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Organisation d'événements

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Financement des activités

Commandites externes

Afin de coordonner les efforts de sollicitation de l’École et des regroupements étudiants, ceux-ci sont invités à discuter de leur plan de commandite avec la Fondation HEC Montréal via fondation.hecmontreal@hec.ca.

La distribution et la promotion des produits et services de vos commanditaires sont interdites dans l’École.

   

Demande de financement à l'École

Grâce à Alumni HEC Montréal qui entretient des liens privilégiés avec ses diplômés et les corporations ainsi qu'au Fonds Leadership, l’École peut contribuer financièrement à la réalisation d’activités étudiantes. À noter qu’un plan de visibilité est exigé.

Vous devez respecter les critères d’évaluation et les modalités, remplir les formulaires de demande et respecter la date limite de dépôt. Toutes les informations sont disponibles sur la page Financement des activités étudiantes

Seuls les regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal peuvent déposer des demandes de financement.

 

Levées de fonds

Les levées de fonds dans l’École sont autorisées pour les regroupements étudiants reconnus de l’École.

Règles à suivre

  • Les activités peuvent avoir lieu au rez-de-jardin de l’édifice Côte-Sainte-Catherine dans des salles fermées uniquement et dans la salle Port-Cartier au 2e étage de l’édifice Decelles. La sollicitation sur les étages est interdite afin de ne pas nuire aux activités du corps professoral et du personnel;
  • Les activités doivent être menées par des étudiants de l’École. Il est interdit de les impartir à des personnes de l’extérieur;
  • Une autorisation des Services aux étudiants est requise. En faire la demande à vie.associative@hec.ca.
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Activités en lien avec l'emploi

Le Service de gestion de carrière de HEC Montréal a la responsabilité de coordonner toutes les activités de recrutement sur le campus.

Les regroupements étudiants qui désirent organiser des activités reliées à l’emploi doivent, avant d’entreprendre toute démarche, communiquer avec le Service de gestion de carrière. Le Service de gestion de carrière veillera à éviter le chevauchement d’événements de recrutement pouvant être préjudiciables aux employeurs et aux étudiants et évaluera la possibilité d’une collaboration pour soutenir l'activité.

Pour appuyer cette démarche, il est essentiel que les regroupements étudiants soumettent, dès que possible en début d'année universitaire, une liste complète de toutes les activités prévues en lien avec l'emploi (ex. réseautage, recrutement, etc.). Cette liste devra inclure une brève description de l'activité ainsi que le nom des entreprises participantes.

Cette liste, ainsi que toute autre activité de même nature ajoutée en cours d'année, devra être communiquée à vie.associative@hec.ca, ainsi qu'à christian.denis@hec.ca, le directeur du Service de gestion de carrière de l'École.

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Réservation d'un local ou d'un kiosque

Réservation d'un local

Réservation en ligne

  

Réservation d'un kiosque

Des kiosques sont mis à la disposition exclusive des regroupements étudiants.

  • Édifice CSC, entrée Louis-Colin : Les kiosques 1 à 8 sont installés en permanence au rez-de-jardin sous l’escalier Sud, à côté et en face du guichet de la Banque Nationale.
  • Édifice Decelles : Un emplacement pour un kiosque est disponible dans le Hall des diplômés au 3e étage.

Pour toute demande, écrire à vie.associative@hec.ca en faisant mention du responsable, de la date désirée et une description de l’activité. 

Les regroupements étudiants peuvent vendre des produits alimentaires aux kiosques qui leur sont réservés.

Pour plus d'informations, veuillez vous rendre sur la page Réservation d'un local ou d'un kiosque.

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Heures permises pour la tenue des événements

Les événements doivent avoir lieu durant les heures d’ouverture de l’École :

  • De 7 h à 22 h du lundi au vendredi;
  • De 7 h à 17 h les samedis et dimanches.

De façon exceptionnelle, quelques activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture. Il faut obligatoirement en obtenir l'autorisation auprès des Services aux étudiants en écrivant à vie.associative@hec.ca.

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Alcool

Les informations ci-dessous sont extraites du Règlement sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées. Tout membre de regroupement étudiant a l’obligation de prendre connaissance de cette politique et de la respecter.

Permis d’alcool

L’obtention d’un permis est obligatoire pour avoir le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées à l'École. La Coop HEC Montréal étant la détentrice officielle du permis d’alcool à l’École, vous devez passer par leurs services, en leur écrivant à l’adresse service.traiteur@hec.ca.

Avant de contacter la COOP, assurez-vous d’avoir reçu le courriel de confirmation de traitement de votre demande de réservation de salle (validée par les Services aux étudiants et le Service de la sécurité) et d’avoir consulté les indications laissées par ces deux services dans le formulaire.
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Sécurité

Les règles et conditions établies par le Service de la sécurité doivent être respectées intégralement :

  • La période durant laquelle l’alcool pourra être consommé;
  • Le nombre d’agents de sécurité requis pour l’activité en fonction des risques liés à celle-ci.

Le contrôle d’accès des mineurs est sous la responsabilité des organisateurs et peut se faire en collaboration avec la sécurité, selon une entente préalable. Une estampe peut leur être apposée sur la main à l’entrée. Les organisateurs ont l’obligation et la responsabilité de ne leur servir aucun alcool.

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Service des projets d’aménagement et Maximo

Pour tout événement d’envergure, avec ou sans alcool, ou nécessitant un aménagement de la salle différent de la configuration de base, vous devez demander un plan d’aménagement à l’adresse suivante : amenagement.evenement@hec.ca.

Une fois le(s) plan(s) réalisé(s), vous devez faire vos demandes d’aménagement auprès du Service des immeubles (Maximo). Veuillez remplir le formulaire disponible sur le site du Service des immeubles et l’envoyer à l’adresse : maximo@hec.ca en joignant le(s) plan(s) réalisé(s) par le Service des projets d’aménagement.

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Service de l'audiovisuel

Il est possible d’obtenir du matériel et des services de techniciens auprès du service de l’audiovisuel. Consultez et déposez les demandes à audiovisuel.info@hec.ca.

Prévoir des frais pour :

  • L'installation et/ou l'opération du matériel utilisé lors d’activités réalisées à l’École;
  • La location, selon le type de matériel, pour utilisation à l’extérieur de l’École.

Si le matériel emprunté ou loué ne peut être remis pendant les heures d’ouverture de l’École, une entente doit être prise avec le Service de l’audiovisuel au moment de la réservation. Des frais peuvent s'appliquer si le matériel n'est pas remis tel que livré.

Pour du soutien et la planification d’événements majeurs, communiquez avec un responsable du service de l’audiovisuel au moins 2 semaines avant l’événement.

 

La présence d'un technicien du Service de l'audiovisuel est obligatoire lorsque vous réservez l'Amphithéâtre Banque Nationale.

 

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Service traiteur de la Coop HEC Montréal

Il est possible de commander des petits déjeuners, pauses café, banquets ou cocktails ainsi que le service d'accueil au Service de traiteur de la Coop HEC Montréal.

Procédure à suivre pour commander

  1. Consulter les menus sur le site Internet de la Coop HEC Montréal;
  2. Remplir le formulaire de demande de service disponible sur le siteau minimum 7 jours avant l’événement;
  3. Transmettre le formulaire à service.traiteur@hec.ca;
  4. 72 heures avant l’événement, confirmer au Service de traiteur le nombre de personnes présentes à service.traiteur@hec.ca.

Avant toute démarche auprès du service traiteur de la COOP, assurez-vous d’avoir reçu le courriel de confirmation de traitement de votre demande de réservation de salles.

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Affichage

Seules les affiches promotionnelles des activités des regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal sont autorisées dans les édifices Côte-Sainte-Catherine et Decelles. La distribution de brochures, dépliants ou feuilles volantes est interdite dans l’École.

Exceptionnellement, les noms et logos des commanditaires spécifiques aux activités des regroupements étudiants peuvent être affichés lors de la tenue de ces activités. En aucun cas, les produits et services de ces entreprises ne peuvent être annoncés ni distribués.

 

Règles à respecter pour affiche promotionnelle

  • Prédominance du français conformément à la loi 101
  • Aucun texte à caractère haineux, violent, sexiste, raciste ou discriminatoire
  • Aucune promotion de la consommation d'alcool n'est permise à l'École
  • Doit inclure le nom et/ou le logo du regroupement étudiant organisateur de l'événement

Obtenir une autorisation d'affichage (estampille) pour affiche papier

  • Toute affiche ne respectant pas ces règles sera refusée.

  

Affiche promotionnelle papier

Nombre d'affiches

  • Édifice Côte-Sainte-Catherine : 5
  • Édifice Decelles : 2
  • Babillard des Services aux étudiants : 1

Emplacement

Aucune affiche ne peut être installée sur les éléments architecturaux ni sur le mobilier de l’École. Seuls les endroits d’affichage suivants sont permis :

Édifice Côte-Sainte-Catherine

  • Babillards du rez-de-chaussée (extrémité des cases);
  • Babillards du corridor ouest des locaux de regroupements étudiants (réservés aux étudiants des cycles supérieurs seulement);
  • Babillard des Services aux étudiants

Édifice Decelles

  • Babillards de la cafétéria

  

Obtention d'une autorisation d’affichage

Les regroupements étudiants doivent faire estampiller leurs affiches aux bureaux des Services aux étudiants, édifice Côte-Sainte-Catherine, local RJ.711.

   

Écrans ADN (Affichage Dynamique Numérique)

Pour annoncer la tenue d’un événement sur les écrans plats de l’École, les regroupements étudiants doivent soumettre une demande à la Direction des communications via adn@hec.ca au moins 10 jours ouvrables avant la date de l'activité à annoncer. Pour spécifications techniques et information, consulter la documentation sur les écrans ADN ainsi que la politique éditoriale.

La personne responsable du réseau ADN conçoit et réalise votre annonce. Elle détermine aussi l’horaire et les canaux de diffusion.

  

Écran des Services aux étudiants

Un écran, situé à l’entrée du corridor du Salon L’Oréal, est à la disposition des regroupements étudiants.

Pour y publier une activité, vous devez faire la demande par courriel à vie.associative@hec.ca et y joindre votre image promotionnelle au moins 10 jours ouvrables avant la date de l’événement.

Format de l'image

  • .jpg
  • dimension 16:9
  • orientation paysage

Contenu de l'image (minimum)

  • Date
  • Titre de l'activité
  • Lieu
  • Nom et/ou logo du regroupement étudiant organisateur
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Présence de commanditaires

Des commanditaires peuvent être présents à l'un de vos événements.

Règles à suivre

  • Le stand des commanditaires doit se trouver dans un espace fermé auquel seul le public visé peut accéder.
  • Aucune sollicitation n'est autorisée.
  • Aucune distribution d'alcool n'est autorisée.
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Accès au réseau sans fil

Lors de vos événements, il est possible de fournir un accès au réseau sans-fil à vos invités et participants. Vous devez en faire la demande à vie.associative@hec.ca.

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Ignifugation des décors et bannières

Il est possible que les décors et bannières installés sur les lieux de l’événement doivent être ignifugés. Une vérification auprès du Service de la sécurité est obligatoire.

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Annulation d'activités

En cas d’annulation d’une activité :

  • Annulez la réservation en ligne à l’aide du formulaire de demande initiale;
  • Avisez le Service de la sécurité ainsi que les services de l’École dont les services avaient été requis : audiovisuel, Maximo, Service de traiteur de la Coop HEC Montréal.
  • Annulez toute promotion sur le réseau ADN et aux communications électroniques;
  • Avisez la direction des communications si des dignitaires ou journalistes devaient être présents à l’activité.

Le non-respect de ces avis d'annulation peut entraîner des frais.


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