Réservation d'un local ou d'un kiosque | Vie associative | Vie sur le campus | Communauté étudiante

Réservez vos kiosques et locaux à l’avance! Seuls les membres des regroupements étudiants reconnus par l’École et ayant suivi la formation des Services à la communauté étudiante peuvent effectuer ces réservations. Les kiosques doivent être réservés exclusivement pour des activités en lien avec la mission du regroupement étudiant concerné.

Réservation de kiosques

Pour réserver un kiosque, vous devez écrire à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca) en indiquant le nom de la personne responsable, le nom du regroupement étudiant, la date désirée et une description de l’activité. La demande doit être faite minimum 2 jours ouvrables à l'avance.

Politique d’attribution en début de trimestre

Durant les deux premières semaines complètes de la rentrée d’automne et d’hiver, la réservation d’un kiosque est limitée à un maximum de 2 jours consécutifs par semaine. Les demandes sont traitées par date de réception, soit « premier arrivé premier servi ». Après la mi-septembre ou la mi-janvier, il est possible de réserver pour une plus longue période.

Règles à respecter pour la vente de produits alimentaires non emballés :

Ne pas utiliser les kiosques sous les escaliers
Afficher la liste des ingrédients
S’assurer que les produits sont manipulés avec des pinces alimentaires
Porter des gants pour servir
Ne pas manipuler d’argent avec les gants

L’utilisation de tout appareil chauffant doit être autorisée par le Service de la sécurité. Pour de plus amples détails sur les règles à respecter pour la cuisson des aliments, contactez vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

La vente de produits ou services offerts par une entreprise partenaire ou commanditaire n’est pas autorisée. Dans l’incertitude, écrivez à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

Réservation de locaux

La demande étant très importante, il est recommandé de soumettre ses réservations de locaux le plus tôt possible. Le délai de traitement d'une demande est au minimum de 3 jours ouvrables.

Pour la tenue de leurs activités, les membres exécutifs des regroupements étudiants peuvent réserver : les salons étudiants, les salles publiques, les salles de réunion, les salles de cours, les salles d'études

Procédure pour réserver une salle

Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent remplir le formulaire de réservation en ligne. Une fois la demande traitée, le demandeur recevra un courriel de confirmation de traitement de la demande lui indiquant les prochaines étapes à suivre.
Pour toute activité d'envergure avec ou sans alcool, le formulaire sera aussi transmis au Service de la sécurité afin d’approuver la durée prévue de consommation d’alcool et de déterminer le nombre d’agents de sécurité nécessaire.

Quand vous recevez le courriel de confirmation de traitement de votre demande, il est important de retourner dans le formulaire afin de consulter les indications laissées par les Services aux étudiants et/ou le Service de la sécurité.

Procédure pour annuler une réservation

S’il y a annulation ou report d’une activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne de la demande initiale et d'avertir tous les services impliqués ou des frais pourraient être facturés.

Capacité maximale legale

Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local utilisé. Dans le cas d’une activité d’envergure avec ou sans alcool, vous devez demander un plan d’aménagement à l’adresse courriel : amenagement.evenement [at] hec.ca (amenagement[dot]evenement[at]hec[dot]ca)

Dans le cas d'une activité avec alcool, un plan d'aménagement doit être approuvé par la sécurité.

Remarques sur les locaux

Dans les salles de réception, il est permis de diffuser de la musique d'ambiance avec les équipements de l’École.
Les terrasses des salons étudiants sont les seuls endroits qui peuvent accueillir une activité avec barbecue.
Si une activité a lieu durant la fin de semaine et qu’elle requiert un aménagement ou de l’entretien particulier, le Service des immeubles et la sécurité pourraient charger des frais aux organisateurs, notamment pour l'entretien, mais aussi pour la disponibilité d'un mécanicien et/ou d'un électricien.
Durant la fin de semaine, il ne peut y avoir qu’une activité dans un local. À compter du vendredi 15 h jusqu’au lundi matin, aucune ressource n’est disponible pour défaire un aménagement et le remplacer par un autre.