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Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada

Le 15 mai 2020, le gouvernement fédéral a annoncé une aide pour le milieu de la recherche dans le cadre du Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19. C’est ainsi que le Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada a vu le jour. Il s’agit d’un programme temporaire qui a pour but d’aider les universités et les établissements de recherche en santé du Canada qui ont subi les contrecoups de la pandémie de COVID-19. L’aide apportée devrait aider à réduire les effets néfastes de la pandémie et à protéger les avantages tirés des investissements importants qui ont été faits à ce jour dans les universités et les établissements de recherche en santé. Elle permettra de maintenir la compétitivité internationale du Canada dans l’économie du savoir mondiale et d’améliorer la santé et la vie sociale et culturelle des Canadiens ainsi que la santé du milieu naturel.

Ce programme interorganisme est administré par le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) au nom des trois organismes fédéraux qui subventionnent la recherche : le CRSH, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC). Le Comité de coordination de la recherche au Canada (CCRC) assure la surveillance stratégique du programme et approuve les subventions. Le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements est chargé de l’administration.

Objectifs du programme

Doté d’un budget total de 450 millions de dollars, le programme vise deux objectifs :

  • de façon prioritaire, fournir un soutien salarial aux universités et aux établissements de recherche en santé, qui ne sont pas admissibles à la subvention salariale d’urgence du Canada, afin de les aider à retenir leur personnel de recherche pendant la pandémie de COVID-19 (jusqu’à 325 millions de dollars);
  • fournir un soutien pour les coûts supplémentaires extraordinaires associés au maintien d’engagements essentiels en recherche pendant la pandémie de COVID-19 et à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures de distanciation physique seront assouplies et que les activités de recherche pourront reprendre (125 millions de dollars).

Description du programme

Le programme comporte quatre étapes. Les établissements doivent présenter une demande à chacune des étapes pour recevoir des fonds. Le financement attribué dans le cadre des étapes 1, 2 et 4 doit servir exclusivement au soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible. Le financement de l’étape 3 sert à couvrir les coûts engagés relativement au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent démontrer qu’ils ont besoin de fonds d’urgence à toutes les étapes.

Les établissements doivent utiliser les fonds attribués aux étapes 1, 2 et 4 uniquement pour le soutien salarial du personnel de recherche dont le salaire est payé en totalité ou en partie par des sources non gouvernementales et sur la rémunération duquel la COVID-19 a eu une incidence négative. Tous les efforts raisonnables doivent être déployés pour éviter ou renverser la mise à pied du personnel de recherche admissible. Les établissements demandeurs doivent s’assurer que les personnes pour qui le soutien salarial est demandé au programme ne font pas d’autre demande de soutien salarial (demande de prestation canadienne d’urgence par exemple).

Les universités se chargent de répartir les fonds entre les chercheurs. Elles doivent présenter la méthode utilisée pour répartir les fonds à chacune des étapes du programme et elles doivent également afficher cette méthode dans leur site Web public. Les établissements financés ne peuvent retenir aucune portion de la subvention pour couvrir des coûts d’administration ou des coûts indirects.

La gestion du programme à HEC Montréal

Pour la gestion de ce programme, un comité décisionnel (équipe ci-après) a été créé pour avoir une meilleure vue d’ensemble de la communauté touchée par ce programme et pour exercer une répartition équitable et respectueuse des différences. La composition du comité a respecté les critères demandés en matière de diversité et d’inclusion.

Le haut dirigeant de HEC Montréal responsable d’assurer que les exigences du programme soient remplies :

Caroline Aubé
Directrice de la recherche et du transfert
Caroline.aube@hec.ca
514-340-6255

Nous croyons que ces mesures sont particulièrement importantes dans une situation de crise comme une pandémie, car les préjugés inconscients sont davantage susceptibles d’exercer une influence sur la prise de décision si celle-ci doit se faire rapidement et dans des conditions stressantes.

Équipe du comité institutionnel

Pour déterminer l’utilisation des fonds, les membres du comité ont été choisis principalement selon leurs rôles et responsabilités dans l’organisation. Caroline Aubé, directrice de la recherche et du transfert de HEC Montréal, s’est aussi assurée que le comité soit représentatif de la diversité du personnel de HEC Montréal.

Les membres du comité sont :

  • Du Comité de direction de HEC Montréal :
    • Caroline Aubé, Directrice de la recherche et du transfert
  • Du Secrétariat général :
    • Karine Parent, Agente-coordination et traitement de l’information pour l’équité, la diversité et l’inclusion
    • Lisanne Tremblay, Conseillère - équité, diversité et inclusion
  • De la Direction de la recherche et du transfert :
    • Sophie Briand, Directrice des opérations
    • Suzanne Lapierre, Responsable - gestion financière
  • Du Service de la comptabilité et de la trésorerie :
    • Luc Savaria, Directeur
    • Mariam Moussaddak, Directrice
    • Gilda Paduano, (Directrice intérimaire)
    • Raphaëlle Boulanger, Responsable - gestion financière
    • Jérôme Pépin, Responsable - systèmes administratifs
  • Du Service du budget :
    • Carole Boudreau, Directrice
    • Stéphane Migneault, Responsable - système administratifs
  • Professeurs (sans conflits d’intérêts) :
    • Yossiri Adulyasak, Titulaire d’une Chaire de recherche du Canada

Stratégie et principes visant le respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (ÉDI) dans la prise des décisions ayant trait à l’utilisation des fonds

HEC Montréal croit que la diversité constitue une source de richesse qui ne devrait faire l’objet d’aucun compromis. C’est pourquoi HEC Montréal adhère pleinement aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion. Dans cette optique, HEC Montréal a mis en place des stratégies ambitieuses afin d’offrir un milieu de travail et d’études inclusif et remédier, s’il y a lieu, aux désavantages subis par les groupes désignés au sein de sa communauté. 

Le Plan d’action institutionnel en équité, diversité et inclusion 2019-2022 de HEC Montréal se veut le point de repère de tous les efforts déployés par HEC Montréal pour honorer cet engagement.

HEC Montréal s’est donc engagée à prendre des mesures sérieuses afin de respecter les plus hauts standards d’équité, de diversité et d’inclusion quant à la prise des décisions relatives à l’utilisation des fonds. Le comité institutionnel, composé d’une équipe diversifiée et inclusive, comprenant des personnes des groupes sous-représentés, est responsable de la distribution équitable des fonds. Pour aider le comité à faire son exercice adéquatement, ses membres ont tous suivi une formation obligatoire sur les préjugés inconscients afin de neutraliser l’impact de ces derniers lors des prises de décision.

Afin de limiter les effets des préjugés inconscients et des obstacles systémiques, l’équipe a élaboré une stratégie comprenant les mesures suivantes :

  1. Analyser minutieusement les exigences du programme;
  2. Utiliser seulement les comptes CCS (combinaison de champs de structure) admissibles. Cette stratégie limite les effets négatifs des préjugés inconscients et des obstacles systémiques, en permettant plus difficilement d’identifier le personnel de recherche/chercheurs associés à chaque compte.
  3. S’assurer que toutes les disciplines et tous les programmes sont considérés.
  4. Que tout le personnel éligible, selon les critères du programme, soit considéré.

À l’étape 1, la prise de décisions pour l’utilisation des fonds n’a nécessité aucun arbitrage, ce qui a facilité le respect de notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion. En effet, le montant de la subvention attribuée à l’étape 1 (1 065 691$) a été supérieur au montant accordé (739 370 $). La stratégie de sélectionner seulement les comptes admissibles selon les exigences du programme a permis de limiter les effets négatifs des préjugés inconscients et des obstacles systémiques. En éliminant les comptes CCS non admissibles pour le programme, et en suivant les règles du programme, l’ensemble du personnel de recherche ayant été affecté par la COVID-19 au sein de HEC Montréal durant la période indiquée a pu recevoir une portion du fonds d’urgence.

Cependant, il est possible que les étapes 3 et 4 nous demandent d’évaluer les dossiers des chercheurs si les demandes reçues et admissibles excèdent l’enveloppe qui est allouée par le FUCRC. Si c’est le cas, HEC Montréal prendra alors les mesures suivantes :

  • Les critères d’évaluation adaptés à la diversité des compétences et des contributions seront définis avant d’évaluer les candidatures pour assurer un processus d’évaluation équitable;
  • Les mêmes critères d’évaluation seront appliqués de manière uniforme à toutes les candidates et à tous les candidats;
  • Suffisamment de temps sera consacré à l’évaluation de chaque candidature afin de ne pas favoriser une candidature plutôt qu’une autre;
  • Consultation des experts en EDI, en cas de besoin, pour ne pas prendre des décisions influencées par des biais;
  • Les interruptions de carrière seront prises en compte afin de ne pas pénaliser les candidates et les candidats qui ont pu avoir un cheminement atypique;
  • La recherche qui sort des sentiers battus et qui s’écarte des courants disciplinaires dominants ou qui est axée sur les questions ayant trait au genre, à la race ou au statut minoritaire sera valorisée dans la prise de décisions;
  • Une production scientifique affectée négativement par la pandémie serait prise en considération dans l’évaluation des dossiers (par exemple, incapacité d’un chercheur de travailler durant la pandémie parce qu’il ou elle doit s’occuper d’un ou de plusieurs enfants ou membres de la famille ou parce qu’il ou elle est davantage à risque de contracter la COVID-19).

Aussi, il est très possible qu’advenant que les fonds reçus ne soient pas suffisants pour répondre aux besoins de toutes les demandes, les sommes distribuées seront tout simplement calculées au prorata des sommes obtenues. Cela assurera que le processus soit équitable pour toutes les personnes et qu’aucun préjudice ne soit créé (ex.: si nous recevions 80% du montant, nous donnerions 80% de la somme calculée/admissible pour toutes les demandes). Le comité s’inspirera donc de la méthode que plusieurs organismes subventionnaires utilisent lors des différents concours.

Étape 1

Le financement obtenu par HEC à l’étape 1 est supérieur au montant accordé pour le soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible.

Le montant obtenu s’est élevé à 1 065 691 $ et le montant distribué en soutien salarial a totalisé 739 370 $. Ce financement a permis de soutenir financièrement 209 employés (113 étudiants des cycles supérieurs, 4 chercheurs postdoctoraux et 92 membres du personnel de recherche).

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Dépenses admissibles

Les établissements pourront recevoir un soutien salarial pouvant atteindre 75 p. 100 de la portion des salaires/des traitements du personnel de recherche habituellement financée par des sources non gouvernementales, jusqu’à 847 $ par semaine pendant au plus 12 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) par employé, pour des salaires/traitements versés pendant la période d’admissibilité qui va du 15 mars 2020 au 29 août 2020.

Les employés qui ont été mis à pied, de façon temporaire ou non, en raison de la COVID-19 au cours de la période d’admissibilité peuvent être admissibles rétroactivement dans la mesure où ils ont été réembauchés et où leur rémunération rétroactive et leur statut satisfont aux critères d’admissibilité pour la période de demande de remboursement.

On entend par personnel de recherche les personnes qui sont à l’emploi de l’université ou de l’établissement de recherche en santé et qui travaillent pour des membres du corps professoral exécutant des travaux de recherche ou qui travaillent dans des laboratoires ou des installations scientifiques ou de génie dont les objectifs de recherche sont généraux (il s’agit, entre autres, des étudiants des cycles supérieurs, des chercheurs postdoctoraux et des autres membres du personnel qui sont associés à des projets de recherche). Les chercheurs principaux ne font pas partie du personnel de recherche.

Les établissements demandeurs ne peuvent solliciter le financement d’avantages sociaux, de salaires/traitements, ou portions de ceux-ci, et de dépenses qui sont couverts par :

  • d’autres fonds accordés par des organismes fédéraux qui subventionnent la recherche;
  • des fonds accordés par la Fondation canadienne de l’innovation;
  • des fonds reçus de quelque ordre de gouvernement que ce soit, notamment de programmes d’aide en lien avec la COVID-19.

 Les personnes dont le salaire ou le traitement sera financé par le Fonds ne peuvent recevoir la prestation canadienne d’urgence.

Étape 2

Aucune demande n’a été déposée à l’étape 2 considérant que HEC n’a pas utilisé la totalité de l’allocation de l’étape 1.

Étape 3

À l’étape 3, un financement est attribué dans le but de fournir un soutien pour les coûts directs associés au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent justifier leurs besoins en se fondant sur les coûts réels engagés entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020. De plus, les salaires du personnel de recherche peuvent être admissibles à un remboursement partiel jusqu’à 75 p. 100 pour la période du 30 août 2020 au 15 novembre 2020 à condition qu’ils répondent aux critères d’admissibilité des dépenses pour le financement du maintien et de la reprise des activités de recherche.

Selon les exigences du FUCRC, les institutions recevant des fonds pour l’étape 3 doivent mettre en place un mécanisme ouvert et transparent pour la répartition de ces fonds.

Ainsi, HEC Montréal a mis en place un appel ouvert transmis par courriel à tous le corps professoral afin de recueillir les besoins de chacun des responsables des projets de recherche en lien avec les coûts directs supplémentaires exceptionnels qui ont été nécessaires pour le maintien et la reprise des activités de recherche. Pour être admissible à recevoir des fonds de l’étape 3, chaque responsable de projet devait nous faire parvenir leur demande au plus tard le 29 novembre 2020 à 23h59.

À cette étape, le financement obtenu par HEC est de 360 314 $. Le processus d’identification des dépenses admissibles par la Direction de la recherche et du transfert et par le Service de la comptabilité a été réalisé et des recommandations ont été communiquées à la réunion du Comité institutionnel du 15 janvier 2021. Suite à cette rencontre, HEC Montréal a décidé d’accorder 216 829$ à quatre groupes de recherche distincts.

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Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles pour le financement du maintien et de la reprise des activités de recherche doivent entre autres répondre aux critères ci-dessous :

  • des coûts supplémentaires imprévus qui n’auraient pas été encourus en l’absence de la pandémie COVID-19 et qui ne peuvent pas être payés par d’autres sources de financement existantes;
  • des coûts directs associés à la reprise et au maintien des activités de recherche;
  • des coûts payés à même les projets de recherche.

Coûts associés au maintien des activités de recherche (durant le confinement) :

Seront couverts jusqu’à concurrence de 75 p. 100, les coûts engagés durant la période d’admissibilité et associés au maintien d’activités de recherche essentielles durant la pandémie, coûts qui sont de nature exceptionnelle et qui s’ajoutent à des coûts déjà couverts par d’autres sources de financement. Cela comprend :

  • la gestion des échantillons pendant toute la durée de la pandémie;
  • la maintenance du matériel, des logiciels, des cohortes et des ensembles de données, y compris les garanties, licences d’utilisation et contrats de service;
  • l’équipement technologique nécessaire à l’accès à distance pour la préservation des actifs;
  • le matériel de protection du personnel affecté à l’entretien.
Coûts associés à la reprise des activités de recherche (après le confinement)

Seront couverts les coûts engagés durant la période d’admissibilité et associés à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures de distanciation physique auront été assouplies et que les activités de recherche pourront reprendre. Seuls les coûts qui sont de nature exceptionnelle et qui s’ajoutent à des coûts déjà couverts par d’autres sources de financement seront couverts, jusqu’à concurrence de 75 p. 100. Les dépenses admissibles comprennent celles qui sont engagées dans le cadre de projets et ont trait :

  • À la réorganisation de l’environnement et des activités de recherche;
  • Aux coûts additionnels qui doivent être engagés pour ramener les activités de recherche au niveau où elles se trouvaient avant la pandémie, notamment les coûts associés à des expériences et les coûts reliés au redémarrage de collections et d’ensembles de données (sur des populations ou sur l’environnement par exemple);
  • Aux frais d’utilisation exigés des chercheurs par les plateformes communes pour redémarrer les activités de recherche (installations de soins aux animaux, laboratoires numériques, par exemple);
  • À l’établissement de nouveaux calendriers pour les essais cliniques et les essais sur des sujets humains et au redémarrage de ces essais;
  • Aux coûts exceptionnels reliés à l’accès à des installations spéciales et à des ressources et des plateformes communes ainsi qu’à des rencontres et des ateliers de transfert des connaissances;
  • Au remontage, à la vérification de sécurité et au redémarrage du matériel et des installations;
  • Au remplacement de matériel et de fournitures de laboratoire et de terrain, de réactifs, d’articles périssables, d’animaux de laboratoire et d’échantillons vivants qui ont été donnés ou perdus;
  • Au matériel de protection personnel et à d’autres articles connexes du personnel de recherche.

À l’étape 3, les salaires du personnel de recherche peuvent être admissibles à un remboursement partiel jusqu’à 75 p. 100 pour la période du 30 août 2020 au 15 novembre 2020 à condition qu’ils répondent aux critères d’admissibilité des dépenses pour le financement du maintien et de la reprise des activités de recherche.

Étape 4

L’étape 4 a pour but de fournir un soutien salarial supplémentaire pour le personnel de recherche qui était admissible aux étapes 1 et 2 en faisant passer la période maximale visée par le soutien salarial de 12 à 24 semaines.

Les fonds des étapes 1 et 2 couvrent jusqu’à 12 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) de soutien salarial par employé. Les fonds de l’étape 4 couvrent tout soutien salarial supplémentaire nécessaire, et ce, jusqu’à concurrence de 24 semaines de soutien en tout (étapes 1, 2 et 4 réunies) par employé.

Le processus d’identification des CCS admissibles a suivi la même démarche que l’étape 1 en s’assurant de ne pas financer deux fois le salaire du personnel de recherche au cours de la même période. Une demande d’allocation de 491 692 $ a été présentée au FUCRC ce qui représente une aide pour le salaire de 217 employés (120 étudiants des cycles supérieurs, 5 chercheurs postdoctoraux et 92 membres du personnel de recherche).

Lors du premier avis d’octroi le 14 décembre 2020, les fonds octroyés (310 691$) étaient en dessous des besoins identifiés (491 692$). À la rencontre du 15 janvier 2021, le Comité institutionnel a décidé que les sommes distribuées seraient tout simplement calculées au prorata des sommes obtenues afin de s’assurer que le processus soit équitable pour toutes les personnes et qu’aucun préjudice ne soit créé (63% de la somme calculée/admissible pour toutes les demandes).

Cependant, le FUCRC a avisé les établissements universitaires que les fonds inutilisés de l’étape 3 (maintien et (ou) reprise des activités de recherche) seraient transférées pour s’assurer que les besoins de soutien salarial à l’étape 4 soient rencontrés. C’est donc pourquoi l’École a reçu un deuxième avis d’octroi le 27 janvier 2021 pour l’enveloppe totale demandée, soit 491 692$. Tous les professeurs ayant des projets admissibles ont été avisés de ces changements, et le montant supplémentaire a été octroyé à chacun de leurs projets de recherche respectifs.

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Dépenses admissibles

Les établissements pourront recevoir un soutien salarial pouvant atteindre 75 p. 100 de la portion des salaires/des traitements du personnel de recherche habituellement financée par des sources non gouvernementales, jusqu’à 847 $ par semaine pendant au plus 24 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) par employé, pour des salaires/traitements versés pendant la période d’admissibilité qui va du 15 mars 2020 au 29 août 2020.

Les employés qui ont été mis à pied, de façon temporaire ou non, en raison de la COVID-19 au cours de la période d’admissibilité peuvent être admissibles rétroactivement dans la mesure où ils ont été réembauchés et où leur rémunération rétroactive et leur statut satisfont aux critères d’admissibilité pour la période de demande de remboursement.

On entend par personnel de recherche les personnes qui sont à l’emploi de l’université ou de l’établissement de recherche en santé et qui travaillent pour des membres du corps professoral exécutant des travaux de recherche ou qui travaillent dans des laboratoires ou des installations scientifiques ou de génie dont les objectifs de recherche sont généraux (il s’agit, entre autres, des étudiants des cycles supérieurs, des chercheurs postdoctoraux et des autres membres du personnel qui sont associés à des projets de recherche). Les chercheurs principaux ne font pas partie du personnel de recherche.

Les établissements demandeurs ne peuvent solliciter le financement d’avantages sociaux, de salaires/traitements, ou portions de ceux-ci, et de dépenses qui sont couverts par :

  • d’autres fonds accordés par des organismes fédéraux qui subventionnent la recherche;
  • des fonds accordés par la Fondation canadienne de l’innovation;
  • des fonds reçus de quelque ordre de gouvernement que ce soit, notamment de programmes d’aide en lien avec la COVID-19.

Les personnes dont le salaire ou le traitement sera financé par le Fonds ne peuvent recevoir la prestation canadienne d’urgence.

 

 

 

 

 


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