Procédure pour obtenir une autorisation de tournage ou de séance photo à HEC Montréal

Toute personne qui souhaite effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de HEC Montréal doit faire une demande par courriel et obtenir une autorisation de la Direction des communications et des relations gouvernementales. 

Afin de faciliter le traitement de votre demande, vous devez transmettre un courriel incluant les éléments d’information suivants :

• date et heures du tournage ou de la séance photo
• durée - heure d’arrivée et de départ (incluant les mises en place)
• lieu(x) (précisez le type de salle de cours ou autres espaces recherchés)
• synopsis des scènes tournées à HEC Montréal
• information sur l’auditoire et la diffusion
• nombre de personnes présentes lors du tournage ou de la séance photo (équipe technique, acteurs, figurants, etc.)
• utilisation de matériel particulier 

Faites parvenir votre demande par courriel à communications@hec.ca. 

Les délais requis pour l’obtention d’une autorisation de tournage d’un film ou pour une séance photo varient selon l’importance de la production.

• Un minimum de 2 jours ouvrables est requis pour les autorisations régulières transmises par un employé ou un étudiant de HEC Montréal
• Un minimum de 5 jours ouvrables est requis pour les autorisations spéciales transmises par des firmes ou organismes externes. 

Si une autorisation est émise :

1. la Direction des communications et des relations gouvernementales en informera le Service de la sécurité.
2. les responsables du projet devront se conformer aux termes de l’entente, soit :
   • obtenir une confirmation de la disponibilité des salles et espaces communs utilisés
   • avoir une autorisation signée de tous les étudiants ou employés qui seraient reconnaissables sur la vidéo ou la photo
   • respecter les règles de sécurité en vigueur
   • ne pas nuire aux activités normales
   • remettre les lieux de tournage dans le même état où ils se trouvaient au moment d’y accéder
   • fournir une preuve d’assurance, si requise par le Service de la sécurité
3. Si une entente se conclut avec une firme ou un organisme externe, un contrat devra être signé et des frais de location s’appliqueront en fonction des espaces choisis.
   • Tournage - Contrat type 2022

Notez que l’autorisation peut être révoquée en tout temps si les termes de l’entente ne sont pas respectés.