Membres des regroupements étudiants
Obligations envers HEC Montréal
Il est obligatoire que les regroupements étudiants détiennent une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, le Service aux étudiants négocie cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paie la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits. Par ailleurs, lors d’activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.
Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyé par courriel la liste de ses activités à diane.lauzon@hec.ca, la responsable de la vie étudiante du Service aux étudiants.
En plus de l’assurance responsabilité civile qui couvre chaque regroupement étudiant, le Service aux étudiants négocie une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.
Au début de l’année universitaire, le Service aux étudiants organise une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces dernières peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Charles-Antoine Carra (téléphones : 450 245-3322 / 514 861-7429 / 514 569-5657).
Il est possible pour les associations étudiantes et les groupes d’intérêt d’obtenir certaines listes de courriels des étudiants. La demande doit être faite par courriel à carmen.daigle@hec.ca du Service aux étudiants. Le président du regroupement devra signer un engagement à l’effet que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.
La liste de distribution doit obligatoirement contenir, dans la signature automatique, un lien permettant aux étudiants de se désabonner. Afin de ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés. Il est fortement recommandé de ne pas envoyer plus de 3 courriels par mois.
L’engagement se lit comme suit :
ENTENTE
ENTRE : Le regroupement X, représentée par Y, titre, dûment autorisé(e) aux fins des présentes.
ET : HEC Montréal, représentée par Z, titre, dûment autorisé(e) aux fins des présentes.
Je reconnais avoir reçu la liste de courriels des étudiants.
Le regroupement X utilisera cette liste uniquement pour communiquer aux étudiants des informations utiles sur les activités du regroupement. Elle ne pourra pas être utilisée pour faire la promotion d’activités commerciales. Dans chacun de ses courriels, le regroupement ajoutera un lien permettant aux étudiants de se désabonner.
De plus, je prendrai des mesures adéquates pour m’assurer que la liste ne pourra pas être copiée ou utilisée par des personnes non-autorisées. Je comprends aussi qu’une mauvaise utilisation de ces listes pourrait mener à l’interdiction de les utiliser et même à la suppression de celles-ci par le Service aux étudiants.
Signature, Date
Président
Pour être membre d’un regroupement étudiant, l’étudiant doit être inscrit au trimestre en cours. Et plus particulièrement dans le cas des associations de programme et des comités relevant de celles-ci, l’étudiant doit être inscrit au programme spécifique de son regroupement pour en être membre officiel. Cette vérification du statut de l’étudiant est effectuée chaque trimestre par le Service aux étudiants.
Chaque trimestre, le regroupement étudiant doit envoyer par courriel sa liste de sécurité (formulaire Autorisation d'accès aux associations étudiantes) et la liste complète de tous les membres impliqués à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca
De plus, après les élections, chaque regroupement étudiant a la responsabilité de transmettre à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca, la liste de tous les membres impliqués, leur fonction et leur matricule ainsi que de l’informer, en cours de trimestre, de toute modification à cette liste.
Les regroupements étudiants administrent des sommes d’argent assez importantes qui leur sont confiées par leurs membres.
Chaque regroupement étudiant a l’obligation :
De plus, chacun des regroupements étudiants doit se conformer aux obligations énoncées dans les politiques de reconnaissance :
Les regroupements étudiants sont régis par un ensemble de lois et de règlements. Par exemple, les associations qui sont constituées en personne morale doivent chaque année tenir à jour leur inscription auprès du Registraire des entreprises du Québec.
Certains regroupements étudiants doivent percevoir et payer la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ). Il est impératif de remplir les déclarations et de transmettre dans les délais requis les montants à remettre aux différents gouvernements.
Les regroupements étudiants qui ont besoin d’information, de conseils ou qui rencontrent des difficultés suite, par exemple, à la négligence d’une équipe sortante, peuvent prendre rendez-vous avec diane.lauzon@hec.ca, responsable de la vie étudiante du Service aux étudiants, pour en discuter.
