Informations aux présidents d'associations et de regroupements

Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion de leurs locaux ainsi que de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local.

Clés

• Le président sortant doit s’assurer de récupérer les clés en circulation à la fin de l’année et les remettre aux Services aux Étudiants.
• Le président entrant doit venir aux bureaux des Services aux étudiants (CSC-RJ.711) afin de récupérer les clés de son local pour la nouvelle équipe et de signer l’entente de gestion des clés. Les Services aux Étudiants lui remettront une copie du formulaire signé ainsi que les clés à remettre aux personnes de son équipe.

Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40 $ l’unité. Au cas où il serait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement serait facturé pour l’ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

Les noms des personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d’accès aux regroupements étudiants (voir ci-dessus la section « Formulaire d'autorisation d'accès »).

Formulaire d’autorisation d’accès

• Télécharger le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants.
• Remplir le formulaire en s'assurant de remplir tous les champs obligatoires. Ne pas oublier d’indiquer le numéro de clé dans la colonne prévue à cet effet.
• Le président du regroupement étudiant doit faire parvenir le formulaire en format PDF à partir de son courriel HEC au service de la sécurité à l’adresse securite [at] hec.ca (subject: Autorisation%20d%27acc%C3%A8s%20aux%20regroupements%20%C3%A9tudiants) (securite[at]hec[dot]ca)
• Envoyer une copie du formulaire aux Services aux étudiants à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

Les regroupements étudiants doivent obligatoirement détenir une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits.
Par ailleurs, lors des activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.

En plus de l’assurance responsabilité civile pour les regroupements étudiants, les Services aux étudiants négocient une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.

Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca).

Annuellement, les Services aux étudiants organisent une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514-861-7429 poste 482

Les associations étudiantes peuvent obtenir une liste de courriels des étudiants de leur programme. La demande doit être faite aux Services aux étudiants à l'adresse vie.associative [at] hec.ca (vie[dot]associative[at]hec[dot]ca). Le président du regroupement ou le vice-président Communications devra signer un engagement à l’effet que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.

La signature automatique figurant dans le courriel adressé aux membres de la liste de distribution doit obligatoirement contenir un lien permettant aux étudiants de se désabonner. Afin de ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés.