal sont autorisées sur le campus.
  • Il est aussi possible de faire une promotion numérique sur les écrans du réseau ADN et sur celui des Services aux étudiants.
  • La distribution de brochures, dépliants ou feuilles volantes est interdite.

Affiches en papier

Vous devrez obtenir une autorisation des Services aux étudiants avant l’installation des affiches en papier. Faites-les estampiller en vous rendant au local RJ.711 de l’édifice Côte-Sainte-Catherine.

Seuls quelques emplacements sont autorisés pour l'affichage aux édifices Côte-Sainte-Catherine et Decelles. Par ailleurs le nombre d'affiches est limité.

Aucune affiche ne peut être installée sur les éléments architecturaux ni sur le mobilier de l’École.

 

Édifice Côte-Sainte-Catherine

Nombre d’affiches autorisées

  • 5 affiches, plus 1 sur le babillard des Services aux étudiants

Emplacements autorisés

  • Babillards du rez-de-chaussée (extrémité des cases);
  • Babillards du corridor ouest des locaux de regroupements étudiants (cycles supérieurs
  • seulement);
  • Babillard des Services aux étudiants

 

Édifice Decelles

Nombre d’affiches autorisées

  • 2 affiches

Emplacements autorisés

  • Babillards de la cafétéria

 

Quelques règles à respecter

  • Prédominance du français, conformément à la loi
  • Doit inclure le nom et/ou le logo du regroupement étudiant organisateur
  • Aucun texte à caractère haineux, violent, sexiste, raciste ou discriminatoire
  • Aucune promotion de la consommation d’alcool
  • Aucune promotion des produits et services des commanditaires. Les noms et les logos des commanditaires peuvent être affichés exceptionnellement lors de la tenue de l’activité.

Apprenez-en plus sur les règles d'affichage

 

Écrans

Écrans ADN – Affichage dynamique numérique

Voyez les services offerts et la procédure de demande

 

Écran des Services aux étudiants

  • Écran situé à l’entrée du corridor du salon Mont-Royal (édifice Côte-Sainte-Catherine).
  • Déposer la demande au moins 10 jours ouvrables avant la date de l’activité en écrivant à vie.associative@hec.ca.
  • Joignez votre image promotionnelle à cet envoi (jpg; format 16:9, orientation paysage). L’image doit contenir : le nom et/ou le logo du regroupement étudiant organisateur, ainsi que l’intitulé, la date et l’emplacement de l’événement.

 

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Alcool : conditions et règles de sécurité

Les membres des regroupements étudiants ont l’obligation de lire le Règlement sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées et de le respecter.

 

Permis d’alcool

Coop HEC Montréal est la seule entité qui dispose d’un permis d’alcool sur le campus. C’est elle qui gèrera vos commandes d’alcool, une fois que l’événement aura été approuvé par les Services aux étudiants et par le Service de la sécurité.

 

Conditions

Les conditions établies par le Service de la sécurité doivent être respectées intégralement. Elles concernent :

  • La durée durant laquelle de l’alcool pourra être servi. Cette durée ne peut être de plus de 3 h.
  • Le nombre d’agents ou agentes de sécurité qui seront requis pour cette activité.

Vous pourrez consulter ces conditions dans le formulaire de demande d’approbation d’événement après que celui-ci aura été approuvé par le Service de la sécurité.

Le contrôle d’accès des moins de 18 ans est sous la responsabilité des personnes qui organisent l’événement.

  • Il doit se faire en collaboration avec le Service de la sécurité, selon une entente préalable.
  • Un bracelet sera attaché au poignet des personnes mineures à l’entrée du local qui accueille l’événement.
  • Les personnes qui organisent l’événement ne peuvent en aucun cas laisser servir de l’alcool aux mineur(e)s.

 

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Autres informations importantes

+

Heures permises pour la tenue des événements

  • L’événement doit avoir lieu durant les heures d’ouverture de l’École. Il doit se terminer au maximum 30 minutes avant la fermeture de l’édifice où il se tient.
  • Certaines activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d’ouverture. Dans ce cas, il est obligatoire de demander une autorisation en écrivant à vie.associative@hec.ca.

+

Activités en lien avec l'emploi

  • Le Service de gestion de carrière (SGC) coordonne toutes les activités de recrutement sur le campus et assure leur bon déroulement.
  • Au début de l’année universitaire, les regroupements étudiants doivent soumettre une liste de leurs événements prévus en lien avec l’emploi (ex. réseautage, recrutement, etc.). Cette liste inclut une brève description de l’activité, les contacts des entreprises impliquées et le plan de partenariat envisagé. Adressez-la à vie.associative@hec.ca et à sgc@hec.ca.
  • Les regroupements étudiants qui désirent organiser d’autres événements en lien avec l’emploi doivent communiquer avec le SGC avant d’entreprendre leurs démarches en envoyant un courriel sgc@hec.ca. Le SGC évaluera la possibilité d’une collaboration de soutien.

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Obtenir une autorisation de tournage ou de séance photo

Vous souhaitez effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de HEC Montréal? Il est obligatoire de demander une autorisation auprès de la Direction des communications et des relations gouvernementales (DCRG).

  • La demande doit être faite par courriel au minimum 2 jours ouvrables avant l’événement.
  • Tournage ou prise de photos dans une salle de l’École : Avant de faire cette demande d’autorisation, assurez-vous d’avoir fait la demande de réservation de salle et d’avoir obtenu l’approbation des Services aux étudiants.
  • Tournage ou prise de photos dans des espaces non réservables : Précisez-le dans votre courriel à la DCRG, qui décidera d’autoriser le tournage ou la prise de photos.
  • Consultez la procédure à suivre pour obtenir cette autorisation.

+

Donner accès au réseau sans fil

Il est possible de fournir un accès au réseau sans-fil aux personnes qui participeront à votre événement. Faites-en la demande en écrivant à vie.associative@hec.ca.

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Ignifugation des décors et bannières

  • Tous les décors et bannières installés sur les lieux d’un événement doivent être ignifugés.
  • Vous devez obligatoirement faire autoriser tout décor venu de l’extérieur par le Service de la sécurité en écrivant à securite.reservations@hec.ca.

 

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