Quels projets de recherche doit-on déclarer au Comité d’éthique de la recherche?

Afin de répondre aux exigences de l’EPTC2, en tant que chercheur membre de la communauté de HEC Montréal, vous devez déclarer au CER tout projet de recherche impliquant la participation d’êtres humains ou l’utilisation de données concernant des êtres humains.

Peuvent être considérés comme étant des projets de recherche, notamment, ceux qui donnent lieu à la rédaction d'un projet supervisé réalisé dans le cadre d'un mandat spécifique de recherche ou d'un mémoire à la maîtrise, d'une thèse de doctorat, d'un article scientifique ou à caractère professionnel ou d'un cas utilisé à des fins de recherche.
 

Collecte de données auprès d’êtres humains 

Tout projet de recherche qui implique une collecte directe d'informations auprès d’êtres humains doit être déclaré au CER, c’est-à-dire, toute investigation qui nécessite une consultation auprès de personnes pour obtenir des données de recherche que ces dernières soient de nature personnelle ou non.

Par exemple : des données recueillies par entrevue face à face et/ou téléphonique, par questionnaire autoadministré, par enregistrement audio ou visuel, par photographie, lors de groupes de discussion (sur Internet ou pas), lors d'observations participantes et non participantes, lors d’expérimentations, etc.

Consultation de documents ou de banques de données concernant des êtres humains et ne faisant pas partie du domaine public

• Les projets ayant recours au couplage d’au moins deux ensembles de données/banques de données portant sur des sujets humains, que ces données soient du domaine public ou non, doivent être déclarés au CER.
• Les projets impliquant l’utilisation de données/banques de données contenant des renseignements identificatoires portant sur des sujets humains et qui ne font pas partie du domaine public doivent être déclarés au CER. De plus, si le chercheur projette de réutiliser des données/banques de données contenant des renseignements identificatoires pour un nouveau projet de recherche, même si le projet initial a obtenu une approbation éthique, ce nouveau projet de recherche doit être déclaré au CER. Ceci constitue une utilisation secondaire de données identificatoires. Les chercheurs qui n'ont pas obtenu le consentement des participants en vue de l'utilisation secondaire de renseignements identificatoires peuvent uniquement utiliser ces renseignements à cet effet selon certaines conditions. Si cette situation s'applique à votre projet de recherche, veuillez communiquer avec le CER.  
• Les projets ayant recours à des données pour lesquels un chercheur n’a pas accès aux renseignements identificatoires, mais pour lesquels celles-ci sont conservées par un tiers,  doivent être approuvés par le CER. Ceci constitue une utilisation secondaire de données non identificatoires.

Utilisation d'information accessible au public

Il n’y a pas lieu de faire évaluer par le CER la recherche fondée exclusivement sur de l’information accessible au public si l’une ou l’autre des conditions suivantes est remplie :

• l’information est légalement accessible au public et adéquatement protégée en vertu de la loi; OU
• l’information est accessible au public et il n’y a pas d’attente raisonnable en matière de vie privée; OU
• le couplage d'information accessible au public ne crée pas de nouveaux renseignements identificatoires.

Observation de personnes dans des lieux publics

L’observation de personnes dans des lieux publics ne nécessite pas d’évaluation par le CER si les conditions suivantes sont réunies :

• la recherche ne prévoit pas d’intervention planifiée par le chercheur ou d’interaction directe avec des personnes ou des groupes;
• les personnes ou groupes visés par la recherche n’ont pas d’attente raisonnable en matière de leur vie privée; et
• aucune diffusion des résultats de la recherche ne permet d’identifier des personnes en particulier.

Utilisation secondaire de renseignements anonymes

Il n’y a pas lieu de faire évaluer par le CER un projet de recherche fondé exclusivement sur l’utilisation secondaire de renseignements anonymes. Des données sont considérées anonymes si aucun identificateur n’a jamais été associé ou pour lesquelles les identificateurs directs sont irrévocablement détruits et pour lesquels aucun code permettant une future réidentification n’est conservé.  Par contre, si un chercheur effectue un couplage d’au moins deux ensembles de données portant sur des sujets humains, une évaluation du projet par le CER sera nécessaire. 

Études réalisées à des fins d’évaluation, de gestion ou d’amélioration de la qualité

Les études consacrées à l’assurance de la qualité et à l’amélioration de la qualité, les activités d’évaluation de programmes et les évaluations du rendement, ou encore les examens habituellement administrés à des personnes dans le contexte de programmes d’enseignement, s’ils servent exclusivement à des fins d’évaluation, de gestion ou d’amélioration, ne constituent pas de la recherche au sens de l’EPTC2 et ne relèvent donc pas de la compétence des CER.

Quels types de travaux de recherche réalisés dans un cours doivent être déclarés au CER?

Selon la nouvelle version de l'EPTC2 (2018), les CER doivent maintenant évaluer les activités de recherche impliquant des sujets humains qui font partie d’un cours, et ce même si l’objectif principal est pédagogique. L'EPTC2 définit ces activités comme étant des activités pédagogiques qui sont habituellement imposées aux étudiants (de tous les niveaux) afin de leur permettre de se familiariser avec les méthodes de recherche de leur domaine d’études (p. ex. des techniques d’entrevue). 

Par conséquent, tout professeur responsable d’un cours qui exige de ses étudiants la réalisation de travaux de recherche impliquant une collecte de données ou l'utilisation de données concernant des personnes doit déclarer le protocole de recherche dans Nagano et en obtenir l’approbation par le CER avant la mise en œuvre des travaux de ses étudiants.

Types de travaux étudiants ne nécessitant pas d'évaluation par le CER

1. Le recours à des données faisant partie du domaine public. 
2. L’observation de personnes dans des lieux ou des environnements virtuels publics.
3. Les activités artistiques qui intègrent une pratique créative.
4. L’utilisation secondaire de renseignements anonymes sur des êtres humains qui ne créera pas de renseignements identificatoires.  
5. Des activités consacrées à l’assurance et à l’amélioration de la qualité ou à l’évaluation de programmes et de rendement d’une organisation dont les données ne seront pas diffusées à l’extérieur du contexte du cours et de l’organisation.
6. Des activités pédagogiques se déroulant pendant un cours et pour lesquelles des données sur les étudiants eux-mêmes sont utilisées et qui ne seront pas diffusées à l’extérieur du contexte du cours.
7. Des activités pédagogiques pour lesquelles les étudiants utilisent des données auxquelles ils ont eu accès en raison de leur expérience personnelle et dont l’utilisation ne créera pas de données identificatoires et qui ne seront pas diffusées à l’extérieur du contexte du cours.

Déclaration des protocoles dans Nagano

C'est le professeur responsable du cours qui doit déclarer un projet dans Nagano pour chacun des protocoles nécessitant une évaluation par le CER. Vous pouvez accéder à Nagano à l'adresse cer.hec.ca en utilisant votre matricule HEC et votre mot de passe centralisé HEC.

1. Dans votre tableau de bord, créer un nouveau projet en cliquant sur le menu « Mes projets ».
2. Cliquer ensuite sur le bouton « Nouveau projet ». (Si vous avez plus d’un protocole à déclarer, vous devez créer un projet pour chacun.)
3. Choisir le type utilisateur « Professeur-chercheur » et le type de projet « Protocole exigé aux étudiants pour leurs travaux de recherche dans un cours » dans la liste déroulante.
   Les options « champ d’application » et « utilisateurs » sont facultatifs.
4. Une fois le projet créé, vous devrez ensuite remplir et déposer le formulaire 1d qui y sera associé.

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Le CER de HEC Montréal considère que les projets d’intégration, les travaux dirigés, les projets de consultation et leurs équivalents réalisés par des étudiants à la fin de leur parcours d’études de MBA, EMBA, de Maîtrises professionnelles, de formations des cycles supérieurs spécialisées (DESS), de microprogrammes de 2^e cycles et de certificats ne constituent pas de la recherche au sens des articles 2.1 et 6.12 de l’EPTC2, à l’exception des activités qui exigent toujours une évaluation éthique, tel que présenté ci-dessous.

Le CER considère que de façon générale, les travaux de collecte de données ou d’utilisation de données concernant des êtres humains réalisés dans le cadre des cours offerts dans ces programmes ne constituent pas de la recherche au sens de l’article 2.1 de l’EPTC2, à l’exception des activités qui exigent toujours une évaluation éthique. La responsabilité de déterminer si ces travaux exigent une évaluation éthique revient toutefois au professeur responsable du cours.

Dans le cas où de tels projets s’inscrivent dans un projet de recherche d’un professeur, c’est ce dernier qui a la responsabilité d’ajouter les travaux de recherche impliquant des sujets humains à son dossier au CER, puisque ceux-ci sont conduits dans le cadre du projet pour lequel il est responsable.

Si des données de tels projets d’un étudiant sont utilisées ultérieurement dans un projet de recherche mené sous les auspices de l’École, une approbation éthique sera nécessaire pour obtenir l’autorisation d’utilisation secondaire de ces données.

Activités qui requièrent toujours une évaluation éthique par le CER :

• Activités de collecte de données ou d’analyse de données impliquant des sujets humains portant sur un thème, des informations ou des situations sensibles ou délicates pouvant mettre les étudiants, les participants, leur enseignant ou l’École dans une situation de risque important.
• Activités de collecte de données auprès de participants qui sont des personnes vulnérables ou inaptes, tels que des mineurs, des patients, des personnes avec des déficiences intellectuelles, des personnes liées à des activités illicites.
• Activités de collecte de données ou de consultation de données auprès de communautés autochtones.
• Activités de collecte de données ayant recours à une manipulation du comportement, la déception ou la duperie des participants.
• Activités de collecte de données pouvant porter atteinte à l’intégrité physique ou psychologique des participants, des étudiants ou d’un professeur.

Projets réalisés par des chercheurs provenant d'universités québécoises

Dans ce cas, si le projet de recherche est jugé comme étant à risque minimal, le CER de HEC Montréal se conformera à l’Entente intervenue entre les universités québécoises (PDF, 467 Ko).

Si le chercheur principal du projet est rattaché à HEC Montréal, il doit déclarer son projet selon la procédure normale, dans Nagano.  Après approbation par le CER de HEC Montréal, ce dernier informera ensuite les CER des cochercheurs de sa décision.

Si le chercheur principal du projet est rattaché à une autre université québécoise, il doit déclarer son projet à son université. Après approbation par le CER du chercheur principal, ce dernier informera les CER des cochercheurs de sa décision.

Projets dont le chercheur principal provient d'une université hors-Québec dont un cochercheur est de HEC Montréal

C'est le chercheur principal de l'université hors-Québec qui doit d'abord déclarer le projet à son comité d'éthique.  Après que l'approbation éthique aura été émise par l'établissement du chercheur principal, le cochercheur de HEC Montréal doit déclarer aussi le projet au CER de HEC Montréal AVANT de débuter tout recrutement ou collecte de données.

La déclaration doit être effectuée dans Nagano à l'aide du formulaire F5 - Formulaire de projet sous l'autorité d'un autre CER. Le cochercheur de HEC Montréal devra joindre au formulaire un fichier comprenant tous les documents déposés au CER de l'université du chercheur principal par ce dernier, ainsi que l'approbation éthique du projet.

Dans le but de se conformer à l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche signée par l’École afin que ses professeurs et étudiants puissent bénéficier des fonds de recherche provenant des conseils fédéraux, la Direction de la recherche relâchera les versements des subventions et contrats de recherche impliquant des sujets humains uniquement suivant l’obtention ou le renouvellement de la certification éthique des projets de recherche en question.

À ce moment, le professeur-chercheur sera informé qu'il doit obligatoirement déclarer son projet de recherche au CER dans Nagano, que celui-ci implique des sujets humains ou non. Selon le type de projet qui sera déclaré par le professeur-chercheur, Nagano déterminera le formulaire à remplir. Le professeur-chercheur devra s'engager à se conformer aux exigences de la Politique relative à l’éthique de la recherche avec des êtres humains (PDF, 144 Ko) de HEC Montréal.

Dès l’approbation par le Comité d’éthique de la recherche du formulaire dûment rempli et soumis dans Nagano par le titulaire de la subvention, les fonds de recherche sont relâchés. Un courriel est expédié au chercheur l’avisant de la disponibilité de son budget.