Sitex (Système intégré de transfert d’examens) est une application Web qui permet à l’étudiant de transférer ses fichiers d’examens à son enseignant. Comme il s’agit d’une application Web, aucune installation sur le poste de l’étudiant n’est nécessaire.
Sitex est plus qu’un outil de remise, il permet
Pour tout savoir sur Sitex, consultez la FAQ !
Les étudiants se connectent à la page www.hec.ca/sitex et suivent les instructions qui y sont décrites.
Consulter la section Que doivent savoir les étudiants ?
Correction papier
Les fichiers déposés dans Sitex par les étudiants sont imprimés par le Registrariat et remis au correcteur. Seuls les fichiers électroniques dont les extensions du logiciel sont identifiées de la façon suivante peuvent être imprimés par le Registrariat:
Correction électronique
Les fichiers déposés dans Sitex par les étudiants sont transmis électroniquement au correcteur, qui effectue sa correction électroniquement. Tous les types de fichiers sont acceptés.
Correction papier
L’impression des fichiers électroniques est réalisée par le Registrariat. Les copies imprimées sont disponibles 2 jours ouvrables après l’examen, le délai de correction est ajusté en conséquence.
Correction électronique
L’enseignant reçoit un courriel de Sitex immédiatement après la fin de l’examen. La correction se fait directement à l’écran. Une correction directement à l’écran peut se faire, par exemple, en utilisant un icône pour surligner et en insérant des commentaires. Cette correction est commode, surtout lorsque l’étudiant a utilisé un logiciel de la suite Office ou lorsque la correction est faite à l’aide d’un tablet pc et de son stylet.
Pour en savoir plus, consulter la section Que doivent savoir les enseignants ?
La différence est importante seulement pour la correction papier, car seuls les fichiers électroniques dont les extensions du logiciel sont identifiées de la façon suivante peuvent être imprimés par le Registrariat:
Tous les autres types de fichiers sont reconnus par l’application comme étant des annexes électroniques, et l’enseignant peut les télécharger à partir de Sitex.
Dans le cas d’une correction électronique, la notion d’annexe est inutile car aucun fichier n’est imprimé par le Registrariat.
Exemple : Si dans un examen correction papier, l’étudiant doit remettre un fichier Word à imprimer par le registrariat, et un fichier Excel avec le détail de ses calculs, le fichier Word est un « cahier électronique » et le fichier Excel est une « annexe », et seul le fichier Word sera imprimé. Le fichier Excel sera disponible électroniquement.
Consulter la rubrique Téléchargement d'une annexe à la section Que doivent savoir les enseignants ?
Oui. Lors du dépôt de leur(s) fichier(s) Sitex renomme chaque fichier de la façon suivante :
Oui, le correcteur reçoit un rapport généré par Sitex qui reflète toute cette information.
Sitex génère un rapport de dépôt donnant la liste des étudiants ayant déposé des fichiers, l’heure du dépôt, le code de confirmation de dépôt généré par Sitex (seulement pour un examen écrit à l’École) ainsi que la liste des étudiants n’ayant pas remis de fichier électronique.
Correction papier
Ce rapport est imprimé et déposé dans la pochette d’examen.
Correction électronique
Ce rapport est inclus dans l’archive ZIP que le correcteur doit télécharger.
Chaque étudiant est responsable des fichiers qu’il transmet :
S’il se trompe de fichier(s) il peut obtenir un échec à l’examen dû à une erreur de sa part.
Tout comme il remet sa copie d’examen avant de sortir de la salle d’examen, l’étudiant est responsable du dépôt dans Sitex des documents relatifs à l’examen.
S’il se trompe de fichier, il peut échouer à cause de son erreur. Les fichiers doivent être bien identifiés et avoir une mise en page qui permet une impression intégrale parce qu’ils ne sont pas ouverts avant l’impression.
Pour plus de détails :
Suivre la directive incluse dans le questionnaire d’examen, puis les directives de l’application Sitex.
 | Lorsque le transfert est réussi, un numéro de confirmation apparaît à l’écran. Dans le cas d’un examen écrit à l’École, les étudiants doivent reporter ce numéro sur la page de garde de leur questionnaire. |
De plus, Sitex génère automatiquement un courriel de confirmation à l’adresse électronique HEC de l’étudiant dans lequel y sont joints le(s) fichier(s) déposés dans Sitex. L’étudiant doit conserver ce courriel jusqu’à la publication de sa note. |
Les directives exactes et l’adresse de Sitex sont toujours incluses dans le questionnaire d’examen.
Aller à l’adresse www.hec.ca/sitex
Dans le cadre d’un examen écrit à l’École, l’écran ci-dessous est affiché. Il contient un numéro de confirmation que l’étudiant devra reporter sur la page de garde de son questionnaire.
Dans le cadre d’un examen écrit à la maison (take-home), l’écran ci-dessous est affiché. Il n’y a pas de numéro de confirmation.
L’étudiant peut transférer son fichier d’examen dès qu’il en a terminé la rédaction.
Il doit demander l’assistance du surveillant d’examen.
Dans tout examen où l’ordinateur est autorisé, si l'ordinateur de l'étudiant ne fonctionne pas ou qu'un bris survient, l’étudiant demande l'assistance du surveillant qui fera le nécessaire pour lui prêter un ordinateur HEC ou pour lui permettre de poursuivre en mode « papier ».
Si le problème est lié à l'envoi d'un fichier, le surveillant invitera l'étudiant à faire l'envoi à partir de l'ordinateur de la salle d’examen ou, à défaut, demandera à l'étudiant de déposer son examen sur la clé USB de l’équipe de la surveillance. Son examen sera ensuite imprimé et déposé dans la pochette de l'examen.
Veuillez noter que tout incident technique en examen fait l’objet d’un « rapport d’anomalie » qui est transféré à la direction administrative du programme concerné si le problème n'a pas été résolu.
Sitex accepte tous les types de fichiers PC ou MAC. La taille maximale est de 5 Mo.
Sitex accepte tous les types de fichiers PC ou MAC, mais seuls les fichiers ci-dessous peuvent être imprimés par le Registrariat.
Word (extensions doc, docx, dot, dotx, DOC, DOCX, DOT, DOTX),
Adobe (extensions pdf, PDF), texte (extension .txt)
Correction papier
L’enseignant remet les copies corrigées aux étudiants en classe.
Correction électronique
L’enseignant dépose les copies corrigées dans Sitex : un courriel est alors transmis à chaque étudiant contenant un lien URL lui permettant de télécharger sa copie corrigée.
Correction papier
| Tous les programmes sauf MBA | Vous pouvez prendre rendez-vous sur HEC en ligne dès que votre note est disponible et selon les dates publiées au calendrier universitaire pour votre programme (places limitées). |
| MBA | Les étudiants du MBA sont avisés par courriel des dates, heures et salles des vérifications des copies des examens finals et de la procédure à suivre. |
Correction électronique
Lorsque les notes sont disponibles dans HEC en ligne, et à l’intérieur des périodes annoncées au calendrier universitaire, Sitex envoi un courriel à chaque étudiant contenant un lien URL lui permettant de télécharger sa copie corrigée
L’étudiant doit s’assurer d’avoir consulté sa boîte de courrier électronique de HEC Montréal avant d’écrire à : registraire.sitex@hec.ca pour vérifier.
Sitex utilise uniquement l‘adresse électronique HEC pour communiquer avec les étudiants et les enseignants. Pour configurer votre courriel HEC, consulter la page Mon courrier électronique HEC Montréal.
Informez rapidement votre secrétaire qui devra compléter le formulaire Renseignements et modalités pour examen dans HEC en ligne en fonction des caractéristiques de l’examen et du type de correction désiré.
Plage horaire de l'examen
| AM - semaine et fin de semaine | avant le début de l'examen |
| PM - semaine | après la fin de l'examen |
| PM - fin de semaine | avant le début de l'examen |
| Soir - semaine seulement | avant le début de l'examen |
Les réponses imprimées des étudiants sont disponibles au Registrariat 2 jours ouvrables après l’examen. Le délai de retour de correction est ajusté en conséquence et passe donc à 12 jours ouvrables après l’examen.
Si un étudiant omet d’inscrire son nom dans l’entête de son fichier, ceci rend l’identification du document difficile une fois imprimé. C’est pourquoi, lors du dépôt de l’examen dans Sitex, l’application génère un « intercalaire » qui précède le fichier de l’examen. Ce document contient l’information suivante :
Le rapport de dépôt Sitex est également imprimé. Pour plus d’information, consulter la rubrique Peut-on savoir combien de fichiers a déposé un étudiant et à quelle heure ?de la section Sitex: un aperçu
L’enseignant remet les copies corrigées directement aux étudiants en classe.
L’enseignant doit remettre les copies corrigées au Registrariat en vue de la consultation de sa copie d’examen final par l’étudiant.
L’étudiant peut consulter sa copie corrigée pendant la période de consultation de sa copie d’examen final prévue au calendrier universitaire.
Informez rapidement votre secrétaire qui devra compléter le formulaire Renseignements et modalités pour examen dans HEC en ligne en fonction des caractéristiques de l’examen et du type de correction désiré.
Plage horaire de l'examen
| AM - semaine et fin de semaine | avant le début de l'examen |
| PM - semaine | après la fin de l'examen |
| PM - fin de semaine | avant le début de l'examen |
| Soir - semaine seulement | avant le début de l'examen |
Lorsque l’examen est terminé, l’enseignant reçoit automatiquement, à son adresse HEC, un courriel lui communiquant plusieurs liens URL.
Si l’enseignant a perdu le courriel généré automatiquement par Sitex, s'il désire télécharger une annexe électronique ou s’il s’agit d’un examen take-home, il doit suivre la procédure décrite ci-après.
Chaque archive Zip contient dans l’ordre, le rapport de dépôt Sitex, et pour chaque étudiant, le(s) fichier(s) déposé(s) précédés de leur(s) fichier(s) intercalaire(s).
Le rapport Sitex donne la liste des étudiants ayant déposé des fichiers, l’heure du dépôt, le code de confirmation de dépôt généré par SITEX (seulement pour un examen écrit à l’École) ainsi que la liste des étudiants n’ayant pas remis de fichier électronique.
Les intercalaires sont des fichiers générés par Sitex et donnant les informations sur l’étudiant et le cours, au cas où l’étudiant aurait mal identifié son examen.
L’archive Zip se présente donc sous la forme suivante :
Lorsque la correction est complétée, l’enseignement dépose les copies corrigées dans Sitex.
La remise des intras corrigés aux étudiants se fait via Sitex. Sitex envoie un courriel aux étudiants contenant un lien URL leur permettant de consulter et télécharger leur intra corrigé.
a) Créer un dossier zippé contenant les fichiers corrigés.
b) Se rendre à l’adresse suivante : www.hec.ca/sitex.
c) Après s’être authentifié à l’aide de son numéro de matricule et de son mot de passe (le même que pour se connecter à HEC en ligne), l’enseignant clique sur Transmettre les examens corrigés.
d) L’enseignant accède ensuite à l’écran suivant, sur lequel sont répertoriées les différentes sections (groupes-cours) dont les examens ont été déposés sur Sitex par les étudiants. Il clique alors sur la section de son choix.
e) L’enseignant clique sur le bouton Parcourir (Browse) et sélectionne, à partir de son emplacement d’enregistrement, l’archive Zip contenant les fichiers électroniques corrigés à transmettre aux étudiants.
f) Lorsque la fenêtre Envoi du fichier s’ouvre, l’enseignant sélectionne l’archive Zip à transférer à partir de son emplacement d’enregistrement et clique sur Ouvrir (Open).
Une fois l’archive Zip sélectionnée, l’enseignant clique sur le bouton Transférer aux étudiants situé en bas de la page.
L’archive Zip contenant les fichiers électroniques corrigés est alors déposée dans Sitex. De plus, le nombre de fichiers déposés (excluant les intercalaires) à ce jour pour le cours est affiché.
Au même moment, un courriel est envoyé aux étudiants à leur adresse HEC leur indiquant qu’ils peuvent dès maintenant avoir accès à leurs fichiers corrigés. Une reproduction de ce courriel est présentée ci-après.
g) S’il le désire, l’enseignant peut déposer d’autres dossiers zippés en cliquant sur Transmettre un autre examen corrigé. Il peut aussi afficher la liste des corrigés qu’il vient de déposer à des fins de vérifications en cliquant sur Cliquez ici.
Si, par inadvertance, l’enseignant a transféré la mauvaise archive Zip, il peut se référer à la rubrique Je n’ai pas déposé les bons fichiers corrigés dans Sitex, que faire ?
Si l’enseignant retourne à l’écran de dépôt de corrigés (en cliquant sur Transmettre un autre examen corrigé), il verra vis-à-vis de la section dont il vient de transmettre les fichiers corrigés un symbole indiquant que les corrigés ont été transmis.
La remise des fichiers corrigés au Registrariat se fait via Sitex.
La remise des fichiers corrigés au Registrariat se fait via Sitex.
a) Créer un dossier zippé contenant les fichiers corrigés.
b) Se rendre à l’adresse suivante : www.hec.ca/sitex.
c) Après s’être authentifié à l’aide de son numéro de matricule et de son mot de passe (le même que pour se connecter à HEC en ligne), l’enseignant clique sur Transmettre les examens corrigés.
d) L’enseignant accède ensuite à l’écran suivant, sur lequel sont répertoriés les différentes sections (groupes-cours) dont les examens ont été déposés sur Sitex par les étudiants.
Il clique alors sur la section de son choix.
e) L’enseignant clique sur le bouton Parcourir (Browse) et sélectionne, à partir de son emplacement d’enregistrement, l’archive Zip contenant les fichiers électroniques corrigés à transmettre au Registrariat.
f) Lorsque la fenêtre Envoi du fichier s’ouvre, l’enseignant sélectionne l’archive Zip à transférer à partir de son emplacement d’enregistrement et clique sur Ouvrir (Open).
Une fois l’archive Zip sélectionnée, l’enseignant clique sur le bouton Transférer au Registrariat.
Au même moment, un courriel est envoyé aux étudiants, à leur adresse HEC, leur indiquant qu’ils pourront consulter leurs fichiers corrigés pendant la période de vérification de sa copie d’examen final prévue au calendrier universitaire. Un exemple de ce courriel est présenté ci-après.
Il faut utiliser un logiciel comme WinZip.
a) Lancer le logiciel WinZip. Cliquer sur le bouton Assistant (Wizard) situé en haut à droite de la fenêtre.
b) La fenêtre Assistant WinZip Bienvenue (WinZip Wizard Welcome) s’ouvre. Cliquer sur le bouton Suivant (Next).
c) Cocher l’option Créer un fichier Zip (Create a new Zip file).
d) Entrer le nom à donner à l’archive et cliquer sur Suivant (Next). Par défaut, l’archive sera enregistrée dans le dossier Mes documents de l’ordinateur.
e) Si un dossier contenant les cahiers réponses et/ou les annexes électroniques corrigés existe déjà, cliquer sur Ajouter dossiers (Add folders). Après avoir sélectionné l’emplacement d’enregistrement du dossier à partir de la fenêtre Ajouter dossier, cliquer sur OK.
Si les cahiers réponses et/ou les annexes électroniques ne se trouvent pas dans un dossier, cliquer sur Ajouter fichiers (Add files) et ajouter chaque fichier séparément à partir de la fenêtre Ajouter fichier. Cliquer sur OK.
Cliquer sur Compresser (Zip now). Le dossier zippé a été créé.
Si l’enseignant a déposé la mauvaise archive Zip, il peut rectifier son erreur en cliquant sur Oups! J’ai transféré la mauvaise archive Zip!
Cette manipulation efface l’ensemble des corrigés de cette section. La confirmation de la suppression de l’archive Zip apparaît sur l’écran suivant, comme le montre la capture d’écran présentée ci-après.
L’enseignant peut alors déposer une nouvelle archive Zip en cliquant sur le bouton Parcourir (Browse) avant de sélectionner une nouvelle archive dans la fenêtre Envoi du fichier. Il clique alors sur Ouvrir (Open) puis sur Transférer aux étudiants/au Registrariat.
L’étudiant peut consulter sa copie d’examen final en ligne via Sitex pendant la période de consultation de sa copie d’examen final prévue au calendrier universitaire
Consulter la rubrique Quand et comment consulter sa copie corrigée ?/ Final de la section Que doivent savoir les étudiants ?
Si l’enseignant a perdu le courriel généré automatiquement par Sitex, s'il désire télécharger une annexe électronique ou s’il s’agit d’un examen take-home, il doit suivre la procédure décrite ci-après.
Un Take-Home Sitex est un examen écrit à domicile à la fin duquel l’étudiant dépose son/ses fichier(s) d’examen(s) dans Sitex pour une correction électronique par l’enseignant.
La date et l’heure d’un examen Take-Home Sitex doit être affichée dans HEC en ligne.
L’enseignant a la responsabilité de communiquer à ses étudiants les directives quant au dépôt de fichier(s) dans Sitex.
Tout examen Sitex nécessite qu’une date, qu’une heure de début et qu’une heure de fin d’examen soient définies dans PeopleSoft, et ce, même si les étudiants rédigent leur examen à la maison, car Sitex tire ses informations de PeopleSoft.
S’il n’y a pas déjà une date d’examen définie dans PeopleSoft (HEC en ligne), la secrétaire doit écrire à registraire.examen@hec.ca pour demander l’ajout d’un examen en précisant sa durée. La date de l’examen sera déterminée par le Registrariat.
Il existe deux types de Take-Home Sitex :
Informez rapidement votre secrétaire qui devra compléter le formulaire Renseignements et modalités pour examen dans HEC en ligne.
À la question « L’examen sera ? »
À la question « L’examen sera surveillé par le ? »
À la question « L’examen sera écrit sur : »
L’enseignant a la responsabilité de communiquer à ses étudiants les directives quant au dépôt de fichier(s) dans Sitex.
Par défaut, le mode de correction des examens take-home est la correction électronique. L’enseignant qui préfère une correction papier doit imprimer lui-même les réponses de ses étudiants.
Si l’enseignant veut imprimer les copies des étudiants et désire une pochette d’examen afin de remettre les copies corrigées au Registrariat, la secrétaire doit cocher les options ci-après dans le formulaire Renseignements et modalités pour examens.
À la question « L’examen sera surveillé par le ? »,
À la question « L’examen sera écrit sur : »
• La secrétaire doit écrire à registraire.examen@hec.ca pour savoir où et quand aller chercher la pochette préparée.
Pour télécharger les fichiers des étudiants, l’enseignant doit ouvrir une session dans Sitex.
Dans le cas des examens take-home, l’enseignant ne reçoit pas de courriel généré automatiquement par Sitex. Pour télécharger les réponses de ses étudiants, il doit ouvrir une session dans Sitex.
Consulter la rubrique Téléchargement d'une annexe à la section Que doivent savoir les enseignants ?
Oui, il faut remettre les copies corrigées au Registrariat via Sitex, si le Take-Home est un examen final.
Comme un Take-Home Sitex nécessite une date et une heure dans PeopleSoft, il est considéré comme un examen final pour tous les autres processus liés aux examens : le cours apparait sur le suivi de retard de correction et l’enveloppe d’évaluation de l’enseignement est retenue tant que les copies corrigées ne sont pas remises au Registrariat. De plus, les copies doivent être archivées et les étudiants ont droit à la consultation de leur copie d’examen.
A. Inscrire votre nom, votre matricule, le numéro de répertoire et le numéro de section dans l’en-tête de chaque fichier.
B. Inscrire le numéro de répertoire, de section et votre nom dans le nom de chaque fichier.
exemple : 2-100-00A_A01_JTremblay.docx
C. Vérifier que la sélection du papier correspond bien au format lettre et non A4.
(Onglet Mise en page - Taille – sélectionner Lettre US et non pas format A4, cliquer sur le bouton «par défaut» et répondre Oui).
D. Sauvegarder votre fichier de façon à le repérer facilement.
Avant le transfert, assurez-vous que :
|
A. Aller à l’adresse www.hec.ca/sitex
B. Suivre les directives à l’écran (il est important de choisir le bon numéro de répertoire)
C. Sélectionner le ou les fichiers que vous avez sauvegardés
D. Transférer en cliquant sur le bouton Transférer
E. Reporter le numéro de confirmation transmis par le système Sitex sur la page de garde de votre questionnaire d’examen, puis remettre le questionnaire d’examen au surveillant.
Ce numéro sert de validation pour le transfert de votre examen, il est donc de votre responsabilité de l'inscrire sur ce document. Vous êtes invité à conserver une copie de ce numéro pour des validations ultérieures.
Sitex envoie un courriel de confirmation à votre adresse HEC contenant le fichier transféré.
Si un problème survient, aviser un surveillant afin que vous déposiez votre document sur la clé USB de l’équipe de la surveillance des examens.
IMPORTANT : Il faut conserver sur votre ordinateur sans l’ouvrir, le fichier contenant les réponses à votre examen et ce, jusqu’à ce que vous ayez obtenu votre résultat.
A. Place your name, student number, group number and course code in the page header.
B. Add course code, group number and your name to the document name.
Ex : 52-701-02_A01_JTremblay.docx
C. Check that the "Paper" size is set to Letter and not A4.
(Select File, Page Set-up, Paper: choose Letter and not A4, click “Default” and answer “Yes”.
D. Save the file with a name that makes it easy to identify.
Before submitting your file(s), check that:
|
A. Go to www.hec.ca/sitex.
B. Follow the instructions on the screen.
C. Select the file(s) that you have saved.
D. Send them by clicking the Send button.
E. Write the confirmation number provided by Sitex on the cover page of your exam questionnaire and submit it to the invigilator.
This number is used to validate the exam once submitted. You are therefore responsible for writing this number on the document. You are encouraged to take note of this number for subsequent validations.
Sitex will send to your HEC Montréal e-mail address a confirmation message containing the file you submitted.
In case of a problem, inform an invigilator so that you can submit your document on the invigilation team’s USB key.
IMPORTANT : You must save the file containing the answers to your exam on your computer, but without opening the file, until you receive your grade.
