10 Conseils pour réussir l’organisation d’un événement à HEC Montréal

Pourquoi voulez-vous organiser un événement? Prévoyez une rencontre avec les principales parties prenantes.

• Vous cernerez l’objectif fondamental de l’événement et définirez les stratégies, le format, etc.
• Vous discuterez du budget disponible.
• Vous déterminerez si l’activité suscitera de l’intérêt auprès des médias.

On ne s’adresse pas de la même façon aux membres du personnel, à la communauté étudiante, ou à une clientèle externe. Voyez quels sont les auditoires à rejoindre, et s’ils peuvent être rassemblés.

Définissez également la thématique de l’événement :

• Un bon sujet et un bon titre sont souvent la clé de la réussite.
• Ne traitez pas d’un thème à la mode autour duquel de nombreuses autres conférences sont prévues.
• Tâchez de discerner les sujets appelés à monter en puissance dans l’actualité.

La date de l’événement est importante, car elle doit convenir à un maximum de personnes.

• Des membres de la direction de l’École doivent y participer? Contactez leur secrétariat au plus vite pour vous assurer de leurs disponibilités
• Vérifiez qu’aucune activité similaire ne se déroule à HEC Montréal autour de la période choisie.
• Évitez d’organiser un événement le week-end. Les services sont réduits à HEC Montréal et les coûts supplémentaires sont importants.

Périodes et dates à proscrire ou à éviter :

• Lundis et vendredis (ces journées ne sont pas idéales pour organiser un événement)
• Périodes d’examens, vacances scolaires, semaine de relâche, congés divers. Voyez le calendrier universitaire
• Dates d’événements sportifs majeurs (séries LNH, Superbowl, coupe Grey, etc.)
• Dates des principales fêtes religieuses.

• Voyez comment choisir et réserver une salle
• Voyez comment réserver une salle libre-service

Il se peut que vous deviez former une équipe qui contribuera à la réalisation de l’événement.

• Choisissez les membres de l’équipe. Informez-les des attentes et de l’organisation.
• Créez une liste de contrôle pour suivre toutes les étapes de l’organisation. Vous y inclurez tous vos besoins : conférenciers et conférencières, aménagement des espaces, production graphique, rédaction, médias, publicité, accueil, restauration, décoration, vestiaire, etc.
• Répartissez les tâches. Pour chacune d’elles, n’assignez qu’une seule personne responsable.
• Désignez une seule personne responsable de la coordination des demandes de services (aménagement, audiovisuel, service traiteur, entre autres).
• Prévoyez des rencontres régulières pour suivre l’avancement des tâches.
• Préparez un « Qui fait quoi? » pour le jour de l’événement. Cela permet d’éviter les oublis.

Selon l’importance de l’événement :

• Organisez une réunion avec toutes les personnes concernées par l’événement afin de discuter des arrangements préliminaires.
• Au besoin, rencontrez individuellement les responsables des principaux services qui contribueront à l’activité : Coop HEC Montréal, Service de l’audiovisuel, Service de la sécurité, Direction des communications et des relations gouvernementales, etc.
• Élaborez les grandes lignes des préparatifs afin de prendre les décisions le plus tôt possible.
• Assurez-vous que votre équipe aura suffisamment de temps pour la rédaction des allocutions et des présentations, leur traduction, l’envoi des invitations, etc. Veillez à ce que les frais reliés restent dans les limites de votre budget.
• Veillez à ce que les personnes spécialement invitées ou membres des médias ne pas soient oubliées ou laissées de côté. Si quelque dignitaire participe à une activité, vous devez aviser la Direction des communications et des relations gouvernementales en écrivant à communications@hec.ca : un ou une membre de la direction de HEC Montréal viendra saluer cette personne.
• Vous ou les membres de votre équipe devez être sur les lieux assez tôt pour vous assurer que tout est en place ou faire les changements nécessaires.

Des frais sont à prévoir pour certains services rendus par HEC Montréal. Renseignez-vous auprès des fournisseurs avant de faire vos demandes.

Vous pourriez aussi avoir des frais externes.

• COOP HEC Montréal : service traiteur et places de stationnement prépayées
• Rédaction, traduction, interprétation
• Fil de presse
• Photographie
• Location de mobilier ou de décor
• Animation
• Frais de déplacement

• Il est préférable de transmettre l’invitation par courriel.
• Toujours utiliser le champ d’adressage « Cci » pour préserver la confidentialité des coordonnées de vos destinataires.
• Si possible, employez des outils de gestion des contacts pour faciliter le suivi.

Quand inviter?

• Pour un événement international : 2 ans avant
• Pour un événement externe à HEC Montréal : 1 mois avant
• Pour un événement interne : 2 à 3 semaines avant

À prévoir :

• Demander une confirmation de présence.
• Effectuer une relance 1 semaine avant l’événement et un rappel la veille.
• Si vous souhaitez offrir de la nourriture, ajoutez la mention : Merci de préciser vos allergies alimentaires.

Faites-le quelques jours avant l’événement, afin de revoir les derniers détails techniques avec les principaux intervenants et intervenantes.

• Vérifiez que les intervenants et intervenantes ont confirmé leur participation connaissent leur rôle et savent l’heure à laquelle se tiendra leur intervention.
• Assurez-vous de disposer de tout le matériel nécessaire : cocardes, liste de présences, coupons de vestiaire, etc.
• Testez les présentations, les vidéos et les liens internet.

Mettez en ligne une fiche d’appréciation ou envoyez-là aux participants et participantes.

• Partagez les versions PDF des présentations faites durant l’événement.
• Publiez des photos ou des vidéos de l’événement sur vos plateformes médias sociaux. Durant l’activité, vous aurez donné un formulaire d’autorisation d’utilisation et de diffusion aux personnes présentes. Autrement, vous aurez placé un avertissement visible à l’entrée de la salle où se tient l’événement.
• Adressez un courriel de remerciement aux personnes qui ont collaboré à l’événement.
• Faites un bilan de l’activité avec l’équipe organisatrice. Ce rapport devrait contenir toute information de nature à améliorer la gestion future de vos événements. Prévenez les services impliqués dans l’activité si des commentaires leur sont destinés.