Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion de leurs locaux ainsi que de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local.
Pour l’AEHEC et ses comités, la gestion des clés se fait directement auprès de Nicole Laboursodière.
Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40 $ l’unité. Au cas où il serait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement serait facturé pour l’ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative@hec.ca.
Les noms des personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d’accès aux regroupements étudiants (voir ci-dessus la section « Formulaire d'autorisation d'accès »).
Lors d’un changement d’exécutif, le président sortant doit :
Le président entrant doit :
Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à vie.associative@hec.ca.
Le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable de la transmission des états de compte mensuels aux regroupements étudiants, ainsi que de la gestion des changements de signataires. Pour plus d'information, composer le 514 340-6236.
Le Service de la comptabilité et de la trésorerie assigne à chaque regroupement étudiant un code d’identification. Cette Combinaison de Champs de Structure (CCS, par exemple: 41-Z99-0-0-0) est l'équivalent de votre compte client pour l’École. Ce code sera utilisé pour la facturation.
Chaque année, vous devez aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés, exactement comme pour la banque. Veuillez écrire à lucie.plante@hec.ca pour obtenir le formulaire à remplir.
À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois. Le tableau ci-dessous indique les services de l’École qui facturent via le compte mensuel.
Les services rendus par l’École sont facturés mensuellement aux regroupements étudiants selon différents moyens.
Service | Facturation | Mode de paiement |
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Coop HEC Montréal - traiteur | Une facture papier de la Coop HEC Montréal. |
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Service de téléphonie | Une facture mensuelle transmise par courrier interne. |
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Service de l'audiovisuel Service des immeubles |
Un formulaire de transfert de compte est envoyé par chacun des services concernés. Il doit être approuvé et signé par le président. Le numéro de CSS doit être inscrit sur le formulaire. Chaque formulaire doit être retourné au service concerné par courrier interne. |
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Service de la sécurité | Une facture papier de l’entreprise externe. |
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Les regroupements étudiants doivent obligatoirement détenir une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits.
Par ailleurs, lors des activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.
En plus de l’assurance responsabilité civile pour les regroupements étudiants, les Services aux étudiants négocient une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.
Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative@hec.ca.
Annuellement, les Services aux étudiants organisent une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514-861-7429 poste 482
Les associations étudiantes peuvent obtenir une liste de courriels des étudiants de leur programme. La demande doit être faite aux Services aux étudiants à l'adresse vie.associative@hec.ca. Le président du regroupement ou le vice-président Communications devra signer un engagement à l’effet que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.
La signature automatique figurant dans le courriel adressé aux membres de la liste de distribution doit obligatoirement contenir un lien permettant aux étudiants de se désabonner. Afin de ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés.
Les regroupements étudiants administrent des sommes d’argent assez importantes qui leur sont confiées par leurs membres.
Chacun de ces regroupements a l’obligation de :
De plus, chacun des regroupements étudiants doit se conformer aux obligations énoncées dans les directives :
Certains membres des associations étudiantes de programme (AECS, AEHEC, AEMBA et AEPC) sont invités à siéger aux comités et conseils de l’École.
Les présidents de ces associations :