Le Centre de reprographie offre des services de reproduction couleur et noir et blanc. Différents types de reliures sont disponibles.
Formats de transmission des documents acceptés :
Procédures :
Notes :
Pour plus d’informations sur les services du Centre de reprographie, contacter alain.delisle@hec.ca, CSC-RC.390, 514 340-6088.
Une salle de réunion pouvant accueillir une douzaine de personnes est mise à la disposition des regroupements étudiants (voir Procédure pour réserver la salle de réunion CSC-RJ.863).
Le Service de la gestion des documents et des archives de l’École offre aux regroupements étudiants un service de gestion et de garde de documents semi-actifs et la conservation de fonds d’archives (archives.info@hec.ca, 514 340-6576).
Par l’entremise du Service de traiteur de la Coop HEC Montréal, il est possible de commander des petits déjeuners, pauses café, banquets ou cocktails.
Procédure à suivre pour commander au Service de traiteur de la Coop HEC Montréal :
Avant de finaliser votre commande, assurez-vous que la soumission de la Coop HEC Montréal respecte votre budget et, après l’événement, assurez-vous d’acquitter le montant dû dans les meilleurs délais (voir la section « Facturation de services offerts par l’École »).
Le courrier des associations étudiantes est distribué dans leur local respectif.
Les comités de l’AEHEC peuvent recueillir leur courrier au secrétariat de leur association (CSC-RJ.741).
Les groupes d’intérêt reçoivent leur courrier dans le local CSC-RJ.818.
Les comités de l’AEHEC peuvent déposer leur courrier au secrétariat de leur association
(CSC-RJ.741).
Les Services comptables et de la trésorerie sont responsables de la transmission des états de compte mensuels aux regroupements étudiants ainsi que de la gestion des changements de signataires. Pour tout renseignement, composer 514 340-6236 (local DEC-6.260).
Les Services comptables et de la trésorerie assignent à chaque regroupement étudiant un code d’identification qui est appelé « combinaison de champs de structure » ou CCS (par exemple, 41-Z99-0-0-0), ce code est l’équivalent de votre compte client pour l’École. Il sera utilisé pour la facturation.
Chaque année, vous devez aviser les Services comptables et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés, exactement comme cela se fait pour la banque. Veuillez communiquer avec lucie.plante@hec.ca (téléphone : 514 340-6241) qui vous remettra le formulaire à remplir.
À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois. Ces frais doivent être acquittés le plus rapidement possible en envoyant un chèque, à l’ordre de HEC Montréal, aux Services comptables et de la trésorerie, par courrier interne ou en personne au local DEC-6.260.
Les regroupements étudiants sont facturés mensuellement pour les services rendus par l’École selon différents moyens :
| SERVICE | FACTURATION | MODE DE PAIEMENT |
|---|---|---|
| Coop HEC Montréal - traiteur | Une facture papier de la Coop HEC Montréal. | Faire un chèque à l'ordre de la Coop HEC Montréal et le retourner à la Coop HEC Montréal par courrier interne ou le déposer au local 2.320, édifice Decelles. |
| Service de téléphonie | Une facture mensuelle transmise par courriel et par courrier interne. | Faire un chèque à l'ordre de HEC Montréal et l'envoyer aux Services comptables et de la trésorerie par courrier interne ou le déposer au local 6.260, édifice Decelles. |
Service de reprographie Studio de design Graphique Service du courrier Service d'entretien Service de l'audiovisuel Service de sécurité | Un formulaire de transfert de compte est envoyé par chacun des services concernés et doit être approuvé et signé par le président. Le numéro de CSS doit être inscrit sur le formulaire.
Chaque formulaire doit être retourné au service concerné par courrier interne. | Un état de compte mensuel regroupant l'ensemble des formulaires approuvés durant le mois est envoyé par courrier interne.
Le paiement se fait par chèque à l'ordre de HEC Montréal et doit être acheminé aux Services comptables et de la trésorerie par courrier interne ou le déposer au local |
Un site WSS (Windows Sharepoint Services) a été créé pour chaque regroupement étudiant.
Ce site collaboratif permet aux membres des exécutifs de partager des documents centralisés à un même endroit, d’utiliser des forums de discussion, de mettre des annonces, etc. L’accès du site doit être limité aux équipes exécutives et non pas à l’ensemble des membres d’un regroupement étudiant. Cette limite est nécessaire pour respecter la capacité du système à supporter tous les utilisateurs d’un WSS. (Voir la liste des WSS à l’annexe 3.)
Un quota d’entreposage maximal a été fixé pour les regroupements étudiants. Ce quota est suffisant pour mettre sur le site des documents, des photos, des fichiers, etc. Les documents personnels n’y ont cependant pas leur place, seuls ceux servant à la bonne marche du regroupement étudiant doivent y être mis.
Chaque regroupement doit nommer un administrateur du site. L’administrateur aura pour rôle de créer des sous-sites si nécessaire et de gérer les utilisateurs (ajouter ou supprimer des utilisateurs et leur attribuer un niveau de droits d’utilisation à partir de quatre niveaux prédéfinis). Nous conseillons de n’accorder le rôle d’administrateur qu’à une ou deux personnes et de donner, par défaut, des droits de « concepteurs » à tous les autres membres de l’exécutif.
Lors d’un changement d’équipe exécutive, il est essentiel que l’administrateur sortant fasse le ménage du site WSS, qu’il désabonne les anciens membres et qu’il abonne l’administrateur de la nouvelle équipe.
Pour toute question technique, l’administrateur du site peut écrire à gti.techno.wss@hec.ca.
Le Service de gestion des technologies de l'information (GTI) fournit un ordinateur de table avec moniteur et logiciels de base (suite MS Office, antivirus, etc.) à chaque regroupement étudiant. Ces ordinateurs proviennent du renouvellement du parc informatique de l’École (typiquement 3 ans d’utilisation) et ils sont ajustés au besoin pour être conformes aux normes de l’École. Le remplacement de ces ordinateurs se fait généralement durant l’été. Le Service de gestion des technologies de l'information (GTI s’occupe de tout bris ou mal fonctionnement de ces ordinateurs. Pour faire une demande, contacter Chantal Prud'homme par courriel à vie.etudiante@hec.ca.
Il est possible pour chaque regroupement étudiant d’avoir un site Internet sur le serveur de l’École. Pour plus d’information, écrire à webmestre@hec.ca.
Le personnel du Studio de design graphique est composé d’infographistes et de designers graphiques. Il n’y a pas de photographe à l’emploi de l’École, les demandes sont transmises à des compagnies externes.
Le Studio de design graphique de HEC Montréal conçoit des bannières, des affiches, des dépliants, des brochures, de la papeterie, etc. Les textes, les images et le logotype des partenaires, s’il y a lieu, sont fournis par les regroupements étudiants.
L’impression en petite quantité de documents couleur telle que bannière ou affiche, plus grand que 11 x 17 pouces ou 12 x 18 pouces est réalisée directement au Studio de design graphique alors que l‘impression de type offset est transmise à une compagnie externe spécialisée en impression.
Afin de respecter une certaine uniformité dans l’affichage à l’École, les affiches et les bannières sont fixées sur des trépieds et non collées sur les murs. Lors de votre demande, vous devez préciser la date et le lieu de l’affichage. Les affiches et les bannières seront remises au Service des immeubles qui se chargera de l’installation. Note : Les poteaux blancs qui servent à suspendre les bannières ne doivent pas être utilisées à d’autres fins (quantité limitée).
Le Studio de design graphique est responsable de l’application des normes graphiques de l’École. Les esquisses de tous les documents portant le logotype de HEC Montréal doivent être présentées au Studio de design graphique pour approbation.
Pour plus d’information sur les services du Studio de design graphique, veuillez contacter chantal.faulkner@hec.ca (CSC-RC.220, 514 340-6568).
Chaque regroupement étudiant peut bénéficier d’un téléphone, d’une ligne téléphonique et d’une ligne de télécopie. Aucun télécopieur n’est cependant fourni. Seuls les téléphones du Service de la téléphonie de HEC Montréal peuvent être branchés dans les prises de l’École.
Les frais de location d'une ligne téléphonique et d'un appareil s’élèvent à environ 550 $ par année et ceux d’une ligne de télécopie à environ 350 $ par année. Les frais d'interurbain ne sont pas inclus et sont à la charge des utilisateurs.
Pour plus d’informations sur le Service de la téléphonie : telephonie@hec.ca, 514 340-6063.
