Vous partez en échange? Vous participez au cours Campus international? Vous avez un projet de recherche qui nécessite des déplacements à l’extérieur du Canada? Vous participez à un voyage encadré par une association étudiante? Découvrez toutes les étapes nécessaires pour bien préparer votre projet d'activité étudiante à l'international.

Vos démarches avant le départ 

1. Déclarez votre activité à l'international 

Avant d’entamer vos démarches pour voyager en dehors du Canada, HEC Montréal vous demande de déclarer votre activité à l'international, afin : 

• D’évaluer les risques inhérents à votre déplacement et d’émettre, le cas échéant, des conseils et des restrictions pertinentes selon votre situation. 
• D’assurer votre sécurité en vous donnant accès à un service de soutien et d’assistance lors de vos déplacements. 

La plateforme TravelReady de SOS International est un service intégré de préparation et d’assistance de voyage, sans frais pour les utilisateurs et les utilisatrices. C’est avec cette plateforme que vous devrez déclarer votre projet d'activité internationale. Cette étape est obligatoire.

Déclarez votre séjour

Veuillez noter que le site Web de SOS International n’est pas encore offert entièrement en français. HEC Montréal travaille avec SOS International pour s’assurer que tous les contenus seront traduits dans un délai raisonnable. Un tutoriel vidéo et une fiche explicative sont disponibles pour vous aider lors de votre création de compte, au besoin.

2. Téléchargez l’application

Après avoir déclaré votre séjour, il vous est fortement conseillé de télécharger l’application mobile gratuite de SOS International, compatible avec iOS et Android. 

Vous pourrez ainsi :

• Enregistrer votre itinéraire;
• Recevoir des alertes de sécurité lors de vos déplacements;
• Communiquer avec des spécialistes avant et pendant votre séjour grâce à la fonction de clavardage ou d’appel automatique vers un centre d’assistance se trouvant à proximité de votre localisation. 

Attention : vous devez enregistrer votre itinéraire dans l’application afin d’activer les alertes d’urgence et avoir accès aux services offerts par SOS International pendant votre séjour. La déclaration de séjour prédépart ne vous donnera pas accès à l’ensemble des services.  

3. Vérifiez vos assurances

Avant de partir à l’international, il est de votre responsabilité de vérifier la validité de vos assurances ou de vous procurer des couvertures additionnelles, selon votre situation. 

L’assurance voyage comprend généralement :  

• Une assurance soins médicaux d’urgence
• Une assurance annulation/interruption de voyage
• Une assurance décès ou mutilation accidentels
• Une assurance bagages  

Assurez-vous d’avoir également une assurance responsabilité civile personnelle, qui vous protège si vous posez des gestes causant des dommages corporels, matériels ou immatériels à une tierce personne. 

Ces couvertures sont les plus importantes pour assurer votre tranquillité d’esprit lors de vos déplacements. 

Pour en savoir plus, consultez Voyage et assurances : des protections en cas d’imprévus.  
 
Votre association étudiante vous offre la possibilité d’adhérer à un régime d’assurance collective. Ce régime complète ceux offert par la RAMQ et le Groupe Cowan (pour les étudiants et étudiantes de l’international). Celui-ci comprend une assurance voyage incluant 120 jours par voyage, 5 000 000 $ par accident, assurance annulation et assurance interruption en cas d’urgence médicale.  

Pour en savoir plus, consultez le site de l’Alumo

Certains étudiants et étudiantes bénéficient du régime d’assurance collective d’un employeur, de leurs parents ou de leur conjoint ou conjointe. Informez-vous auprès de votre assureur si c’est le cas, afin de valider votre couverture et de vous procurer des assurances additionnelles au besoin.

Étudiantes et étudiants provenant de l’international

Vous bénéficiez de l’assurance maladie offerte par le Groupe Assurance Cowan. L'assurance maladie proposée par Cowan est obligatoire. La prime vous est facturée dès votre inscription à l'École. À travers cette assurance, vous avez accès au Programme Voyage Assistance (60 jours) pour des séjours à l’étranger. 

Pour plus d’informations sur votre Programme Voyage assistance, consultez la brochure de Cowan ou écrivez à incoming [at] hec.ca (incoming[at]hec[dot]ca). 

4. Mettez à jour vos contacts d'urgence

Indiquez vos contacts en cas d'urgence sur HEC en ligne si ce n'est pas déjà fait.

5. Inscrivez-vous auprès des services du gouvernement du Canada

Le Registre des Canadiens à l’étranger est un service gratuit qui permet au gouvernement du Canada de vous aviser en cas d’urgence à l’étranger. Inscrivez-vous sur le Registre. 

Le gouvernement fournit aussi des renseignements utiles lors d’un voyage à l’étranger concernant notamment la sécurité, la santé, les documents de voyage.  

Visitez le site Voyager à l’étranger

Voyez les avertissements du gouvernement du Canada selon votre destination

Que faire en cas d'urgence pendant le séjour

Bénéficiez de l’assistance offerte par SOS International 

Peu importe la situation, si vous avez besoin de conseils ou si vous avez des questions en lien avec votre sécurité, votre santé ou vos déplacements, communiquez avec SOS International :  

• À travers l’application (clavardage en direct et redirection vers le centre d’appel le plus proche)  

Le soutien offert par SOS International est disponible en tout temps, sans frais. 

Soutien psychologique lors de déplacements à l’international

En partenariat avec WorkPlace Options, SOS International garantit un accès rapide à des professionnel(-le)s qualifié(e)s ainsi qu’à des services de soutien psychologiques, dans le but de préserver le bien-être des voyageurs et voyageuses.

Services offerts et avantages

• Soutien psychologique individuel par téléphone, en ligne ou en personne
• Évaluation clinique et recommandations personnalisées
• Réseau mondial de prestataires qualifiés et accrédités
• Accès aux services 24h/24, 7j/7, en français et en anglais (entre autres)
• 5 séances confidentielles (par événement)
• Conseils et stratégies pour la gestion des symptômes

Exemples de situations pouvant nécessiter un soutien psychologique

• Anxiété / angoisse;
• Perte de motivation ou de concentration;
• Charge de travail excessive;
• Isolement ou éloignement du réseau de soutien;
• Manque de sommeil / mauvaises habitudes alimentaires;
• Problèmes de santé;
• Et plus.

Pour accéder au service : contactez SOS International par téléphone, courriel ou clavardage. Vous parlerez avec l’équipe médicale qui évaluera votre cas, avant de vous mettre en contact avec le prestataire de services.

Bénéficiez de l'assistance consulaire d'urgence

• Formulaire en ligne de demande d'aide d'urgence
• Rapprochez-vous de l'ambassade ou du consulat le plus proche
• Composez le + 1 613 996-8885 (à frais virés si ce service est offert dans le pays où vous vous trouvez) 
• Numéros sans frais dans certains pays