3° Assignation d'une destination d'échange
4° Acceptation ou refus de l'offre de participation
5° Désistement du programme d'échange
Dans un premier temps, soit à la fin janvier de l’année courante
Les étudiants rencontrés en entrevue de sélection seront ceux ayant la moyenne exigée (soit égale ou supérieure à 2,7) au moment de la période officielle de dépôt de candidature.
Dans un deuxième temps, soit à la fin août ou au début de septembre de l’année scolaire d’échange
Les étudiants éligibles concernés par les situations décrites à la note 1 et 2 seront rencontrés en entrevue de sélection.
Tous les étudiants éligibles sont convoqués en entrevue de sélection avec un membre du comité de sélection.
Cette rencontre, quoi qu’informelle, est déterminante. Elle a pour but de connaître davantage le candidat. Elle permet d'identifier ses intérêts, ses motivations, ses aptitudes, ses goûts et sa personnalité ainsi que d’échanger sur ses expériences personnelles et professionnelles antérieures.
Le profil académique de l’étudiant est inévitablement discuté et selon la pertinence, la connaissance des langues est testée.
Les préférences de destination seront également abordées afin d'en connaître les motifs. Bien que ces préférences soient considérées, elles ne sont point déterminantes lors de l’assignation des destinations.
Votre dossier de candidature sera évalué à partir de l’ensemble de ces données.
Les habilités interpersonnelles combinées à la performance scolaire, forment l'ambassadeur idéal de HEC Montréal.
Lors de l'entrevue, le candidat est évalué par méthode de pointage. Une note globale est ainsi attribuée:
- Cinquante pourcent de la note est accordée aux résultats académiques (moyenne cumulée) et à la connaissance (niveau) des langues
- L'autre cinquante pourcent tient compte de l'implication parascolaire (travail et/ou activités) de l’étudiant, de son ouverture d'esprit, de sa capacité d'intégration, de sa motivation personnelle et de son aptitude à bien représenter l'École.
La note globale permet ensuite d'effectuer le classement final.
Chaque étudiant éligible se voit attribuer une place dans un établissement partenaire à un trimestre donné (automne ou hiver) en fonction des places disponibles par établissement.
Afin de connaitre sa destination d’échange, l’étudiant doit avant tout aller consulter le calendrier des activités du BAEI afin de connaître la date de verdict de participation au programme d’échanges du comité de sélection. À la date mentionnée, il s’agit de se connecter à HEC en ligne , puis d’aller sous la rubrique "Dossier universitaire" et de sélectionner les onglets " Demande échange international " puis " Verdict ".
Lors d’un verdict favorable, l'information suivante apparaît à l'écran :
- Nom de l'établissement universitaire
- Ville et pays
- Trimestre de départ
Le verdict est définitif et il n'y a aucune liste d'attente.
Par ailleurs, il n'est aucunement possible de négocier un changement de destination et/ou de trimestre de départ.
Afin de prendre une décision éclairée et réfléchie, il est fortement suggéré de consulter le site Internet de l'établissement d'accueil et de bien s’informer sur la destination offerte avant de confirmer l'acceptation ou le refus de l’offre via HEC en ligne.
S'il accepte l'offre d'échange, l'étudiant devra acquitter les frais de participation de 200 $ via HEC en ligne.
En cas de refus à l’offre de participation au programme, l’étudiant doit obligatoirement le signaler via « HEC en ligne » aussitôt que possible et au plus tard à la date d’échéance établie. Aucune nouvelle proposition de participation ne sera offerte à cet étudiant pour l’année d’échange visée.
Si pour des raisons obligeantes, l’étudiant doit se désister du programme d'échanges internationaux avant le départ, il doit prendre rendez-vous avec une conseillère du BAEI dans les plus brefs délais.
Si le désistement à lieu après la date limite fixée pour répondre à l'offre, l'étudiant devra payer 200 $ de frais de désistement (en plus des 200 $ déjà payés lors de l'acceptation de l'échange)
Si malencontreusement, l’étudiant doit interrompre le séjour d’échange à l’étranger, il doit immédiatement et avant tout contacter une conseillère du B.A.E.I. afin de gérer la situation en bonne et due forme.
Il est possible de déposer un nouveau dossier de candidature pour l’année d’échange suivante suite à un désistement au programme. L’étudiant devra refaire tout le processus comme une première demande de participation et il devra également satisfaire aux exigences de l’année de promotion en cours. Le nouveau dossier sera évalué en même temps et au même titre que les autres candidatures nouvellement reçues.
Il est important de noter que les destinations et le nombre de places sont pour l'année en cours de promotion et ne peuvent être considérées pour les promotions futures.
Les destinations d’échange ne sont pas interchangeables. Elles sont attribuées suite à l'évaluation du dossier de candidature et du profil personnel et académique de chaque étudiant en particulier. Il n'y a aucune liste d'attente pour les destinations.
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