Vous partez en échange? Vous participez au cours Campus international? Vous avez un projet de recherche qui nécessite des déplacements à l’extérieur du Canada? Vous participez à un voyage encadré par une association étudiante? Découvrez toutes les étapes nécessaires pour bien préparer votre projet d'activité étudiante à l'international.
Les voyages personnels ne sont pas concernés par ces procédures.
| 1 |
DÉCLAREZ votre activité à l'internationalAvant d’entamer vos démarches pour voyager en dehors du Canada, HEC Montréal vous demande de déclarer votre activité à l'international, afin :
La plateforme TravelReady de SOS International est un service intégré de préparation et d’assistance de voyage, sans frais pour les utilisateurs et les utilisatrices. C’est avec cette plateforme que vous devrez déclarer votre projet d'activité internationale. Cette étape est obligatoire.
Veuillez noter que le site Web de SOS International n’est pas encore offert entièrement en français. HEC Montréal travaille avec SOS International pour s’assurer que tous les contenus seront traduits dans un délai raisonnable. Un tutoriel vidéo et une fiche explicative sont disponibles pour vous aider lors de votre création de compte, au besoin. |
2
Après avoir déclaré votre séjour, il vous est fortement conseillé de télécharger l’application mobile gratuite de SOS International, compatible avec iOS et Android.
Vous pourrez ainsi :
Attention : vous devez enregistrer votre itinéraire dans l’application afin d’activer les alertes d’urgence et avoir accès aux services offerts par SOS International pendant votre séjour. La déclaration de séjour prédépart ne vous donnera pas accès à l’ensemble des services.
3
Avant de partir à l’international, il est de votre responsabilité de vérifier la validité de vos assurances ou de vous procurer des couvertures additionnelles, selon votre situation.
L’assurance voyage comprend généralement :
Assurez-vous d’avoir également une assurance responsabilité civile personnelle, qui vous protège si vous posez des gestes causant des dommages corporels, matériels ou immatériels à une tierce personne.
Ces couvertures sont les plus importantes pour assurer votre tranquillité d’esprit lors de vos déplacements.
Pour en savoir plus, consultez Voyage et assurances : des protections en cas d’imprévus.
Votre association étudiante vous offre la possibilité d’adhérer à un régime d’assurance collective. Ce régime complète ceux offert par la RAMQ et le Groupe Cowan (pour les étudiants et étudiantes de l’international). Celui-ci comprend une assurance voyage incluant 120 jours par voyage, 5 000 000 $ par accident, assurance annulation et assurance interruption en cas d’urgence médicale.
Pour en savoir plus, consultez le site de l’ASEQ
Certains étudiants et étudiantes bénéficient du régime d’assurance collective d’un employeur, de leurs parents ou de leur conjoint ou conjointe. Informez-vous auprès de votre assureur si c’est le cas, afin de valider votre couverture et de vous procurer des assurances additionnelles au besoin.
Étudiantes et étudiants provenant de l’international
Vous bénéficiez de l’assurance maladie offerte par le Groupe Assurance Cowan. L'assurance maladie proposée par Cowan est obligatoire. La prime vous est facturée dès votre inscription à l'École. À travers cette assurance, vous avez accès au Programme Voyage Assistance (60 jours) pour des séjours à l’étranger.
Pour plus d’informations sur votre Programme Voyage assistance, consultez la brochure de Cowan ou écrivez à incoming@hec.ca.
4
Indiquez vos contacts en cas d'urgence sur HEC en ligne si ce n'est pas déjà fait.
5
Le Registre des Canadiens à l’étranger est un service gratuit qui permet au gouvernement du Canada de vous aviser en cas d’urgence à l’étranger. Inscrivez-vous sur le Registre.
Le gouvernement fournit aussi des renseignements utiles lors d’un voyage à l’étranger concernant notamment la sécurité, la santé, les documents de voyage.
Visitez le site Voyager à l’étranger
Voyez les avertissements du gouvernement du Canada selon votre destination
Bénéficiez de l’assistance offerte par SOS International
Peu importe la situation, si vous avez besoin de conseils ou si vous avez des questions en lien avec votre sécurité, votre santé ou vos déplacements, communiquez avec SOS International :
Le soutien offert par SOS International est disponible en tout temps, sans frais.
Bénéficiez de l'assistance consulaire d'urgence :
La déclaration d’activité à l’international est un processus mis à votre disposition par HEC Montréal. Il vous assurera une tranquillité d’esprit lors de vos déplacements et vous tiendra informé en temps réel. Vous devez déclarer votre activité à l’international de 4 à 6 semaines avant le départ du Canada.
Voici quelques exemples :
Cette déclaration obligatoire fait partie du processus administratif de votre départ à l’étranger.
En déclarant votre activité à l’international sur la plateforme web prévue à cet effet, vous aurez accès à des informations importantes concernant votre destination ainsi qu’aux ressources à votre disposition pour mieux vous préparer..
Créer un compte
Déclarer une activité à l’international sur la plateforme SOS International
SOS International ne remplace pas une assurance maladie de voyage.
Il importe de bien comprendre dans quelles situations contacter SOS International ou votre assureur.
Communiquez avec votre compagnie d’assurance voyage pour toutes urgences médicales qui nécessitent une consultation et des soins, afin de faire approuver les frais et connaitre les procédures à suivre.
Pour toutes autres situations où vous pourriez avoir besoin de conseils ou d’assistance (conseils médicaux avant consultation, catastrophes naturelles, évacuations, pertes de documents, restrictions de douanes, etc.), communiquez avec un centre d’assistance de SOS International.
Si vous possédez déjà une assurance maladie voyage, ou si vous devez vous procurer une assurance supplémentaire, il est important de poser certaines questions à votre assureur, afin d’avoir un portrait global de la couverture et des exclusions, s’il y a lieu.
Voici quelques exemples :
Vous avez déclaré votre activité à l’international et avez profité des conseils et des guides voyages prédépart. Une fois votre séjour entamé, vous bénéficierez de l’encadrement de SOS International dans toutes sortes de contextes et de situations.
Par exemple :
Procédure
Peu importe la situation, si vous avez besoin de conseils ou si vous avez des questions en lien avec votre sécurité, votre santé ou vos déplacements, communiquez avec un centre d’assistance grâce à l’application mobile, par clavardage ou en composant le numéro général 1-800-743-2356.
Le soutien offert par SOS International est disponible en tout temps, sans frais.
Rappel
Pour une utilisation optimale des services de SOS International, vous devez avoir préalablement déclaré votre activité internationale et enregistré votre itinéraire. La déclaration est obligatoire pour tous les membres de la communauté étudiante. Les services ne couvrent pas les voyages personnels.
SOS International est une plateforme tierce externe avec laquelle HEC Montréal a conclu une entente pour vous fournir une assistance en cas d'urgence ou d'incident lors d'une activité professionnelle universitaire à l’extérieur du Canada.
En créant un compte sur la plateforme de SOS International, vous fournissez votre nom et votre adresse institutionnelle. Lors d’une déclaration de séjour, vous devrez fournir vos coordonnées personnelles et certaines informations supplémentaires en lien avec votre voyage, notamment le type d’activité, la destination et l’itinéraire de vol. Ces informations sont récupérées par SOS International au nom de HEC Montréal, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de l’École, et sont nécessaires pour protéger la santé et la sécurité des membres de la communauté de HEC Montréal lors d’activités à l’international.
Vous pouvez choisir de ne pas utiliser l’application mobile ou de désactiver la géolocalisation sur celle-ci, afin de ne pas recevoir d’alertes en temps réel.
En savoir plus
Politique de confidentialité de SOS International
Politique sur la protection des renseignements personnels – HEC Montréal
