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Préparation au séjour à l'étranger

L'importance du rôle d'ambassadeur et d'ambassadrice

L'étudiant(e) qui participe au programme d'échanges se doit de respecter les règlements et la façon de faire de l’établissement d'accueil ainsi que les lois, us et coutumes du pays hôte.

Dès les premières démarches de l’organisation du séjour, il est important de bien représenter HEC Montréal.

L’international est rempli de zones grises et d’incertitudes

La débrouillardise, la confiance et la flexibilité sont de mise pour faire face aux impondérables lors de l’organisation du séjour à l’étranger.

Être bien informé(e) est une façon certaine d’enrayer certains soucis, d’être en mesure de bien organiser le séjour et de bien vivre cette expérience du début jusqu’au retour. À cette fin, nous vous suggérons de télécharger cet aide-mémoire et de prendre connaissance des informations suivantes.

Passeport et billet d'avion

Passeport

Il faut prioritairement se procurer un passeport.

Pour ceux et celles qui en possèdent un, il faut s’assurer qu’il soit valide pour un minimum de 6 mois après la fin de votre séjour.

Pour plus d'informations sur le passeport canadien.

Renseignements et avertissements consulaires aux voyageurs

Représentants étrangers au Canada : adresses des consulats

Identification Canada : pour obtenir un certificat de bonne conduite

4060, rue Ste-Catherine Ouest, suite 525 (angle Atwater)

Montréal (Québec)

Téléphone : 514 934-2244

Billet d’avion

Il est recommandé de réserver son billet d’avion le plus tôt possible selon les dates de séjour confirmées dans le calendrier académique de l’établissement d’accueil.

Visa ou permis d'études

La personne qui participe au programme d'échanges est responsable de toutes les démarches d’immigration nécessaires à son séjour.

Elle doit le plus tôt possible s’informer des procédures à suivre et s’assurer des délais de délivrance des documents qui varient beaucoup selon le pays.

Pour toute question concernant les demandes de visa, les permis de travail et autres documents liés à l'immigration, elle doit s’adresser directement aux autorités consulaires du pays d'accueil. Veuillez consulter le lien suivant :

Représentants étrangers au Canada : adresses des consulats

Liste des documents traditionnellement demandés pour un visa ou un permis d'études :

Le formulaire de demande de visa et/ou de permis d'étude
Une copie du passeport
La lettre d'acceptation de l'établissement d'accueil
La lettre d'acceptation de HEC Montréal
Des photos d'identité
Un certificat de naissance
La preuve d'une assurance maladie et d'une assurance voyage
Une preuve de garantie financière ou de fonds suffisants ou une lettre de prise en charge
Parfois demandés : un certificat d'examen médical, une preuve d'hébergement, un certificat de bonne conduite (vérification du casier judiciaire).

Il est important d’avoir tous les documents d’immigration requis en main pour passer les douanes . . . et non dans le fond de sa valise!

Assurances

Avant de partir à l'étranger, il est obligatoire et de votre responsabilité de vérifier votre couverture d’assurance et de vous procurer une assurance voyage.

Dans un premier temps, nous vous invitons à visionner attentivement la capsule suivante puisqu’elle contient toutes les informations nécessaires concernant les assurances médicales à l’étranger :

Capsule - Les assurances : programme d'échanges internationaux

Important :

Dans le cadre du programme d’échanges, certains établissements exigent que le participant ou la participante prenne leur assurance; avant d’entreprendre toute démarche, vérifiez la couverture offerte et, au besoin, bonifiez avec une assurance complémentaire.
La Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) n’offre pas une couverture suffisante pour couvrir tous les frais de santé et d’hospitalisation hors Québec. Il est donc important de se procurer une assurance complémentaire.

Ce que doit couvrir l’assurance voyage

*En plus d'une assurance voyage, vous devez détenir une couverture maximale d’assurance médicale spécifique à la COVID-19.

Assurance maladie

Assurez-vous de maintenir votre inscription à votre assurance maladie pendant votre voyage en communiquant avec votre assureur (RAMQ ou Cowan) avant votre départ.

Assurance médicale complémentaire

Hospitalisation, médicaments, soins infirmiers et honoraires des professionel(le)s de la santé
Clause de rapatriement (absolument nécessaire)

Assurance annulation et interruption

Permet d'obtenir le remboursement du billet d'avion en cas de maladie grave ou du décès d'un proche. On peut se la procurer à l'achat du billet d'avion. Si vous payez par carte de crédit, il est possible que cette protection soit incluse. Assurez-vous qu’elle vous couvre pour la durée complète de votre séjour.

Assurance bagages et effets personnels

Protection en cas de perte ou de vol, notamment un ordinateur. Il est important d’avoir les factures originales de vos biens. À la suite de tout incident, il faut faire obligatoirement un rapport à la police et conserver précieusement une copie de ce dernier comme preuve.

Assurance maladie professionnelle et accident de travail - stages seulement

En France, si votre gratification est supérieure à 12.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, vous serez couvert par votre employeur. Si la gratification est égale ou moindre, vous devrez souscrire vous-même une assurance.

Démarches à effectuer

1. Maintenez votre couverture d’assurance maladie

2. Procurez-vous une assurance voyage

Prenez connaissance des informations ci-dessous et vérifiez auprès de votre assureur actuel.

Vous pouvez consulter nos références sur les compagnies d’assurances

Coordonnées pratiques

Le Régime collectif de soins de santé et dentaires des étudiants de HEC Montréal (ASEQ)

Téléphone : (514) 789-8715

Croix Bleue du Québec

Téléphone : 514-286-8403

Courriel : [email protected]

Groupe Vigilis

(La Financière Sun Life)
Monsieur Patrick Desormeau
3285, boul. Saint-Martin Est, bureau 200
Laval, Québec
H7E 4T6

Meloche Monnex

50, Place Crémazie, 12^e étage

Montréal (Québec)

Téléphone : 514-384-1112

Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)

Services assurés à l’extérieur du Québec

425, boul. de Maisonneuve Ouest, 3e étage, bureau 300

Montréal (Québec)

Téléphone : 514-864-3411

Assurance pour les étudiants étrangers non résidents du Québec : à venir

Pour plus d'information sur :

Les assurances pour les stages, communiquez avec le Bureau International Europe à [email protected].

Les assurances pour le programme d’échanges, communiquez avec l'équipe de la mobilité étudiante.

Logement

Logement à l’étranger

La responsabilité de trouver un logement à l’étranger revient à la personne qui participe au programme d'échanges. Cependant, la majorité des établissements d'accueil offrent des chambres dans les résidences universitaires aux étudiants en échange.

Règle générale : la demande excède l’offre!

Par conséquent, il est recommandé de procéder à la réservation d'une place dans les résidences universitaires dès que l’information est transmise par l’établissement d’accueil. Ce dernier communique l'information sur les possibilités d'hébergement ou d’aide au logement directement à l'étudiant(e).

Vous pouvez également vous renseigner auprès d’étudiant(e)s ayant déjà fait l’échange au même endroit afin de connaître la meilleure façon de s’y loger et d'obtenir des conseils. Leurs coordonnées sont données aux participant(e)s lors de la rencontre prédépart.

Attention!

Lors de la recherche de logement par soi-même, ne jamais signer d’entente de bail avant d’avoir visité le logement.

Il est également important de prendre connaissance de la législation du pays en matière de contrat.

Logement temporaire à l’étranger

HEC Montréal ne soutient pas ces plateformes, mais nous avons été informés que des étudiant(e)s ont trouvé ces sites utiles pour les aider à trouver une chambre à l’étranger.

HI - Auberges de jeunesse : plateforme de réservation d'un lit en dortoir ou en chambre privée.

Couchsurfing : plateforme qui permet de connecter les personnes qui voyagent avec un réseau de personnes désirant partager leur demeure et leur quotidien pour une durée variable.

Housinganywhere : plateforme qui permet aux étudiant(e)s partant en échange de sous-louer leur propre chambre et d'en rechercher une parmi plus de 500 villes dans le monde. La plateforme est gratuite, mais lorsque vous louez une chambre en ligne, un frais de réservation s'applique.

Gérer son logement au Québec lors du séjour à l’étranger

Plusieurs étudiant(e)s qui partent en échange doivent quitter ou sous-louer leur logement à Montréal.

Différentes solutions sont possibles :

Location ou sous-location

On peut annoncer son logement pour sous-louer (le bail reste à son nom) ou pour louer (le bail est au nom du prochain locataire) pour la période désirée sur le site des Services à la communauté étudiante (SCE). Ces annonces sont accessibles aux étudiant(e)s de HEC Montréal dans HEC en ligne.

On peut également mettre une annonce sur les sites des autres universités ou sur des sites internet tels que Kijiji, Craigslist, etc.

Get Your Place

Get Your Place offre un service d’aide au logement pour les étudiant(e)s internationaux en échange à HEC Montréal.

Ainsi, on peut leur offrir son logement pour la sous-location pendant son séjour à l’étranger à l’adresse suivante : getyourplace.com.

Certaines conditions s'appliquent.

Pour les étudiant(e)s en résidence universitaire de l'Université de Montréal

Ils ont la possibilité de quitter leur chambre avant la fin du contrat.

Ils doivent aviser la Direction du Service des résidences de l'Université de Montréal 45 jours à l'avance.

Certains règlements s'appliquent.

Soins de santé

Trousse de soins

Prescriptions pour médicaments (emballage original)*
Prescriptions pour lunettes et/ou lentilles cornéennes
Prothèses et accessoires
Médication légère (Tylenol, Immodium, etc.)
Carnet de santé ou de vaccination
Condoms

*Pour les seringues, une autorisation officielle d'un médecin est nécessaire.

Mieux vaut prévenir que guérir!

Il est recommandé de passer un examen de santé et un examen dentaire général avant de partir.
Afin d’éviter de mauvaises surprises, il est prudent de se renseigner sur l'accessibilité aux soins de santé du pays hôte, car elle diffère beaucoup d'un pays à l'autre.

Coordonnées pratiques

Agence de la santé publique du Canada

Programme de médecine de voyages

Affaires mondiales Canada

Guide « Un bon départ »

Organisation mondiale de la santé

Informations sur la vaccination selon le pays

Voyagez avec prudence!

Vigilance financière et sécurité de ses effets de valeur

Ne jamais garder de somme considérable sur soi.
Vérifier régulièrement ses soldes de compte bancaire afin de s’assurer de ne pas être victime de fraude.
N’apporter aucun objet de valeur avec soi.
Vérifier si sa caméra et son ordinateur sont couverts par son assurance et surtout, ne pas oublier de les déclarer à la douane.

Quelques conseils pratiques

S’assurer d’avoir tous les visas requis pour tous les pays prévus de visiter.
Établir un itinéraire souple et un budget flexible.
Toujours informer quelqu’un de vos déplacements.
Être vigilant et garder un œil sur ses bagages, particulièrement dans les gares, les attractions touristiques et les transports en commun.
Il est important de se renseigner sur les lois du pays. Nul n’est censé ignorer la loi!
Ne pas accepter de transporter de la marchandise pour une autre personne.
Drogues : leur usage est généralement interdit, même si parfois les locaux semblent les consommer ouvertement!
Conserver toutes les factures de train, d’hébergement et d’achats divers pour les douanes.
Attention aux produits ramenés au Canada.

Informations, conseils, nouvelles et mises en garde sur vos destinations

Site du gouvernement du Canada : http://voyage.gc.ca/

Inscription des Canadiens à l’étranger

Service fourni par Affaires mondiales grâce auquel vous pouvez rester en lien avec le Canada en cas d’urgence à l’étranger, comme un séisme ou des troubles civils, ou une situation d’urgence au Canada : http://voyage.gc.ca/voyager/inscription

Interculturel

Il n'est pas toujours facile de partir! L’association HEChange peut t'aider.

L’association organise, tout au long de l’année, de nombreuses activités et des voyages afin de prendre contact avec le monde de l’international tout en étant à HEC Montréal. Elle offre également un système de parrainage dans lequel on peut s’impliquer.

Pour plus d’information :
[email protected]

Bien se renseigner sur son pays d’accueil, c’est démontrer du respect et de l’appréciation pour son pays hôte :

Quel est son système politique actuel?
Quelles sont ses plus grandes villes?
Quelle est son histoire sociale, politique et culturelle?
Quelles sont ses fêtes traditionnelles?
Quel est son sport national? Ses traditions culinaires?
Quels sont ses us et coutumes?
Ce qu'il faut faire, et surtout, ce qu'il faut éviter!

Bien s’informer, c’est aussi éviter les mauvaises surprises et s’aider à parer à un éventuel choc culturel.

Quelques petits trucs pour parer au choc culturel lors du séjour… et lors du retour :

Se méfier des trop grandes attentes : quand on ne s’attend à rien, on ne peut pas être déçu(e).
Apporter un peu de chez soi : de la musique, des photos... et pourquoi pas, un peu de sirop d’érable!
Tenez compte des recommandations des étudiant(e)s ayant déjà fait l’échange et de celles de l'équipe de l’établissement d’accueil
Profitez de toutes les occasions qui vous sont offertes pour découvrir votre pays hôte et vous intégrer : participer aux activités d’accueil, suivre un cours de la langue nationale, etc.
Démontrer de l'ouverture et de la curiosité, oublier ses références, penser différemment!
En profiter au maximum et ne pas oublier que le sourire reste international!
Prévoir le choc du retour afin de l’atténuer ou même de le prévenir :
- Demeurer en contact avec ses proches! Ces personnes seront un soutien précieux à votre retour.
- Avoir des projets au retour : l’expérience internationale peut se prolonger chez soi après l’échange.