Offre d'emploi

Préposé, préposée à l'organisation scolaire (examen) - Registrariat

À noter qu'il s'agit d'un emploi temporaire, temps plein, d'une durée approximative d'une année.

Secteur de travail

Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Ses champs d’activité principaux sont l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants.

Sommaire de la fonction

Le préposé ou la préposée à l’organisation scolaire (examen) effectue un ensemble de tâches relatives aux examens (assemblage des pochettes d’examens, remise des pochettes d’examens aux correcteurs et saisie des retours de correction, archivage, consultation de sa copie d’examen par les étudiants et suivi des demandes de révision de notes, etc.).

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés au calendrier universitaire.
• Effectue la préparation matérielle des pochettes d’examens. À cet effet, fait imprimer et assemble les documents selon les spécificités précisées pour chaque examen (nombre de copies, fiche des présences, langue des cahiers de réponses, etc.), les met sous enveloppe et identifie les pochettes. Prépare des pochettes distinctes pour les cas spéciaux (prolongation de la durée, examen à distance, etc.).
• Prépare l’envoi des pochettes pour les examens ayant lieu dans les différents édifices ou campus.
• Effectue les ajustements requis aux pochettes d’examens découlant des avis de changement.
• Suite aux examens, remet les pochettes aux correcteurs; récupère les pochettes une fois les corrections terminées.
• Effectue la préparation matérielle et logistique des consultations de copies d’examens par les étudiants et veille à leur bon déroulement (prise de rendez-vous, respect du temps alloué, sortie et classement des copies d’examens, etc.).
• Recueille et saisit à l’aide du logiciel approprié les formulaires de demande de révision de notes et en assure le suivi. Lorsque requis, voit à la facturation des frais.
• Effectue l’archivage des cahiers d’examens, dans le respect du système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal.
• Manipule des caisses de documents : cahiers d’examens, pochettes, etc.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Scolarité et expérience

• Diplôme d'études secondaires (veuillez fournir une copie de vos diplômes)
• Minimum d’une année d'expérience de travail pertinente

Connaissances spécifiques à l’emploi

• Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Aptitudes et qualités recherchées

• Sens de l’organisation, esprit méthodique, rigueur et précision
• Être disposé à fournir des efforts physiques
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers très serrés
• Connaissance des logiciels de la suite Office 2007
• Intérêt et aisance pour l’apprentissage et l’utilisation des systèmes informatiques
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)

Atout

• Connaissance de PeopleSoft

Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir, le plus tôt possible, votre curriculum vitae ainsi qu’une copie de vos diplômes à rh.dotation@hec.ca ou par télécopie au 514 340-6780.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.