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Constitution de l'ARHEC

Constitution de l’Association des retraité(e)s de HEC Montréal

Version amendée le 25 octobre 2017

 

Article 1 : Nom de l’Association

L’Association est connue sous le nom de ASSOCIATION DES RETRAITÉ(E)S DE HEC MONTRÉAL, sous le titre abrégé de ARHEC, ci-après désignée « l’Association ».

Article 2 : Siège social

Le siège social de l’Association est situé dans la région métropolitaine de Montréal à l’adresse désignée par le Conseil d’administration.

Article 3 : Buts

L’Association a pour but de promouvoir les droits, les intérêts, le bien-être et le développement des personnes retraitées de HEC Montréal (ci-après désignée « l’École ».

Elle favorise les rencontres et les communications entre les membres de l’Association; elle représente l’ensemble de ses membres auprès de la direction de l’École et elle propose  un ou des candidat(s) représentant les participants non actifs au sein du comité de retraite de l’École; elle entreprend des études et des recherches sur les droits et privilèges des membres de l’Association; elle transmet aux membres et au public en général toute initiative susceptible de les intéresser.

L’Association entend aussi collaborer aux objectifs de l’École par divers moyens : recours aux membres de l’Association au sein de comités de l’École; intervention dans l’élaboration de politiques touchant la mise à la retraite ou les retraité(e)s de l’École; participation à des comités consultatifs; enrichissement des archives de l’École, etc.

L’Association poursuit également tous les autres objectifs jugés légitimes; elle peut favoriser l’établissement de fondations à buts charitables et éducatifs, créer des bourses d’études ou de recherches et favoriser par tout moyen légitime, dans son sens le plus large, le bien-être et le développement de l’École.

Article 4 : Membres

Peut être membre, toute personne qui est retraitée de l’École et qui reçoit une rente soit du régime de retraite de l’École (RRHEC), soit d’un des régimes suivants : RREGOP, RRF ou RRE. Le Conseil d’administration reçoit toute demande d’adhésion d’un retraité de l’École.

Article 5 : Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle pour les membres est déterminé chaque année par l’Assemblée générale.

Le défaut de paiement de cotisation jusqu’à l’Assemblée générale suivante entraîne la perte des droits de membre.

Article 6 : Exercice financier

L’exercice financier de l’Association s’étend du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Article 7 : Assemblée générale

L’Assemblée générale des membres constitue l’autorité suprême de l’Association.

L’Assemblée générale annuelle se tiendra dans l’année suivant la fin de l’exercice financier.

Le Conseil d’administration peut aussi convoquer une assemblée générale spéciale, s’il le juge à propos, pour l’étude de questions exigeant une prise de position, avant la tenue de l’Assemblée générale suivante.

Dix (10) membres en règle de l’Association peuvent aussi faire convoquer une Assemblée générale spéciale.

Douze (12) membres en règle forment le quorum d’une Assemblée générale ou spéciale.

Toute modification à la constitution doit avoir été inscrite préalablement à l’ordre du jour et ne peut être adoptée qu’avec le vote favorable des deux tiers des membres présents ou représentés par procuration conformément à la procédure adoptée par le Conseil d’administration à l’Assemblée générale ou spéciale. Copie du texte de la (des) modification(s) proposée(s) doit être transmise avec l’avis de convocation.

L’avis de convocation, accompagné de l’ordre du jour et, s’il y a lieu, du texte de toute proposition de modification à la constitution, est adressée au moins quinze (15) jours avant la tenue de l’Assemblée.

Dans le cas d’une Assemblée générale spéciale, l’avis de convocation doit énoncer l’objet particulier de l’Assemblée.

L’Assemblée générale, lors de sa réunion annuelle, se nomme un président d’élection aux fins d’élire parmi les membres de l’Association ceux et celles qui siégeront au Conseil d’administration.

Article 8 : Conseil d’administration

L’Association est dirigée par un Conseil d’administration de six (6) membres : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et deux (2) conseillers.

Le mandat des membres élus du Conseil d’administration est d'une durée d’un an et ses membres élus sont rééligibles.

En cas de décès, d’incapacité ou de démission d’un membre du Conseil d’administration, celui-ci est remplacé par une personne désignée par le Conseil pour le reste de la durée du mandat. Il en va de même pour tout poste vacant des divers comités.

Le quorum du Conseil d’administration est de quatre (4) membres.

Le Conseil est responsable de l’administration des affaires de l’Association. Par règlement ou autrement, il prend les dispositions requises pour ce faire et pour mieux poursuivre les buts et objectifs de l’Association. Il maintient les liens avec la direction de l’École.

Article 9 :   Élections

Un membre présent ou absent lors de l’Assemblée annuelle peut être mis en nomination si son nom est proposé par un membre en règle présent, appuyé par un autre membre en règle présent et qu’il ait au préalable accepté sa mise en nomination en signant un document à cet effet.

S’il n’y a aucune nomination pour un poste vacant, le Conseil sollicite  et nomme le membre qu’il juge le plus apte à occuper le poste vacant.

S’il y a lieu de tenir une élection le président d’élection procède par scrutin secret.

Si nécessaire, un président d’élection procède au dépouillement des votes exprimés et déclare élu(e) celui ou celle qui a obtenu le plus de votes. En cas d’égalité des voix, le président de l’Assemblée exerce un vote prépondérant.

Article 10 : Fonctions des membres du Conseil d’administration

Président

Le président est le premier dirigeant de l’Association. Il préside les assemblées du Conseil et les assemblées générales des membres. Il représente l’Association en toute occasion, mais il peut y déléguer un remplaçant. Il exerce les fonctions qui appartiennent d’une façon générale à un tel poste et toutes autres fonctions que peut lui assigner le Conseil.

Vice-président

Le vice-président exerce toutes les fonctions du président en l’absence de celui-ci ou en cas de son incapacité d’agir. Il exerce, de plus, toutes autres fonctions que peut lui assigner le Conseil.

Secrétaire

Le secrétaire a les fonctions et les responsabilités suivantes :

  1. il agit comme secrétaire aux assemblées du Conseil aux assemblées générales;
  2. il donne tous les avis d’Assemblée conformément aux règlements et aux instructions qu’il reçoit des membres du Conseil;
  3. il a la garde des registres de procès-verbaux et autres; il tient à jour un registre des membres de l’Association;
  4. il signe, avec le président ou tout autre membre du Conseil régulièrement autorisé, tous les documents qui requièrent sa signature;
  5. Il exerce toutes autres fonctions que peut lui assigner le Conseil. 

Trésorier

Le trésorier a les fonctions et les responsabilités suivantes :

  1. il a la charge des fonds et des valeurs de l’Association et il doit les déposer au nom de celle-ci dans une banque ou caisse populaire ou dans un compte à HEC Montréal;
  2. il s’assure de leur utilisation légitime conforme aux buts de l’Association;
  3. il signe avec un autre membre du Conseil désigné par le Conseil, tous les chèques, effets de commerce ou autres documents qui requièrent sa signature;
  4. il a la garde des livres où sont enregistrées les opérations et affaires de l’Association, ainsi que la garde de tout document s’y rapportant; il doit les tenir à jour et il doit en tout temps raisonnable, les produire à la demande de tout conseiller;
  5. il exerce toutes autres fonctions que peut lui assigner le Conseil.

 

Comité des avantages sociaux

Le comité des avantages sociaux a pour mandat de faire les représentations pertinentes auprès de la direction de l’École et de participer, le cas échéant, à titre de représentant de l’Association au sein de tout comité consultatif relatif aux avantages sociaux que l’École pourrait décider de former.

Ce comité est présidé par un membre du C.A.

Le comité fait rapport au Conseil de l’exécution de son mandat.

Comité de recrutement 

Le comité de recrutement a pour mandat de solliciter les retraités de l’École à devenir membre de l’association.

Ce comité est présidé par un membre du C.A.

Le comité fait rapport au Conseil de l’exécution de son mandat.

Article 11 : Comités

Le Conseil d’administration peut, quand il le juge nécessaire pour le bon fonctionnement de l’Association, constituer un ou des comités en plus de ceux énumérés ci-haut.

Tous les mandats des comités sont définis et autorisés par le Conseil d’administration.

Toutes les recommandations émanant des comités doivent être approuvées par le Conseil avant d’être acceptées.

Dispositions générales

Pour toute question d’interprétation de la présente constitution, notamment sur la procédure des assemblées, l’Association s’en remet à la « Procédure des assemblées délibérantes » de Victor Morin, mise à jour par Michel Delorme, édition révisée, Beauchemin 1994.

Aux fins d’alléger le texte, le masculin désigne aussi le féminin.

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