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Informations aux présidents d'associations et de regroupements

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Accès aux locaux

Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion et de l’attribution des clés de leurs locaux ainsi que de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local.

Pour ce faire, il doit :

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Changement d'exécutif

Lors d’un changement d’exécutif, il est important de :

  1. Inscrire les nouveaux dirigeants et enlever les anciens au Registraire des entreprises du Québec (Note très importante : toute personne inscrite au Registraire des entreprises du Québec a des responsabilités légales).
  2. Changer les signataires des chèques à la banque.
  3. Aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie de HEC Montréal des nouveaux responsables de la trésorerie.
  4. Faire parvenir la liste avec le logo au nom du regroupement étudiant en en-tête, des personnes ayant le privilège de faire des achats en boutique à la COOP HEC à manon.robert@hec.ca.
  5. Remplir le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants. Le nouveau président doit faire parvenir le formulaire à partir de son courriel HEC au service de la sécurité, et ce en format PDF, à securite@hec.ca. Le président doit aussi envoyer une copie de ce formulaire aux Services aux étudiants à vie.associative@hec.ca.
  6. Récupérer les clés en circulation et les remettre au successeur du président.
  7. Transmettre tous les mots de passe et codes d’utilisateur au futur président.
  8. Effectuer le ménage du local et de l’espace d’entreposage au RC.710.
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Clés

Le président a la responsabilité de la gestion des clés de son local.

  • À la fin de son mandat, le président sortant doit s'assurer de récupérer les clés en circulation et de les remettre aux Services aux étudiants.
  • Le président entrant doit remplir le formulaire d'entente de gestion des clés. Il doit ensuite venir le signer aux Services aux étudiants et remettre le chèque de dépôt correspondant (40$ par clé). Les Services aux étudiants lui remettront une copie du formulaire signé ainsi que les clés à remettre aux personnes de son équipe listées dans le formulaire.

Pour l'AEHEC et ses comités, veuillez noter que la gestion des clés se fait directement auprès de Nicole Laboursodière.

Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40$ l'unité. Au le cas où il deviendrait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement sera facturé pour l'ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative@hec.ca.

Les personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants.

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Comptabilité et états financiers

Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à vie.associative@hec.ca.

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Service de la comptabilité et de la trésorerie

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable de la transmission des états de compte mensuels aux regroupements étudiants ainsi que de la gestion des changements de signataires. Pour plus d'information, composer le 514 340-6236.

  

Changement de signataire

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie assigne à chaque regroupement étudiant un code d’identification. Cette « combinaison de champs de structure » ou CCS (par exemple, 41-Z99-0-0-0) est l'équivalent de votre compte client pour l’École. Il sera utilisé pour la facturation.

Chaque année, vous devez aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés, exactement comme pour la banque. Veuillez écrire à lucie.plante@hec.ca pour obtenir le formulaire à remplir.

  

État de compte mensuel

À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois. Ces frais doivent être acquittés le plus rapidement possible en envoyant un chèque, à l’ordre de HEC Montréal, au Service de la comptabilité et de la trésorerie, par courrier interne ou en personne au local DEC-6.260.

 

Les regroupements étudiants sont facturés mensuellement pour les services rendus par l’École selon différents moyens :

Service Facturation Mode de paiement
Coop HEC Montréal - traiteur Une facture papier de la Coop HEC Montréal.
  • Faire un chèque à l'ordre de la Coop HEC Montréal,
  • le retourner à la Coop HEC Montréal par courrier interne ou le déposer au local 2.320, édifice Decelles.
Service de téléphonie Une facture mensuelle transmise par courrier interne.
  • Faire un chèque à l'ordre de HEC Montréal,
  • l'envoyer au Service de la comptabilité et de la trésorerie par courrier interne ou le déposer au local 6.260, édifice Decelles.

Service de reprographie

Studio de design graphique

Service du courrier

Service d'entretien

Service de l'audiovisuel

Service de la sécurité

Un formulaire de transfert de compte est envoyé par chacun des services concernés. Il doit être approuvé et signé par le président. Le numéro de CSS doit être inscrit sur le formulaire.

Chaque formulaire doit être retourné au service concerné par courrier interne.

  • Un état de compte mensuel regroupant l'ensemble des formulaires approuvés durant le mois est envoyé par courrier interne.
  • Le paiement se fait par chèque à l'ordre de HEC Montréal. Il doit être acheminé au Service de la comptabilité et de la trésorerie par courrier interne ou déposé au local DEC-6.260.
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Assurance responsabilité civile des regroupements étudiants / assurance responsabilité des administrateurs

les regroupements étudiants doivent obligatoirement détenir une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits. Par ailleurs, lors d’activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.

En plus de cette assurance, les Services aux étudiants négocient une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser par suite d’un dommage causé à une tierce partie.

Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative@hec.ca.

Les Services aux étudiants organisent une rencontre annuelle avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514 861-7429 poste 482.

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Listes de distribution (courriels des étudiants)

Les associations étudiantes peuvent obtenir une liste de courriels des étudiants de leur programme. La demande doit être faite aux Services aux étudiants à vie.associative@hec.ca. Le président du regroupement ou le vice-président-communications doit signer un engagement indiquant que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.

La liste de distribution doit obligatoirement contenir, dans la signature automatique, un lien permettant aux étudiants de se désabonner.

Veuillez à ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés.

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Obligations envers HEC Montréal

Les regroupements étudiants administrent des sommes d’argent assez importantes qui leur sont confiées par leurs membres.

Chacun de ces regroupements a l’obligation de :

  • faire vérifier les états financiers par un vérificateur externe si le montant reçu à titre de revenus dépasse 60 000 $;
  • remettre une copie des états financiers annuels à vie.associative@hec.ca, au plus tard 3 mois après la fin de l'exercice financier.

De plus, chacun des regroupements étudiants doit se conformer aux obligations énoncées dans les politiques de reconnaissance :

Politique de reconnaissance des associations étudiantes  

Politique de reconnaissance des groupes d'intérêts  

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Comités et conseils de l'École

Certains membres des associations étudiantes de programme (AECS, AEHEC, AEMBA et AEPC) sont invités à siéger aux comités et conseils de l’École.

Les présidents de ces associations :

  • siégent, 4 fois par année, au Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE);
  • rencontrer, 1 fois par année, le Conseil pédagogique;
  • ainsi que les VPs Académiques ou de programme sont invités à rencontrer, 2 fois par année, le Comité des programmes.

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