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Réservation d'un local ou d'un kiosque

Réservez vos kiosques et locaux à l'avance! Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent faire ces réservations.

Réservation de kiosques

Pour réserver un kiosque, vous devez écrire à vie.associative@hec.ca en incluant dans le nom de la personne responsable, la date désirée et une description de l’activité. La demande doit être faite minimum 2 jours ouvrables à l'avance.

  

Politique d’attribution en début de trimestre

Durant les deux premières semaines complètes de la rentrée d’automne et d’hiver, la réservation d’un kiosque est limitée à un maximum de 2,5 jours consécutifs par semaine. Les demandes sont traitées par date de réception, soit « premier arrivé premier servi ». Après la mi-septembre ou la mi-janvier, il est possible de réserver pour une plus longue période.

Règles à respecter pour la vente de produits alimentaires non emballés :

  • Ne pas utiliser les kiosques sous les escaliers
  • Afficher la liste des ingrédients
  • S’assurer que les produits sont manipulés avec des pinces alimentaires
  • Porter des gants pour servir
  • Ne pas manipuler d’argent avec les gants

L’utilisation de tout appareil chauffant doit être autorisée par le Service de la sécurité. Pour de plus amples détails sur les règles à respecter pour la cuisson des aliments, contactez vie.associative@hec.ca.

La vente de produits ou services offerts par une entreprise partenaire ou commanditaire n’est pas autorisée. Dans l’incertitude, écrivez à vie.associative@hec.ca.

  

Réservation de locaux

La demande étant très importante, il est recommandé de soumettre ses réservations de locaux le plus tôt possible. Le délai de traitement d'une demande est de 3 jours ouvrables.

Pour la tenue de leurs activités, les membres exécutifs des regroupements étudiants peuvent réserver :

  • Les Salons étudiants
  • Les salles publiques
  • Les salles de réunion
  • Les salles de cours
  • Les salles d'études

 

Capacité maximale légale

Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local utilisé. Une vérification auprès du Service de la sécurité est obligatoire.

Dans le cas d'une activité avec alcool, un plan d'aménagement doit être approuvé par la sécurité.

 

Procédure pour réserver les salons étudiants, salles publiques, de cours, d'études, de réunion ou autres

Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent remplir le formulaire de réservation en ligne. Une réponse est envoyée par courriel au demandeur, sous réserve d'avoir suivi la formation des Services aux étudiants.

Si l’activité implique la consommation d’alcool, le formulaire sera aussi transmis au Service de la sécurité afin d’approuver la durée prévue de consommation d’alcool et de déterminer le nombre d’agents de sécurité nécessaire.

 

Procédure pour annuler une réservation

S’il y a annulation ou report d’une activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne de la demande initiale et avertir tous les services impliqués ou des frais pourraient être facturés.

 

Remarques sur les locaux

  • Dans les salles de réception, il est permis de diffuser de la musique d'ambiance avec les équipements de l’École.
  • Les terrasses des salons étudiants sont les seuls endroits qui peuvent accueillir une activité avec barbecue en raison du système de ventilation de l’École;
  • Un délai minimal d’une demi-journée est requis entre deux événements dans un même local afin de permettre à l’équipe du Service des immeubles de faire le ménage et d’installer le nouvel aménagement requis;
  • Si une activité a lieu durant la fin de semaine et qu’elle requiert un aménagement ou de l’entretien particulier, le Service des immeubles et la sécurité pourraient charger des frais aux organisateurs, notamment pour l'entretien, mais aussi pour la disponibilité d'un mécanicien et/ou d'un électricien.
  • Durant la fin de semaine, il ne peut y avoir qu’une activité dans un local. À compter du vendredi 15 h jusqu’au lundi matin, aucune ressource n’est disponible pour défaire un aménagement et le remplacer par un autre.

Heures permises pour les événements :

  • De 7 h à 22 h du lundi au vendredi
  • De 7 h à 17 h les samedis et dimanches

De façon exceptionnelle, quelques activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture. Il faut en obtenir l'autorisation auprès de vie.associative@hec.ca.

 


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