Le contenu

Organisation d'événements

+

Financement des activités

Commandites externes

Afin de coordonner les efforts de sollicitation de l’École et des regroupements étudiants, ceux-ci sont invités à discuter de leur plan de commandite avec la Fondation HEC Montréal via fondation.hecmontreal@hec.ca.

Prenez note que la distribution ou promotion des produits et services de vos commanditaires est interdite dans l’École.

   

Demande de financement à l'École

Grâce à Alumni HEC Montréal qui entretient des liens privilégiés avec ses diplômés et les corporations ainsi qu'au Fonds Leadership, l’École peut contribuer financièrement à la réalisation d’activités étudiantes. À noter qu’un plan de visibilité est exigé.

Vous devez respecter les critères d’évaluation et les modalités, remplir les formulaires de demande et respecter la date limite de dépôt.

Seuls les regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal peuvent déposer des demandes de financement.

 

Levées de fonds

Les levées de fonds dans l’École sont autorisées pour les regroupements étudiants.

Règles à suivre :

  • Les activités peuvent avoir lieu au rez-de-jardin de l’édifice Côte-Sainte-Catherine et dans le hall des diplômés au 3e étage de l’édifice Decelles. La sollicitation sur les étages est interdite afin de ne pas nuire aux activités du corps professoral et du personnel;
  • Les activités doivent être menées par des étudiants de l’École. Il est interdit de les impartir à des personnes de l’extérieur;
  • Une autorisation des Services aux étudiants est requise. En faire la demande à vie.associative@hec.ca.
+

Activités en lien avec l'emploi

Afin de maximiser les opportunités d'emploi pour ses étudiants, finissants et diplômés, le Service de gestion de carrière de HEC Montréal développe à long terme des relations d'affaires privilégiées avec un très grand nombre d'entreprises et autres organisations.

Les regroupements étudiants qui désirent organiser des activités reliées à l’emploi doivent le faire en collaboration avec le Service de gestion de carrière.

Pour appuyer cette démarche, il est essentiel que les regroupements étudiants soumettent, dès que possible en début d'année académique, une liste complète de toutes les activités prévues en lien avec l'emploi (ex. réseautage, recrutement, etc.). Cette liste devra inclure une brève description de l'activité ainsi que le nom des entreprises participantes.

Cette liste, ainsi que toute autre activité de même nature ajoutée en cours d'année, devra être communiquée à vie.associative@hec.ca, ainsi qu'à christian.denis@hec.ca, le directeur du Service de gestion de carrière de l'École.

+

Réservation d'un local ou d'un kiosque

Réservation d'un local

Formulaire en ligne de demande de réservation

  

Réservation d'un kiosque

Des kiosques sont mis à la disposition exclusive des regroupements étudiants (tout étudiant voulant promouvoir une initiative personnelle ne peut y avoir accès).

  • Édifice CSC, entrée Louis-Colin : Les kiosques 1 à 8 sont installés en permanence au rez-de-jardin sous l’escalier Sud, à côté et en face du guichet de la Banque Nationale.
  • Édifice Decelles : Un emplacement pour un kiosque est disponible dans le Hall des diplômés au 3e étage.

Pour toute demande, écrire à vie.associative@hec.ca en faisant mention du responsable, de la date désirée et une description de l’activité. 

Les regroupements étudiants peuvent vendre des produits alimentaires aux kiosques qui leur sont réservés.

Pour plus d'informations, veuillez vous rendre sur la page Réservation d'un local ou d'un kiosque.

+

Heures permises pour la tenue des événements

Les événements doivent avoir lieu durant les heures d’ouverture de l’École :

  • De 7 h à 22 h du lundi au vendredi;
  • De 7 h à 17 h les samedis et dimanches.

De façon exceptionnelle, quelques activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture. Il faut obligatoirement en obtenir l'autorisation auprès des Services aux étudiants en écrivant à vie.associative@hec.ca.

+

Service traiteur de la Coop HEC Montréal

Par l’entremise du Service de traiteur de la Coop HEC Montréal, il est possible de commander des petits déjeuners, pauses café, banquets ou cocktails ainsi que le service d'accueil.

Procédure à suivre pour commander

  1. Consulter les menus sur le site Internet de la Coop HEC Montréal;
  2. Compléter le formulaire de demande de service disponible sur le siteau minimum 7 jours avant l’événement;
  3. Transmettre le formulaire à service.traiteur@hec.ca;
  4. 72 heures avant l’événement, confirmer au Service de traiteur le nombre de personnes présentes à service.traiteur@hec.ca.
+

Alcool

Les informations ci-dessous sont extraites de la « Politique sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées ». Tout membre de regroupement étudiant a l’obligation d’en prendre connaissance et de respecter cette politique.

Permis d’alcool

L’obtention d’un permis est obligatoire pour avoir le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées. La Coop HEC Montréal peut vous offrir ce service. Écrivez-leur à service.traiteur@hec.ca.

+

Emprunt et location d'équipement

Matériel audiovisuel

Il est possible d’obtenir du matériel et des services de techniciens auprès du service de l’audiovisuel. Consulter et déposer les demandes à audiovisuel.info@hec.ca.

Prévoir des frais pour :

  • L'installation et/ou opération pour le matériel utilisé lors d’activités réalisées à l’École;
  • Location, selon le type de matériel, pour utilisation à l’extérieur de l’École.

Si le matériel emprunté ou loué ne peut être remis pendant les heures d’ouverture de l’École, une entente avec le Service de l’audiovisuel doit être prise au moment de la réservation. Des frais peuvent s'appliquer si le matériel n'est pas remis tel que livré.

Pour du soutien et la planification d’événements majeurs, communiquer avec un responsable du service de l’audiovisuel au moins 2 semaines avant l’événement.

 

Un technicien est obligatoire lorsque vous réservez l'Amphithéâtre Banque Nationale.

   

Installation de décors au salon l’Oréal

Le prêt d’un escabeau pour l’installation de décor ou d’équipement est possible auprès de l’AEHEC, il faut en faire la demande à aehec@hec.ca.

+

Accès au réseau sans fil

Lors de vos événements, il est possible de fournir un accès au réseau sans-fil à vos invités et participants. Vous devez en faire la demande à vie.associative@hec.ca.

+

Ignifugation des décors et bannières

Il est possible que les décors et bannières installés sur les lieux de l’événement doivent être ignifugés. Une vérification auprès du Service de la sécurité est obligatoire.

+

Annulation d'activités

En cas d’annulation d’une activité, il importe de :

  • Annuler la réservation en ligne à l’aide du formulaire de demande initiale;
  • Aviser le Service de la sécurité ainsi que les services de l’École dont les services avaient été requis : audiovisuel, Maximo, Service de traiteur de la Coop HEC Montréal.
  • Annuler toute promotion sur le réseau ADN et aux communications électroniques;
  • Aviser la direction des communications si des dignitaires ou journalistes devaient être présents à l’activité.

Le non-respect de ces avis d'annulation peut entraîner des frais.

+

Sécurité

Les règles et conditions établies par le Service de la sécurité doivent être respectées intégralement :

  • La période durant laquelle l’alcool pourra être consommé;
  • Le nombre d’agents de sécurité requis pour l’activité en fonction des risques liés à celle-ci, consultez le tableau du nombre d'agents requis par type d'activités.

Le contrôle d’accès des mineurs est sous la responsabilité des organisateurs et peut se faire en collaboration avec la sécurité, avec une entente préalable. Une estampe sur la main peut leur être apposée à l’entrée, les organisateurs ont l’obligation et la responsabilité de ne leur servir aucun alcool.

+

Affichage

Seules les affiches promotionnelles des activités des regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal sont autorisées dans les édifices Côte-Sainte-Catherine et Decelles. La distribution de brochures, dépliants ou feuilles volantes est interdite dans l’École.

Aucun affichage publicitaire externe n'est permis à l'École. Exceptionnellement, les noms et logos des commanditaires spécifiques aux activités des regroupements étudiants peuvent être affichés lors de la tenue de celles-ci. En aucun cas, les produits et services offerts par ces entreprises ne peuvent être annoncés ni distribués de quelque façon que ce soit.

 

Règles à respecter pour affiche promotionnelle

  • Prédominance du français conformément à la loi 101
  • Aucun texte à caractère haineux, violent, sexiste, raciste ou discriminatoire
  • Ne pas promouvoir la consommation d’alcool par exemple : « boisson à volonté » ou « 2 pour 1 »
  • Doit inclure le nom et/ou le logo du regroupement étudiant organisateur de l'événement
  • Obtenir une autorisation d'affichage (estampille) pour affiche papier

Toute affiche ne respectant pas ces règles sera refusée.

  

Affiche promotionnelle papier

Nombre d'affiches

  • 5 x Édifice Côte-Sainte-Catherine
  • 2 x Édifice Decelles
  • 1 x Babillard des Services aux étudiants

Emplacement

Aucune affiche ne peut être installée sur les éléments architecturaux ni sur le mobilier de l’École. Seuls les endroits d’affichage suivants sont permis :

Édifice Côte-Sainte-Catherine

  • Babillards du rez-de-chaussée (extrémité des cases);
  • Babillards du corridor ouest des locaux de regroupements étudiants sont réservés aux étudiants des cycles supérieurs seulement;
  • Babillard des Services aux étudiants

Édifice Decelles

  • Babillards de la cafétéria

  

Obtention d'une autorisation d’affichage

Les regroupements étudiants doivent faire estampiller leurs affiches aux endroits suivants :

  • AEHEC et ses comités : Édifice Côte-Sainte-Catherine, local RJ.741
  • Autres regroupements étudiants : Services aux étudiants, édifice Côte-Sainte-Catherine local RJ.711

   

Écrans ADN (Affichage Dynamique Numérique)

Pour annoncer la tenue d’un événement sur les écrans plats de l’École, les regroupements étudiants doivent soumettre une demande à la Direction des communications via adn@hec.ca au moins 10 jours ouvrables avant la date de l'activité à annoncer. Pour spécifications techniques et information, consulter la documentation sur les écrans ADN ainsi que la politique éditoriale.

La personne responsable du réseau ADN conçoit et réalise votre annonce. Cette dernière détermine aussi l’horaire et les canaux de diffusion.

  

Écran des Services aux étudiants

Un écran à l’entrée du corridor du Salon L’Oréal est à la disposition des regroupements étudiants. Cet écran est indépendant du réseau ADN.

Pour y publier une activité, vous devez faire la demande par courriel à vie.associative@hec.ca et y joindre votre image promotionnelle.

Format de l'image

  • .jpg
  • dimension 16:9
  • orientation paysage

Contenu de l'image (minimum)

  • Date
  • Titre de l'activité
  • Lieu
  • Nom et/ou logo du regroupement étudiant organisateur

Étudiants > Vie sur le campus > Vie associative > Organisation d'événements