Offre d'emploi

Agent-conseil, agente-conseil aux études - Registrariat

Secteur de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants.  Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Sommaire de la fonction

L’agent-conseil ou l’agente-conseil aux études est responsable des analyses, du traitement technique et des divers contrôles associés aux différentes étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Informe les étudiants sur les programmes et les règlements de HEC Montréal et rencontre ceux qui en manifestent le besoin.
• Répond à toute demande d’information portant sur les programmes d’études de son secteur d’activité.
• Participe à l'accueil des candidats et des étudiants lors de séances d'information ou de toute autre activité d'accueil.
• Collabore à la rédaction et aux mises à jour des documents d’information et de communication.
• Analyse les dossiers de réadmission et les demandes de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin et appose les verdicts transmis aux candidats.
• Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées, s’il y a lieu, et s'assure de la cohérence des réponses rendues avant d'en transmettre le contenu aux étudiants.
• Analyse, autorise et traite les demandes d’inscription par entente interuniversitaire.
• Étudie les dossiers des étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l’octroi du diplôme.
• Soumet à son supérieur immédiat tout dossier requérant une attention particulière.
• Effectue la mise à jour des dossiers des étudiants.
• Agit au besoin comme personne-ressource lors de l'élaboration et de la révision des procédures, propose des modifications, des améliorations aux méthodes de travail et des solutions.
• Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers techniques tels que les statistiques administratives, la jurisprudence de la reconnaissance des acquis, les règlements et les procédures administratives et pédagogiques.
• Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

Profil recherché

Scolarité et expérience

• Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente (veuillez fournir une copie de vos diplômes)
• Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Connaissances spécifiques à l’emploi

• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (notamment Word et Excel)

Aptitudes et qualités recherchées

• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
• Bonne capacité d'analyse et de synthèse
• Habiletés dans les communications orales et écrites
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Capacité de travailler sous pression et en équipe
• Ouverture au multiculturalisme
• Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier

Atout

• Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire

Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir, le plus tôt possible, votre curriculum vitae ainsi qu’une copie de vos diplômes à rh.dotation@hec.ca ou par télécopie au 514 340-6780.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

HEC Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.