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Gestion financière

 
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Ouverture d’un compte CCS pour un projet de recherche

À la réception d’un avis d’attribution de subvention, d’un contrat de recherche dûment signé par le mandant et un représentant autorisé de HEC Montréal ou lors de l’attribution d’une subvention de recherche par l’École, la Direction de la recherche et du transfert procède à la demande d’ouverture du compte CCS pour le projet de recherche financé.

À ce moment, le professeur-chercheur sera informé qu'il doit obligatoirement déclarer son projet de recherche au CER dans Nagano, que celui-ci implique des sujets humains ou non. Selon le type de projet qui sera déclaré par le professeur-chercheur, Nagano déterminera le formulaire à remplir. Le professeur-chercheur devra s'engager à se conformer aux exigences de la Politique relative à l’éthique de la recherche avec des êtres humains de HEC Montréal.

Dès l’approbation par le Comité d’éthique de la recherche du formulaire dûment rempli et soumis dans Nagano par le titulaire de la subvention, les fonds de recherche sont relâchés. Un courriel est expédié au chercheur l’avisant de la disponibilité de son budget.


Dépenses admissibles

Les fonds doivent couvrir les coûts directs de la recherche pour laquelle ils ont été attribués.  Peu importe la ou les sources de financement, les dépenses admissibles sont généralement définies selon les règles et critères des organismes subventionnaires.

Voici quelques exemples de dépenses admissibles et non-admissibles. Cette liste n’est pas exhaustive et certaines dépenses admissibles dans certains programmes pourraient ne pas l'être dans d'autres. Nous vous recommandons de consulter les guides d’utilisation de subventions dont les liens se retrouvent ci-dessous ou de contacter la Direction de la recherche et du transfert en cas de doute quant à l’admissibilité d’une dépense.

De plus, pour faire suite à l’examen de surveillance financière des organismes subventionnaires et aux recommandations qui en découlent, des informations portant sur l’objectif d’un voyage pour participer à une conférence ou aux fins de collaboration avec un coauteur doivent être indiquées sur chacun des relevés de dépenses que vous soumettrez dans le cadre de vos projets de recherche. Ainsi, lorsque vous participez à une conférence, vous devez indiquer, lors de votre réclamation, le lien entre cette conférence et vos projets de recherche financés par les organismes subventionnaires.  Pour les frais de voyage réclamés aux fins de collaboration avec un coauteur, il est important d’indiquer le nom du coauteur ainsi que le nom de l’université ou le nom du centre de recherche auquel ce dernier est affilié.

 

Dépenses admissibles Dépenses non-admissibles
Salaire et avantages sociaux non-discrétionnaires Dépenses effectuées avant ou après la période de validité de la subvention
Bourse  Bourse dans le cadre des subventions financées par le FRQSC (à l’exception des programmes de Soutien aux équipes et Regroupement stratégique)
 
Frais de représentation (coût du repas et des boissons non alcoolisées) dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire d’un fonds de recherche et des invités (chercheurs, partenaires, intervenants) pour des activités qui faciliteront l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribueront. Cependant, lors d’un repas avec un ou des invités, seuls deux chercheurs de l’École conviés au repas (incluant le titulaire du fonds de recherche) peuvent en demander le remboursement.

Frais de représentation liés aux relations régulières avec des collègues de l’École et aux rencontres avec le personnel. 

Frais de boissons alcoolisées.


 

Frais liés au matériel et fournitures de recherche  Frais liés à la préparation ou la soutenance d’une thèse, aux droits de scolarité ou à la formation professionnelle
 
Frais liés aux matériels informatiques, aux logiciels spécialisés nécessaires à la recherche, incluant l'achat de tablettes* (voir note ci-dessous) Frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement ou de documents pédagogiques. Frais liés à l'achat de matériel informatique fourni officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement
 
Frais liés à la diffusion des résultats de la recherche Frais liés à l’achat de livres, de périodiques ou de fournitures de bureau spécialisées
 

 *L’acquisition d’une tablette doit se faire par l’intermédiaire des Services aux utilisateurs TI de HEC Montréal (achats.ti@hec.ca). L’achat d’une tablette par cycle de 3 ans est une dépense admissible pour tous les fonds de recherche (à moins d’avis contraire). Au terme de ce cycle, si une nouvelle tablette s’avère nécessaire ou souhaitée,  l’ancien appareil devra être remis aux Services aux utilisateurs TI de HEC Montréal puisque tout article acheté à l’aide de fonds de recherche est la propriété de HEC Montréal.

Dans l’éventualité où il serait nécessaire d’acquérir une nouvelle tablette avant la fin du cycle de 3 ans, il sera possible de le faire sous réserve d’une justification appropriée.
 

Guides

IRSC, CRSNG et CRSH : guide d’administration financière des trois organismes 

FRQ : Règles générales communes

Guide pour l'organisation d'événements par le corps enseignant à HEC Montréal

Chaires de recherche du Canada : guide d'administration

HEC Montréal - Règles de remboursement de dépenses


Transfert de fonds à un cochercheur d’une autre institution universitaire

Veuillez contacter Suzanne Lapierre à la Direction de la recherche et du transfert. 

 

Changement d’université

Les professeurs qui joignent les rangs de HEC Montréal et qui détenaient, dans leur institution d’enseignement d’origine, des subventions et des contrats de recherche, peuvent en demander le transfert en suivant les règles des organismes subventionnaires et des contractants concernés. Les professeurs doivent informer la Direction de la recherche et du transfert en remettant une copie des demandes originales de subvention et de contrat. La Direction de la recherche et du transfert appliquera les procédures d’ouverture de projet de recherche à la réception d’une confirmation de transfert de fonds.

Advenant le cas où vous deviez quitter HEC Montréal, vous pourriez également demander le transfert de vos subventions et contrats vers votre nouvelle institution. Les transferts se font selon les règles et procédures des organismes subventionnaires et les contractants concernés.  Toutefois, toutes attributions de subvention provenant de HEC Montréal prennent fin à la date de votre départ et ne peuvent pas être transférées à une autre institution universitaire.

 

Frais indirects de recherche et de gestion

Des frais indirects sont prélevés sur les contrats et les subventions. Ces frais sont calculés sur les revenus comptabilisés au cours de l'année financière.

Selon la définition du Ministère de l'Économie, de la Science et de l'Innovation, les frais indirects de recherche font référence à des frais d'exploitation découlant des projets de recherche. Ils comprennent les frais liés à l'exploitation et à l'entretien des infrastructures, à la gestion et à l'administration des projets ainsi qu'au respect des différents règlements et normes en vigueur. Ces frais peuvent inclure, par exemple, des coûts d'achat ou de location d'espaces de travail et de matériel de même que des dépenses relatives aux télécommunications et à l'embauche de personnel administratif ou d'entretien.

Plus de détails.
 

 
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