Offres d'emploi

Secrétaire aux activités d'enseignement -

Service de l'enseignement des sciences comptables

À noter qu'il s'agit d'un emploi temporaire, temps plein, pour une durée indéterminée.

Secteur de travail

Le Service de l’enseignement des sciences comptables comprend des professeurs et chercheurs spécialisés en sciences comptables et dans les normes internationales : comptabilité financière, comptabilité de gestion (ou management), fiscalité et droit fiscal, vérification, audit et contrôle, éthique et gouvernance, etc. 

Sommaire de la fonction

Le ou la secrétaire aux activités d’enseignement est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Transcrit ses notes à l’ordinateur et corrige les textes des lettres, des travaux pratiques, des examens ainsi que des rapports. Dactylographie également à partir de brouillons et de textes déjà dactylographiés.
• Voit à l'organisation matérielle des cours : 
  • transcrit les plans de cours sur le site de Zone Cours;
  • ajoute les notes de cours et les cas requis à chaque séance de cours;
  • transcrit les horaires de cours;
  • prépare les recueils et assure le suivi de leur production;
  • commande divers documents pédagogiques;
  • fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
  • planifie les devoirs et les questionnaires en ligne;
  • produit les rapports de devoirs en ligne et en transmet les notes;
  • prépare les fichiers Excel (incluant formules, tableaux et graphiques) pour la compilation des notes;
  • compile et transmet les résultats intermédiaires et finaux sur HEC en ligne;
  • met en page et assure le suivi des examens;
  • réserve des locaux et lorsque requis des lunchs pour des rencontres de correction;
  • fait le suivi avec les correcteurs et leur transmet l’information et les fichiers requis;
  • organise la planification de remise de cas avec l’outil de remise approprié;
  • fait la révision linguistique des examens et autres documents lorsque requis.
• Inscrit de nouveaux sites de cours sur Zone Cours et effectue régulièrement leur mise à jour. Lorsque requis, diffuse l’information dans HEC en ligne.
• Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale : envoi de télécopies, de notes internes, etc.  Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
• Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
• Informe les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
• Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche ou de promotion des professeurs, le curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
• Tient à jour les fichiers et les dossiers.
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal.
• Assure le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation, demandes d’autorisation d’engagement, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel ou tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
• Effectue toute autre tâche nécessitée par ses fonctions ou à la demande de son supérieur immédiat et lui soumet tout dossier requérant une attention particulière.

Profil recherché

Scolarité et expérience

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat (veuillez fournir une copie de vos diplômes)
• Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Connaissances spécifiques à l’emploi

• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web

Aptitudes et qualités recherchées

• Habiletés dans la mise en page de textes
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
• Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
• Autonomie et initiative

Atouts

• Connaissance des applications Sharepoint et de Zone Cours 2,0 (Intranet)
• Connaissance de l'application Rhythmyx

Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir, le plus tôt possible, votre curriculum vitae ainsi qu’une copie de vos diplômes à rh.dotation@hec.ca ou par télécopie au 514 340-6780.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.