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Procédures - Suivi éthique des projets de recherche

 
Le CER de HEC Montréal utilise le logiciel Nagano pour l’évaluation et le suivi de l'approbation éthique des projets de recherche impliquant des êtres humains. Aussi, tous les documents requis en vue de la déclaration et du suivi de votre projet de recherche au CER (déclaration de responsabilité éthique, déclaration de projet de recherche, renouvellement, modification et fin de projet) doivent être soumis électroniquement via Nagano
 

Comment accéder à Nagano?  Entrez votre matricule HEC comme nom d'utilisateur et utilisez votre mot de passe centralisé HEC.

Comment déclarer un nouveau projet? Une fois entré dans votre tableau de bord Nagano, cliquez sur l’icône de projet (illustré par un engrenage) et ensuite cliquez sur le bouton rouge «Nouveau projet», puis complétez les questions. 

Pour connaître la marche à suivre pour les différentes étapes de déclaration et suivi de vos projets (nouveau projet, modification de projet, renouvellement annuel, fin de projet), veuillez consulter les rubriques ci-dessous.

 

Accéder à Nagano

 

 

+  Déclaration initiale d'un projet de recherche au CER

 
Étapes à suivre pour déclarer un nouveau projet au CER

+  1. Vérifier si votre projet nécessite une évaluation éthique par le CER

Consultez la section Quels projets de recherche déclarer au CER?

En cas de doute, communiquez avec le secrétariat du CER au 514-340-6051 ou à cer@hec.ca

 

+  2. Déterminer qui doit déclarer

Le dépôt initial d’un projet doit être effectué par le chercheur principal du projet, qu'il soit un professeur, un chercheur, un étudiant de 2e ou 3e cycle, ou un stagiaire postdoctoral.

De plus, dans le cas d’un projet d’étudiant de 2e ou 3e cycle, l’approbation du/des directeur(s) de recherche est requise dans Nagano.
 

Projets d’étudiants s’inscrivant dans le cadre de celui d’un professeur

Si le chercheur est un(e) étudiant(e) de 2e ou 3e cycle et que son projet s'insère entièrement dans le cadre plus large d'un projet de recherche d'un professeur de l'École, c’est le professeur qui doit soumettre son projet dans Nagano. Dans le formulaire de déclaration (F1), il devra indiquer dans la section prévue à cet effet, le nom du ou des étudiant(e)s qui participeront aux différentes phases du projet de recherche.

Si le projet de recherche du professeur a déjà obtenu sa certification éthique et que s'ajoutent par la suite à son équipe de recherche des étudiants de 2e ou 3e cycle, il doit en informer le CER via Nagano, à l’aide du formulaire F8 – Demande de modification de projet.

Lorsqu'un projet d'étudiant s'insère entièrement dans le cadre d'un projet de recherche d'un professeur, la certification éthique émise pour le projet du professeur est également valide pour le projet de l'étudiant, en autant que le CER en a été informé.

Important : Si la collecte de données réalisée par un étudiant dans le cadre d'un projet de recherche d'un professeur n'est pas entièrement incluse dans celui-ci, l'étudiant devra déclarer sa collecte de données au CER via Nagano.

Tout étudiant qui soumet un projet de recherche doit être encadré par un professeur de HEC pour obtenir un certificat d'approbation éthique du CER. Un étudiant ne peut pas obtenir de certificat d'approbation éthique comme chercheur indépendant.

  

+  3. Accéder à Nagano

Cliquez ici pour entrer dans Nagano

Pour accéder à Nagano, entrez votre matricule HEC et utilisez votre mot de passe centralisé HEC.

Navigateurs recommandés : Google Chrome, Internet Explorer v8 ou +, Safari v5 ou +
 

Pour plus d'informations, consultez le guide Démarrer et naviguer dans Nagano.

 

+  4. Vérifier / compléter votre profil dans Nagano

Nagano est déployé avec des données qui lui sont fournies par HEC Montréal.  Toutefois il est possible que certaines données soient incomplètes, désuètes ou même erronées.  Cette section du système vous permet de mettre à jour certaines d’entre elles.  S’il y a des erreurs dans une des données non modifiables du système, on vous invite à contacter votre CER pour effectuer ces demandes de changements complémentaires.

La section profil permet de mettre à jour ses informations personnelles et de personnaliser certaines fonctions du système. Vous y accédez en cliquant sur l'icône représentant une personne, en haut à droite de l'écran. 

L'onglet « Informations personnelles » s’ouvrira automatiquement lorsque vous accèderez à votre profil.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Éditer », en haut à droite, pour pouvoir vérifier ou modifier vos informations personnelles.

Une fois les informations saisies, vous devez vous rendre tout au bas de l'écran et cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».

 

+  5. Soumettre votre projet dans Nagano

En premier lieu, vous devez créer un nouveau projet dans l’application Nagano. Vous devrez ensuite remplir le formulaire électronique approprié pour votre projet et y joindre électroniquement les annexes requises.

Nagano déterminera le formulaire qui sera adapté à votre type d'utilisateur et à votre type de projet, selon les réponses que vous fournirez aux questions initiales. L’application vous indiquera également les annexes à joindre selon les réponses fournies dans le formulaire.
 

Pour plus d'informations, consultez le guide Création d’un nouveau projet dans Nagano.

   
 

+  Déclaration au CER d'un projet de recherche financé

Dans le but de se conformer à l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche signée par l’École afin que ses professeurs et étudiants puissent bénéficier des fonds de recherche provenant des conseils fédéraux, la Direction de la recherche et du transfert relâchera les versements des subventions et contrats de recherche impliquant des sujets humains uniquement suivant l’obtention ou le renouvellement de la certification éthique des projets de recherche en question.

Aussi, lors de la demande d’ouverture de tout compte de recherche (CCS), le professeur-chercheur doit obligatoirement déclarer son projet de recherche dans Nagano, que celui-ci implique des sujets humains ou non.  Selon le type de projet qui sera déclaré par le professeur-chercheur, Nagano déterminera le formulaire à remplir. Dans les 4 cas, le professeur-chercheur s'engage à se conformer aux exigences de la Politique relative à l’éthique de la recherche avec des êtres humains de HEC Montréal.

Le tableau ci-dessous vous indique quel type de projet sélectionner dans Nagano, selon ce qui s'applique à votre situation. Pour obtenir la procédure détaillée pour déclarer votre projet dans Nagano, voir la rubrique « Déclaration initiale d'un projet au CER » ci-dessous.
 

Type de projet de recherche financé

Type de projet à sélectionner dans Nagano

Formulaire(s) à remplir

Projet de recherche financé impliquant des sujets humains pour lequel le chercheur est prêt à débuter la collecte de données

Projet de recherche impliquant des données sur des sujets humains

F1 - Formulaire de déclaration d'un projet de recherche impliquant des données sur des sujets humains

Projet de recherche financé impliquant des sujets humains pour lequel la collecte de données débutera plus tard, mais pour lequel le chercheur demande un accès à une partie des fonds de recherche

Demande de libération de fonds péalable à l'approbation éthique

F2 - Demande de libération de fonds d'un projet qui impliquera des sujets humains

Une fois le F2 évalué par le CER, le projet sera envoyé hors-processus.  Il vous faudra le transférer vers le bureau CER AVANT de débuter la phase du projet impliquant des êtres humains. La marche à suivre est décrite dans la rubrique « Cas particuliers », ci-dessous.

Projet de recherche financé impliquant des sujets humains sous la responsabilité d'une autre université (québécoise ou hors-Québec) et dont un cochercheur est professeur de HEC Montréal

Projet de recherche financé sous responsabilité d'autre université

F5 - Formulaire de projet sous l'autorité d'un autre CER

Projet de recherche financé n'impliquant pas de sujets humains

Projet de recherche financé sans sujets humains

F3 - Formulaire de déclaration de responsabilité éthique d'un projet de recherche sans sujets humains

Une fois le F3 évalué par le CER, le projet sera envoyé hors-processus.  

       
 

 

+  Déclaration d'un projet de thèse de doctorat

Tout projet de thèse de doctorat, impliquant ou non des sujets humains, doit être déclaré au CER dans Nagano, via le formulaire F4 - Déclaration de responsabilité éthique d'un étudiant au 3ème cycle, avant l'approbation de la phase II de l'étudiant. Pour obtenir la procédure détaillée pour déclarer votre projet dans Nagano, voir la rubrique « Déclaration initiale d'un projet au CER » ci-dessous.

Après évaluation par le CER, un courriel sera transmis à l'étudiant dans lequel sera joint l’avis de décision du CER concernant son projet de thèse.  Il est important de conserver cet avis officiel afin de le transmettre à la direction du programme de doctorat avant le dépôt du formulaire de phase II.

 

+  Délai de traitement pour un nouveau projet

Une fois que votre formulaire ainsi que toutes les annexes requises seront déposées dans Nagano, le secrétariat du CER vérifiera ceux-ci afin de s’assurer que votre dossier est complet. Dans le cas contraire, vous recevrez un avis par courriel ainsi que dans votre tableau de bord Nagano vous informant des éléments manquants à votre dossier.

Une fois votre dossier complété, veuillez prévoir un délai d’environ 4 à 6 semaines pour l’approbation de votre projet et l’émission d’un certificat d’approbation éthique.

 

+  Approbation du projet par le CER

Lorsque votre projet sera approuvé, vous recevrez un courriel confirmant son approbation dans lequel seront joints l’avis de décision du CER et le certificat d’approbation éthique.

Il vous sera également possible d’avoir accès à ces deux documents officiels dans Nagano, dans la section « Documents officiels » (D.O.) de votre projet.
 

Pour plus d’informations sur le suivi d’un projet déclaré au CER, consultez le Guide de l'utilisateur.

  

+  Modifications au projet et renouvellement annuel

  
Modifications au projet

Si, en cours de réalisation, le devis de recherche est modifié, le chercheur principal doit en aviser le CER dans Nagano à l'aide du formulaire F8 - Demande de modification au projet de recherche. Veuillez noter que toute modification significative du projet de recherche doit être déclarée et approuvée par le CER AVANT sa mise en œuvre. 

Vous pouvez ajouter un formulaire à un projet déjà approuvé par le CER. Il vous suffit d'aller dans votre page de projets et de sélectionner le projet voulu.

Dans l'écran du projet, cliquer sur le bouton « Formulaires », et ensuite dans l'écran des formulaires, cliquer sur le bouton « Nouveau ». Nagano vous donnera la liste des formulaires que vous pouvez ajouter à un projet approuvé. Il ne vous reste qu'à sélectionner le formulaire dont vous avez besoin.
 

Renouvellement annuel

Les certificats d'approbation éthique attestant de la conformité d'un projet de recherche à la Politique en matière d’éthique de la recherche avec des êtres humains émis par le CER de HEC Montréal sont valides pour une période maximale d’un an. Les chercheurs ont la responsabilité de soumettre dans Nagano le formulaire F7 - Demande de renouvellement annuel de certification éthique afin AVANT la date d’échéance indiquée sur leur certificat d'approbation éthique, afin que le CER puisse procéder au renouvellement.

Environ 2 mois avant l'échance du certificat, le formulaire F7 sera automatiquement ajouté au projet du chercheur dans Nagano. Ce dernier recevra simultanément un rappel par courriel à cet effet.

 

+  Fin de projet (Attestation éthique complétée)

Lorsque le projet de recherche est terminé, le chercheur a la responsabilité de remettre au CER un rapport de fin de projet  Selon que le chercheur est un professeur ou un étudiant, il doit soumettre dans Nagano le formulaire de fin de projet approprié, afin que le CER puisse ensuite lui émettre une « Attestation d'approbation éthique complétée ».
*Le délai de traitement pour une fin de projet varie entre 3 et 10 jours ouvrables.

 

Dans Nagano, pour ajouter le formulaire de fin de projet à un projet déjà approuvé par le CER, il vous suffit d'aller dans votre page de projets (icône en forme d'engrenage) et de sélectionner le projet voulu.

Dans l'écran du projet, cliquer sur le bouton « Formulaires », et ensuite dans l'écran des formulaires, cliquer sur le bouton « Nouveau ». Nagano vous donnera la liste des formulaires que vous pouvez ajouter à un projet approuvé. Il ne vous reste qu'à sélectionner le formulaire approprié selon votre situation.

 

Fin du projet d’un professeur 

C'est le professeur-chercheur principal du projet qui doit remplir et soumettre le formulaire F9 - Formulaire de fin de projet, dans Nagano.
 

Fin du projet d'un étudiant qui ne s'inscrit pas entièrement dans le cadre du projet d'un professeur :

C'est l'étudiant qui doit remplir et soumettre le formulaire F9 - Formulaire de fin de projet.
 

Fin du projet d’un étudiant dont la collecte de données s'incrit entièrement dans le projet d'un professeur :

Dès que l'étudiant a terminé son projet (soit AVANT d'effectuer le dépôt de son projet supervisé/mémoire/thèse à sa direction de programme), le professeur doit en aviser le CER via Nagano, à l’aide du formulaire F9a – Formulaire de fin de projet d’un étudiant dont la collecte de données s’inscrit entièrement dans un projet de recherche déjà certifié d’un chercheur.

Lors du dépôt à sa direction de programme, l’étudiant devra remettre une copie du document officiel émis par le CER confirmant que le projet a obtenu une approbation éthique et que le CER a été informé de la fin de celui-ci. Ce document sera transmis à l'étudiant par courriel lorsque le CER aura confirmé la fin de projet.
 

NB : Le professeur peut ajouter un étudiant comme utilisateur à son projet dans Nagano s’il souhaite que l’étudiant remplisse lui-même le formulaire de fin de projet étudiant.  Toutefois, le professeur doit savoir que s’il ajoute son étudiant comme utilisateur sur son projet, ce dernier aura accès à TOUT dans le projet. Le CER ne recommande donc pas cette option.  Veuillez contacter le secrétariat du CER pour avoir plus de détails (514 340-6051).

 

+  Cas particuliers : transférer un projet hors-processus vers le CER

  
À la suite de l'évaluation de votre déclaration, le CER pourra déterminer que votre projet de recherche ne nécessite pas d'évaluation éthique (ex. : si la collecte de données n'implique pas de sujets humains), ou encore, que l'évaluation éthique peut être reportée à plus tard (ex. : après avoir obtenu une libération d'une partie de vos fonds pour réaliser les étapes préalables à la collecte de données impliquant des sujets humains).

Dans ce cas, le CER transférera votre projet dans une section du système Nagano qui est nommée « Projets hors-processus ».  Vous serez avisé de cette décision par courriel, dans lequel sera joint un Document officiel (D. O.) vous précisant la décision du CER. 

Toutefois, le chercheur principal du projet peut avoir besoin de transférer à nouveau son projet vers le CER si les situations suivantes s'appliquent :

  1. Projet de recherche financé d'un professeur ayant obtenu préalablement une libération d'une partie des fonds, et qui est prêt à débuter sa collecte de données ou à utiliser des données impliquant des sujets humains
      
  2. Projet de recherche financé d'un professeur ayant obtenu préalablement une libération d'une partie des fonds, et qui souhaite faire une nouvelle demande de libération de fonds
      
  3. Projet de recherche financé d'un professeur pour lequel, initialement, aucun sujet humain n'était impliqué, mais dont l'ajout d'une collecte de données impliquant des sujets humains est maintenant requise

  4. Projet de thèse d'un étudiant de doctorat dont la « Déclaration initiale » (formulaire F4) a été approuvée antérieurement et qui est prêt à débuter sa collecte de données ou à utiliser des données impliquant des sujets humains   
       
  5. Projet de thèse d'un étudiant de doctorat pour lequel, initialement, aucun sujet humain n'était impliqué, mais dont l'ajout d'une collecte de données impliquant des sujets humains est maintenant requise
      

Dans ces cas, c'est le chercheur principal qui devra lui-même procéder au déplacement de son projet « hors-processus » vers le CER.

+  Étapes à suivre pour transférer un projet hors-processus vers le CER

 
Dans cet exemple, il s'agit d'un chercheur qui a déjà obtenu une libération de fonds préalable à l'approbation éthique de son projet.  Il est maintenant prêt à débuter sa collecte de données avec des êtres humains et doit donc aller remplir son formulaire F1 afin d'obtenir son approbation éthique.  Voici les étapes à suivre :
 

(1) Aller dans la sections « Projets » - Dans la liste de vos projets, dans la catégorie projets hors processus - (2) cliquez sur le projet que vous souhaitez transférer vers le CER.


Une fois dans l'écran de votre projet : (3) cliquer sur le bouton « Éditer » en haut à droite


Un menu déroulant apparaîtra, il vous suffit de (4) sélectionner votre type utilisateur et votre type de projet. 

Pour un professeur :

Projet de recherche impliquant des données sur des sujets humains  OU
Demande de libération de fonds préalable à l’approbation éthique

Pour un étudiant de doctorat :

Déclaration complète : thèse impliquant des sujets humains 

Une fois l'opération terminée, votre projet sera de retour dans le bureau CER et vous pourrez remplir et ensuite déposer le Formulaire de déclaration d'un projet de recherche impliquant des données sur des sujets humains (F1 pour un professeur ou F1a pour un étudiant). Il ne vous restera qu'à attendre que le CER approuve le projet et vous émette un certificat d'approbation éthique.

 

 

+  Aide en ligne sur Nagano

   
Guides d'utilisation * 

 

Guide pratique - Démarrer et naviguer dans Nagano

Guide pratique - Création d’un nouveau projet dans Nagano

Nagano - Guide complet de l'utilisateur



*  Tous les guides sont également disponibles dans l'application Nagano, dans la section Documentation.

 

Des questions?

Si vous avez besoin d'aide sur l'utilisation de Nagano, communiquez avec le secrétariat du CER au 514-340-6051 ou à cer@hec.ca.

 
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