Le participant joue un rôle important d’ambassadeur. Il se doit de respecter les règlements et la façon de faire de l’établissement partenaire ainsi que les lois, us et coutumes du pays hôte. Dès les premières démarches de l’organisation du séjour, il se doit d’être conscient qu’il représente HEC Montréal et son pays.
L’international est rempli de zones grises et d’incertitudes. La débrouillardise, la confiance et la flexibilité sont de mise pour faire face aux impondérables lors de l’organisation du séjour à l’étranger. Être bien informé est une façon certaine d’enrayer certains soucis, d’être en mesure de bien organiser le séjour et de bien vivre cette expérience du tout début jusqu’au retour. À cette fin, les informations suivantes sont essentiellement utiles.
Il faut prioritairement se procurer un passeport. Pour ceux qui en possèdent un, il faut s’assurer qu’il soit valide pour un minimum de 6 mois après la fin de votre séjour.
Pour plus d'informations sur le passeport canadien
Il est recommandé de réserver son billet d’avion le plus tôt possible selon les dates de séjour confirmées par le calendrier académique de l’établissement d’accueil.
Le participant est responsable de toutes les démarches d’immigration nécessaires à son séjour. Pour toute question concernant les demandes de visa, les permis de travail et autres documents reliés à l'immigration, il doit s’adresser directement aux autorités consulaires du pays. Il doit, avant tout et le plus tôt possible, s’informer des procédures à suivre et s’assurer des délais de délivrance de ces papiers qui varient beaucoup selon le pays.
Liste des documents traditionnellement demandés pour un visa ou pour un permis d'études:
Il est important d’avoir tous les documents d’immigration requis à portée de la main pour passer les douanes . . . et non dans le fond de sa valise.
La responsabilité de trouver un logement à l’étranger revient au participant. Cependant, la majorité des établissements partenaires offrent des chambres dans les résidences universitaires pour les étudiants en échange. Règle générale: la demande excède l’offre! Par conséquent, il est recommandé de procéder à la réservation de logement offert dès que l’information est disponible de l’établissement d’accueil. Cette dernière communique l'information sur les possibilités d'hébergement ou d’aide au logement directement au participant.
On peut également se renseigner auprès d’étudiants ayant déjà fait l’échange au même endroit afin de connaître la meilleure façon de s’y loger et d'obtenir des conseils et des suggestions. Leurs coordonnées sont donnés aux participants lors de la rencontre pré-départ.
Attention: lors de la recherche de logement par soi-même, ne jamais signer d’entente de bail avant d’avoir visité le logement. Il est également important de prendre connaissance de la législation du pays en matière de ce contrat.
Plusieurs étudiants se trouvent à partir en échange en devant quitter ou sous-louer leur logement à Montréal. Différentes solutions sont offertes:
Ces annonces sont accessibles à tous les étudiants de HEC Montréal dans HEC en ligne sous «Annoncer un logement».
Certaines conditions s'appliquent.
Avant de partir à l'étranger, il est obligatoire de se procurer une assurance qui couvre les différentes dépenses qui peuvent être engendrées par des problèmes médicaux, une perte de bagage ou tout autre incident malheureux. Il incombe de la responsabilité du participant de se renseigner auprès des différentes compagnies d'assurance sur les produits et services offerts et de se procurer une protection adéquate.
Noter que certains établissements partenaire exigent que le participant prenne leur assurance; il faut donc le vérifier auprès d’eux avant tout. Il est bon également de vérifier la possibilité de couverture par le biais des assurances des parents.
Par ailleurs, si vous êtes résident du Québec et que vous partez étudier en France, au Danemark, en Suède, en Finlande, en Norvège ou au Portugal, vous êtes couvert par des protocoles d'entente relatifs à la protection sociale qui sont l'équivalent au régime d'assurance-maladie du Québec (RAMQ)
Les ententes bilatérales
Pour la France :
le BAEI remettra aux participants concernés deux formulaires à compléter et à présenter en personne au secrétariat de l'administration des ententes de la sécurité sociale de la RAMQ. La RAMQ approuvera sur place les deux formulaires et elle remettra un de ceux-ci, soit le SE-401-Q-106, que le participant devra présenter à la préfecture ou à la caisse de sécurité sociale dès son arrivée en France. Se renseigner auprès de l’établissement d'accueil à l’arrivée!
Pour le Danemark, la Finlande, la Norvège, la Suède et le Portugal :
à l’exception du Portugal dont nous disposons d’aucun formulaire, on remettra aux participants concernés qu’un seul formulaire à compléter et à présenter en personne au secrétariat de l'administration des ententes de la sécurité sociale de la RAMQ.
Pour les participants allant au Portugal, vous devez tout simplement vous présenter en personne à la RAMQ avec votre lettre d’acceptation au programme d’échange de HEC Montréal.
Important : L’entente bilatérale n’étant pas valide en dehors du pays d'études, il faut nécessairement prendre une assurance maladie supplémentaire afin d’être couvert dans les autres pays visités.
Adresse de la RAMQ :
Régie de l’assurance maladie du Québec
425, de Maisonneuve Ouest, 3e étage, Montréal
Métro Place-des-arts
514-864-3411
Guide d'information sur l'assurance-maladie pour les étudiants français
Le régime collectif de soins de santé et dentaires des étudiants de HEC Montréal (ASEQ)
-Pour les canadiens et résidents permanents: assurance santé et Voyage
L'adhésion est automatique, votre cotisation à payer est incluse dans votre facturation HEC. Pour être couvert pour la durée totale de votre échange, vous devez leur fournir une copie de votre lettre d'acceptation.
-Pour les étudiants étrangers titulaires de la carte d'assurance maladie du Québec: assurance santé et voyage
L'adhésion n'est pas automatique, vous avez la possibilité d'adhérer à l'assurance santé et voyage. Vous devez en faire la demande directement auprès de l'ASEQ. Pour être couvert pour la durée totale de votre échange, vous devez leur fournir une copie de votre lettre d'acceptation.
- Pour les étudiants étrangers: Aucune possibilité d'adhésion
Vous devez contracter une assurance privée.
Les assurances à se procurer
Assurance médicale
Assurance annulation et interruption
Assurances bagages et effets personnels
Consulter nos références en matière d’assurances.
Trousse de soins médicaux
*Pour les seringues, une autorisation officielle d'un médecin est nécessaire.
Mieux vaut prévenir que guérir! Quelques conseils!
Un budget, aussi sommaire soit-il, évite beaucoup d’inquiétudes et de tourments!
Dépenses à comptabiliser au budget
Suggestions pour économiser…entre autres!
Conversion de devises au taux du jour
Diversification des ressources monétaires : fortement recommandée!
Les devises étrangères
À prendre en petite quantité. Si la devise recherchée est difficile à obtenir, il s’agit de se procurer des dollars américains!
Les chèques de voyage
Ressource pratique et sécuritaire, surtout en début de voyage pour payer les frais d’installation et pour se donner le temps de trouver un guichet automatique.
La carte de crédit
On peut déposer un montant au préalable en demandant à sa banque un NIP d’accès international pour la carte afin d’avoir accès au montant déposé! Il est bon de vérifier son contrat de carte de crédit et sa date d’expiration, ainsi que de s’informer des frais se rattachant aux transactions de retrait.
Les transferts de fonds
À envisager lorsqu’il est possible d’ouvrir un compte à l’étranger et spécialement pour le transfert de grosses sommes d’argent (ex. : Western Union).
La carte de guichet
Il est important de vérifier si elle peut être utilisée à l’étranger et de s’informer de sa limite quotidienne de retrait. Il est toujours prudent d’avoir une copie de sécurité.
Pour les départs au semestre d’hiver, la production d’une déclaration d’impôts à distance est possible par transmission électronique via un code d’accès. On peut également mandater une personne de confiance pour remplir sa déclaration de revenus ou bien, pour obtenir les informations de ses relevés afin de faire sa déclaration en ligne.
Elle est parfois demandée pour l’obtention d’un visa. Cela peut être sous forme d’une lettre de son institution financière établissant la preuve de ses moyens financiers ou d’une lettre de ses parents/tuteurs attestant la prise en charge.
Une procuration est un document autorisant une personne de confiance à gérer ses affaires financières et personnelles au Canada pendant son séjour à l’étranger.
Vigilance financière et sécurité de ses effets de valeur
Quelques conseils pratiques:
Il n'est pas toujours facile de partir! L’association HEChange peut t'aider
L’association organise, tout au long de l’année, de nombreuses activités et des voyages afin de prendre contact avec le monde de l’international tout en étant à HEC Montréal. Elle offre également un système de parrainage dans lequel on peut s’impliquer ainsi que de la documentation sur les différents pays.
Pour plus d’information :
hechange@hec.ca
http://www.hechange.ca
Local : RJ-889
Bien se renseigner sur son pays d’accueil, c’est démontrer du respect et de l’appréciation de son pays hôte:
Bien s’informer, c’est aussi éviter les mauvaises surprises et s’aider à parer à un éventuel « choc culturel».
Quelques petits trucs pour parer au choc culturel lors du séjour… et lors du retour
Plusieurs démarches importantes sont requises avant, pendant et après le séjour d’études à l'étranger.
Un « Aide-mémoire » a été élaboré afin d’aider le participant à bien coordonner ces démarches et de l’assurer… de ne rien oublier.
Vivez l'expérience de nos étudiants en échange. Lisez et commentez leurs billets sur le blogue des échanges internationaux.
