Courriel Office 365 - Foire aux questions

Adresse d'accès: courriel.hec.ca
Nom d'utilisateur: Votre adresse courriel HEC.
Mot de passe: Votre mot de passe courriel HEC en ligne.

Sous Office 2013 et 2010 (mode Exchange): 

• Idéalement, supprimer l'ancien compte courriel HEC de votre poste;
• Ajouter un nouveau compte à Outlook;
• Utilisez le mode de configuration Exchange;
• Identifiez-vous avec votre adresse courriel et votre mot de passe HEC: la configuration automatique devrait s'appliquer.

Voici les paramètres recommandés avec Outlook 2007 et versions précédentes ou d'autres clients de messagerie qui n'offriraient pas le mode de connexion Exchange/Office 365:

• Serveur entrant: outlook.office365.com (connexion sécurisée SSL, Port: 993, authentification par mot de passe)
• Serveur sortant: smtp.office365.com (connexion sécurisée TLS/StartTLS, Port: 587, authentification par mot de passe);
• Vous pouvez consulter la capsule Microsoft ci-dessous pour plus de détails.

Capsule Microsoft pour configuration clients de messagerie. Cliquez ici

Avec Office 365 vous devez utiliser votre adresse courriel comme code d’utilisateur (compte professionnel ou scolaire). Ceci est applicable autant pour la page web que le logiciel Outlook sur votre ordinateur.

Afin d’être certain d’utiliser le bon mot de passe :

1. Aller dans HEC en ligne. Entrez votre matricule et votre mot de passe (celui que vous avez reçu lors de votre inscription).
2. Sous Données Personnelles, prendre en note votre adresse courriel@hec.ca.
3. Toujours dans HEC en ligne sous Données Personnelles, changer votre mot de passe. Le mot de passe initial est celui que vous avez reçu lors de votre inscription.  (entre 1 et 10 minutes seront nécessaires pour que ce nouveau mot de passe soit fonctionnel).
3. Aller sur courriel.hec.ca:  
a. Identifiant : courriel@hec.ca
b. Mot de passe : identique à HEC en ligne

Sous Office 2013 et 2010 (mode Exchange): 

• Idéalement, supprimer l'ancien compte courriel HEC de votre poste;
• Ajouter un nouveau compte à Outlook;
• Utilisez le mode de configuration Exchange;
• Identifiez-vous avec votre adresse courriel et votre mot de passe HEC: la configuration automatique devrait s'appliquer.

Voici les paramètres recommandés avec Outlook 2007 et versions précédentes ou d'autres clients de messagerie qui n'offriraient pas le mode de connexion Exchange/Office 365:

• Serveur entrant: outlook.office365.com (connexion sécurisée SSL, Port: 993, authentification par mot de passe)
• Serveur sortant: smtp.office365.com (connexion sécurisée TLS/StartTLS, Port: 587, authentification par mot de passe);
• Vous pouvez consulter la capsule Microsoft ci-dessous pour plus de détails.

Capsule Microsoft pour configuration clients de messagerie. Cliquez ici

Voici les liens vers la documentation de Microsoft pour les utilisateurs de Mac: Outlook 2011, Entourage 2008 et Mac OS X Mail.

L'inscription d'une adresse de redirection se fait depuis la nouvelle interface web de gestion de votre boîte courriel (http://courriel.hec.ca).

• Ouvrir une session sur http://courriel.hec.ca (avec adresse courriel HEC et mot de passe HEC);
• Cliquer sur la roue dentée / engrenage en haut à droite (entre votre photo de profil et le '?');
• Cliquer sur le lien "Courrier" en bas;
• Dans la section "Compte" de la colonne de gauche;
• Cliquer sur "Transfert";
• Sélectionner "Démarrer le transfert";
• Inscrire l'adresse courriel de destination, cocher (au besoin) de conserver une copie dans votre boîte HEC.

Vous avez 50 Gigaoctets. Il est important de garder votre boite à moins de 50Go sinon vous ne recevrez plus de nouveaux courriels.

Notre nouvelle plateforme de courriel n'applique aucune limite quant à la durée de conservation des courriels. La seule limite est la taille de la boîte, soit 50 gigaoctets d'espace.

Vous êtes un employé : Contactez le Centre d'Assistance Technique au 514 340-6063.
Vous êtes étudiant ou diplômé : Réinitialisation du mot de passe.
Vous pouvez aussi mettre à jour votre mot de passe: utilisez notre formulaire.

Avec Outlook 2013 et avec l'interface web.

Consulter les offres d'emploi HEC Montréal

http://www.hec.ca/emplois/

Sous l’onglet ‘’Emplois disponibles’’ ou ‘’Offres d’emplois à l’interne’’, inscrivez-vous à notre alerte-emplois en cliquant sur le lien.
Sélectionnez votre groupe d’emploi dans le menu déroulant et inscrivez votre adresse courriel.

Vous recevrez les alertes emplois par courriel.

Consulter un flux de nouvelles HEC (RSS)

• Visitez le site HEC Montréal pour trouver le flux de nouvelles que vous voulez suivre;
• Faites un clique-droit sur le lien du flux RSS désiré et "copier le raccourci" (ou "l'adresse du lien");
• Ouvrez Outlook;
• Dans votre liste de dossiers courriels, faire un clique-droit sur Flux RSS;
• Cliquer sur Ajouter un nouveau flux RSS;
• Dans la boîte qui apparaît, faites "coller" (ou transcrivez le lien récupéré précédemment);
• Cliquer sur Ajouter;
• Cliquer sur Oui.

Activer ou désactiver le mode conversation

Le mode conversation de Outlook tente de regrouper ensemble les courriels ayant le même sujet ou en tentant de détecter les échanges d'une même communication. Lorsqu'il est activé, même les courriels envoyés se retrouveront dans les 'conversations' ce qui peut laisser croire que certains messages sont en double.

Dans les récentes versions de Outlook, cette option d'affichage est activée par défaut. 
Voici les instructions pour changer cette configuration.

• Dans Outlook;
• Dans la section Messages;
• Accédez l'onglet "Affichage";
• Cochez ou décochez l'option "Afficher en tant que conversations";
• Outlook vous demandera alors où appliquer ce paramètre:
  • "Toutes les boîtes à lettres": appliquera le changement à tous les dossiers et sous-dossiers de Outlook et ce, pour toutes vos boîtes (adresses) courriel;
  • "Ce dossier": appliquera le paramètre seulement au dossier dans lequel vous avez demandé le changement (dossier actif);
  • "Annuler": ne pas appliquer le changement.

Utiliser la recherche dans Outlook

Outlook offre plusieurs façons de trouver rapidement des contenus précis au travers de tous vos éléments.

La façon rapide est la recherche instantanée. Cette méthode permet en tapant les mots clés recherchés de trouver des éléments (courriels, contacts, calendiers) pertinents.
Vous trouverez plus de détails sur cette recherche dans le document de formation du Service des ressources humaines: capsule Outlook - Débutant, section Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des messages et du texte.

Pour des recherches que vous effectuez souvent ou utiliserez beaucoup pendant une période donnée, vous pouvez aussi vous créer un dossier de recherche.
Vous trouverez plus d'informations sur les dossiers de recherche dans le document de formation du Service des ressources humaine: capsule Outlook - Intermédiaire, section Créer ou supprimer un dossier de recherche.

Changer les couleurs (thème) de Outlook

Outre la personnalisation de l'affichage des dossiers (colonnes, prévisualisation, etc), il est possible de légèrement changer la palette de couleurs utilisées par Outlook.
Pour faire cela:

• Dans Outlook;
• Ouvrir le menu Fichier;
• Cliquer sur Options;
• À gauche, sélectionner la section Général;
• Puis à droite, trouver la section Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office;
• Une liste déroulante se trouvera à droite de Thème Office;
• Choisir le thème qui vous convient le mieux.
  • Gris foncé est le thème qui augmente le plus les contrastes de l'interface.

La suite Office 365 offre effectivement de nombreux autres outils de productivité et de collaboration (SharePoint, OneDrive Entreprise, etc).

HEC Montréal est maintenant fière d'offrir la suite Microsoft Office 365, Microsoft Office Proplus et Microsoft Office Mobile à ses employés et étudiants actifs.

Pour plus de renseignements consultez cette capsule au sujet de l'offre Microsoft Office 365

Le système Office 365 de Microsoft utilise une infrastructure en infonuagique (Cloud computing en anglais) qui implique un hébergement de données sur des serveurs localisés  dans des centres de traitement différents, assurant une sauvegarde redondante des données pour  leur récupération en cas de désastre.

Toutefois, une infrastructure en infonuagique fait en sorte que les données hébergées sont assujetties aux lois locales de cette juridiction. Il se peut qu’un gouvernement étranger, un tribunal ou un organisme d’application de la loi puissent légalement imposer la communication d’informations confidentielles et personnelles en vertu des lois locales.
En vertu du contrat conclu entre HEC Montréal et Microsoft, vos données sont hébergées à l’extérieur du Québec, en l’occurrence dans des centres de données de Microsoft situés exclusivement aux Etats-Unis et dans aucune autre juridiction du monde pour limiter de possibles accès. Toutefois, les lois américaines prévoient certains cas d’exceptions permettant un accès aux données par les organismes d’application de la loi.

Dans le cadre de son implantation du courriel en infonuagique, HEC Montréal s’est assuré que les mesures de sécurité et les normes du fournisseur en matière de protection et de confidentialité répondent à nos exigences. Par exemple, même si la sécurité des systèmes informatiques est assurée par le personnel de Microsoft, HEC Montréal gère elle-même l’authentification et les droits d’accès des utilisateurs et Microsoft ne détient pas les identifications des utilisateurs et de leurs mots de passe.

Outre les mesures de sécurité physiques et opérationnelles de haut niveau mises en œuvre par le fournisseur Microsoft, HEC Montréal a négocié et imposé par contrat de solides garanties de protection de confidentialité de vos informations confidentielle et personnelle qui adressent : la collecte limitée d’informations par Microsoft et ses sous-traitants, l’interdiction d’usage de données pour de la publicité, un usage limité aux seules fins de fournir le service Office 365, la propriété exclusive des données à HEC Montréal et ses usagers, l’obtention de rapports d’inspection indépendante des centres de données, des garanties de maintien des certifications de sécurité, l’obligation de dénoncer des violations de sécurité et d’alerter HEC Montréal de toute demande d’accès aux données par des tiers, incluant les autorités locales, sauf lorsque la loi l’interdit.

L’ensemble des mesures de sécurité du fournisseur Microsoft ainsi que les engagements contractuels imposés par HEC Montréal en matière de protection des informations confidentielles et personnelles des usagers permettent de conclure que HEC Montréal respecte adéquatement ses obligations légales en matière d’impartition de données.

Utiliser l'outil en ligne pour avoir la toute dernière version de la signature standardisée HEC.
Avec Outlook, vous n'avez qu'à 'copier-coller' la prévisualisation de la signature pour la coller dans les paramètres de Outlook: 

• Générez votre signature avec l'outil en ligne;
• Affichez la prévisuation;
• Sélectionnez l'ensemble de la signature;
• "COPIER"
• menu FICHIER --> Options --> section Courrier --> bouton Signature;
• Cliquer sur "nouveau";
• "COLLER" la signature dans le cadre d'édition du bas.

Édition de texte - Langue du correcteur Outlook

Que ce soit une erreur de configuration ou que le détecteur de langue du correcteur de texte Outlook se trompe, il arrive que l'outil de correction détecte des erreurs qui n'en sont pas ou vous fasse des suggestions dans la mauvaise langue.

Puisque les fenêtres d'édition de texte de Outlook (nouveau courriel, détails d'une réunion, etc) utilise le même outil de correction que Word, il est très facile de corriger cette situation.

Ainsi, lorsque vous êtes dans une fênetre qui permet d'écrire du texte avec mise en forme:

• Accédez à l'onglet Révision;
• Cliquez sur l'option Langue;
• Choisissez Définir la langue de vérification;
• Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez rapidement choisir la langue de rédaction actuelle et cliquez sur OK;
  • Vous pouvez aussi choisir la langue la plus fréquemment utilisée et cliquez sur Définir par défaut.
• Vous pourrez aussi décocher la case Détecter automatiquement la langue ce qui empêche le système de changer les paramètres suite à l'analyse de la langue de rédaction.

Notez que sur les ordinateurs du parc HEC Montréal, seuls les dictionnaires pour le Français et l'Anglais sont installés.

Changer la langue des dossiers courriel dans Outlook

• Accédez l'interface courriel web (courriel.hec.ca);
• Connectez-vous avez votre adresse courriel et votre mot de passe HEC;
• Accéder la section "Outlook" (courriel);
• Dans le menu en haut à droite, cliquer sur "Options", puis sur "Paramètres";
• Choisir "Régional" (dans le haut);
• Choisir la langue « English (Canada) »;
• Cocher « Renommer les dossiers… »;
• Cliquer sur "Enregistrer";
• Une fois appliqué, choisir la langue « Français Canada »;
• Assurez-vous que « rename… » soit coché;
• Cliquer sur « Save » (ou l’équivalent anglais de enregistrer);

Vous devriez maintenant retrouver vos dossiers en français.
Si vos dossiers ne sont toujours pas dans la langue choisie, vous pouvez contacter le Centre d'assistance technique au soutien.ti@hec.ca