Réservation d'un local ou d'un kiosque

Kiosques à l'édifice Decelles et à l'entrée Louis-Colin de l'édifice Côte Sainte-Catherine (CSC)

Des kiosques sont mis à la disposition exclusive des regroupements étudiants (tout étudiant voulant promouvoir une initiative personnelle ne peut y avoir accès).

Pour réserver un kiosque, vous devez envoyer un courriel comportant les dates et une description de l’activité à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca. Il est préférable de réserver à l'avance (idéalement juste avant chaque début de trimestre), car la demande est grande. Si des affiches sont utilisées, elles devront être placées dans les supports prévus à cet effet.

• Kiosques - édifice CSC entrée Louis-Colin : Les kiosques 1 à 4 sont installés en permanence au rez-de-jardin sous l’escalier « sud ». Les emplacements pour les kiosques 5 et 6 sont situés à côté du guichet de la Banque Nationale. Pour ces derniers, vous devez déposer une demande au Service des immeubles par courriel à maximo@hec.ca pour y faire installer table et chaises;

• Kiosques – édifice Decelles : Un emplacement pour un kiosque est disponible dans le Hall des diplômés au 3^e étage. Vous devez déposer une demande au Service des immeubles par courriel à maximo@hec.ca pour y faire installer table et chaises.

Aucune vente de produits ni services offerts par une entreprise partenaire ou commanditaire n’est autorisée; il en va de même pour toute affiche ou banderole promotionnelle. Dans l’incertitude, il est recommandé de communiquer avec Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca.

Lors de la vente de bagues de finissant, un membre de l’association doit toujours être présent au kiosque.

Politique d’attribution en début de trimestre

Durant les deux premières semaines complètes de la rentrée d’automne et d’hiver, la réservation d’un kiosque est limitée à un maximum de 2,5 jours consécutifs par semaine soit :

• Lundi, mardi et mercredi jusqu’à midi ou
• Mercredi à compter de midi, jeudi et vendredi.

Les demandes sont traitées par date de réception, soit « premier arrivé premier servi ». Après la mi-septembre ou la mi-janvier, il est possible de réserver pour une plus longue période.

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Réservation de locaux

La demande étant très importante, il est fortement recommandé de soumettre ses réservations de locaux le plus tôt possible. Par ailleurs, une demande présentée moins de 5 jours ouvrables avant l’activité pourra être refusée.

Pour la tenue de leurs activités, les regroupements étudiants peuvent réserver :

• Les salons L’Oréal et National;
• Les salles de réunion et de réception de l’École soit, l’amphithéâtre IBM, la salle SGF, la salle Tata Communications, l’Atrium Hydro-Québec (côté morsure), la salle Esdras-Minville, la salle Édouard-Montpetit et le salon Deloitte (le salon Deloitte est réservé pour les activités corporatives et ponctuelles);
• Les salles de cours;
• Le Cercle HEC (restaurant situé au 6e étage), dépendamment de l’activité et des disponibilités des autres salles.

Aucune réservation ne peut être faite pour les espaces communs comme par exemple, les halls nord ou sud du rez-de-chaussée près de la boutique de la Coop HEC Montréal à l’édifice CSC.

La cafétéria de l’édifice Decelles ne peut être réservée, car les activités de la cafétéria doivent y être maintenues en tout temps et qu’il est difficile d’en retirer le mobilier et de l’entreposer.

Capacité maximale légale

Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local utilisé. Une vérification auprès du Service de sécurité est obligatoire.

Procédure pour réserver les salons étudiants et salles de réunion

Vous devez remplir le formulaire de réservation en ligne disponible sur le site Internet de l’École. Une réponse est expédiée par courriel au demandeur.

Si l’activité implique la consommation d’alcool, le formulaire sera aussi transmis au Service de sécurité afin d’approuver la durée prévue de consommation d’alcool et de déterminer le nombre d’agents de sécurité nécessaire.

Procédure pour réserver une salle de cours

Vous devez remplir le formulaire électronique disponible sur le site Internet de l’École. Une réponse est expédiée par courriel au demandeur.

Procédure pour annuler une réservation

S’il y a annulation ou report d’une activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne de la demande initiale.

Procédure pour réserver la salle de réunion CSC-RJ.863

La gestion de la salle de réunion CSC-RJ.863 est sous la responsabilité du Service aux étudiants. Pour réserver cette salle vous devez envoyer un courriel à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca.

Remarques sur les locaux

• Dans les salles de réception, il est permis de diffuser de la musique avec les équipements de l’École et de faire appel à un service d’orchestre sans batterie ni amplificateur;
• La terrasse du salon L’Oréal est le seul endroit qui peut accueillir une activité avec barbecue en raison du système de ventilation de l’École (voir Barbecue);
• Un délai minimal d’une demi-journée est requis entre deux événements dans un même local afin de permettre à l’équipe du Service des immeubles de faire le ménage et d’installer le nouvel aménagement requis;
• Si une activité a lieu durant la fin de semaine et qu’elle requiert un aménagement ou de l’entretien particulier, le Service des immeubles pourrait charger des frais aux organisateurs, notamment pour l'entretien mais aussi pour la disponibilité d'un mécanicien.
• Durant la fin de semaine, il ne peut y avoir qu’une activité dans un local. À compter du vendredi 15 h jusqu’au lundi matin, aucune ressource n’est disponible pour défaire un aménagement et le remplacer par un autre.

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