Afin de maximiser les opportunités d'emploi pour ses étudiants, finissants et diplômés, HEC Montréal développe à long terme des relations d'affaires privilégiées avec un très grand nombre d'entreprises et autres organisations.
Pour appuyer cette démarche, il est essentiel que les regroupements étudiants soumettent, dès que possible en début d'année académique, une liste complète de toutes les activités prévues en lien avec l'emploi (i.e. réseautage, recrutement, etc.). Cette liste devra inclure une brève description de l'activité ainsi que le nom des entreprises participantes.
Cette liste, ainsi que toute autre activité de même nature ajoutée en cours d'année, devra être communiquée à diane.lauzon@hec.ca, la responsable de la vie étudiante du Service aux étudiants ainsi qu'à pierre.francq@hec.ca, le directeur du Service de gestion de carrière de l'École.
Aucun affichage publicitaire n’est permis à l’École. La distribution de brochures, dépliants ou feuilles volantes est interdite dans les espaces publics de l’École notamment dans les cafétérias, salons, corridors, salles de cours, amphithéâtres et bibliothèque.
Exceptionnellement, les noms et logos des commanditaires spécifiques aux activités des regroupements étudiants peuvent être affichés lors de la tenue de ceux-ci. En aucun cas, les produits et services offerts par ces entreprises ne peuvent être annoncés ni distribués de quelque façon que ce soit.
Il est possible d’apposer des affiches sur les babillards prévus à cette fin. Pour obtenir une autorisation d’affichage, les étudiants doivent faire approuver et estampiller les affiches aux endroits suivants :
En dehors des heures d’ouverture des services, il faut se présenter au Service de sécurité. Une estampille d’autorisation à l’encre bleue sera apposée sur l’affiche. Les petites annonces portant sur la vente d’ordinateurs devront obligatoirement être autorisées par le Service de sécurité afin d’exercer un contrôle des équipements vendus.
Le nombre d'affiches est limité à sept par annonce (cinq à Côte-Sainte-Catherine + deux à Decelles) et la durée maximale d’affichage est de trente jours. Toute affiche non estampillée à l’encre bleue ou toute photocopie d’affiche estampillée sera automatiquement retirée et détruite.
Toute affiche ne respectant pas les règles suivantes sera non autorisée :
Seuls les endroits d’affichage suivants sont permis. Aucune affiche ne peut être installée sur les éléments architecturaux ni sur le mobilier de l’École.
Une inspection des affiches est effectuée régulièrement par le Service de sécurité et le Service des immeubles afin de s’assurer que les affiches ont été approuvées, que la période d’affichage n’est pas expirée et que le contenu des messages respecte les politiques établies.
Pour annoncer la tenue d’un événement sur les écrans plats de l’École, les regroupements étudiants doivent remplir le formulaire de demande et le soumettre à la Direction des communications par courriel à adn@hec.ca au moins 20 jours ouvrables avant la date de l’événement ou de l’annonce. Consultez toute l’information sur les écrans ADN.
Informations et spécifications techniques requis pour le traitement d’une demande :
Pour annoncer la tenue d’un événement sur le fil RSS du SAE, les regroupements étudiants doivent adresser une demande deux semaines à l’avance par courriel à vie.etudiante@hec.ca.
Informations requises
Les informations ci-dessous sont extraites de la « Politique sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées ». Tout membre de regroupement étudiant a l’obligation d’en prendre connaissance et de respecter cette politique.
Règles à suivre lors des activités étudiantes
L’obtention d’un permis est obligatoire pour avoir le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées à moins d’avoir recours aux services de la COOP HEC Montréal (CSC-RC.511h, service.traiteur@hec.ca, 514 340-3197).
La lecture des exigences prévues aux articles 12 et suivants du Règlement sur les permis d’alcool au sujet des permis de réunion de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) est fortement recommandée.
Avant de soumettre une demande de permis à la RACJ,
Soumettre une demande de permis à la RACJ
À la réception du ou des permis,
Lors de la tenue de l’événement,
En cas d’annulation d’une activité, il importe de
Les activités ayant lieu dans l’École ou sur le terrain de l’École sont couvertes par votre assurance-responsabilité civile (voir la section « Assurance responsabilité civile des regroupements étudiants / assurance responsabilité des administrateurs »).
Pour toute activité ayant lieu à l’extérieur de l’École, vous devez obtenir un avenant auprès du courtier d’assurance, Charles-Antoine Carra (téléphones : 450 245-3322 ou 514 861-7429 ou 514 569-5657), et en acquitter les frais.
Des frais sont à prévoir au budget de l’activité pour des services rendus par l’École, notamment pour
Les activités étudiantes se doivent d’être le plus possible écoresponsables. Quelques moyens à prendre :
Pour en savoir plus, consulter les guides de la Coalition Jeunesse Sierra.
Le prêt d’un escabeau pour l’installation de décor ou d’équipement est possible auprès de l’AEHEC.
Il est aussi possible de louer des radios portatives pour les 4@7 ou autres événements à l'École au coût de 10 $ / radio auprès de l'AEHEC.
Dans les deux cas, il faut en faire la demande à nicole.laboursodiere@hec.ca (CSC-RJ.741, 514 340-6098).
Toute demande de mobilier doit être faite par courriel à maximo@hec.ca
Il est possible d’obtenir du matériel et des services de techniciens auprès du service de l’audiovisuel. Consulter et déposer les demandes à audiovisuel.info@hec.ca (CSC-RC.234, 514 340-6565).
Prévoir des frais pour
Une entente avec le service de l’audiovisuel doit être prise au moment de la réservation si le matériel emprunté ou loué ne peut être remis pendant les heures d’ouverture de l’École.
Pour du soutien et la planification d’événements majeurs, communiquer avec un responsable du service de l’audiovisuel au moins 2 semaines avant l’événement.
Afin de coordonner les efforts de sollicitation de l’École et des regroupements étudiants, ceux-ci sont invités à discuter de leur plan de commandite avec la Fondation HEC Montréal (fondation.hecmontreal@hec.ca, 514 340-6896).
Prendre note que toute distribution et promotion des produits et services des commanditaires sont interdites dans l’École.
Grâce à la Fondation HEC Montréal qui entretient des liens privilégiés avec ses diplômés et les corporations, l’École peut contribuer financièrement à la réalisation d’activités étudiantes. À noter qu’un plan de visibilité est exigé.
Les critères d’évaluation, modalités et formulaires de demande sont disponibles ici. Il est obligatoire de respecter la date limite de dépôt.
Les levées de fonds dans l’École sont autorisées pour les regroupements étudiants.
Règles à suivre :
Les bacs de glace utilisés durant les activités ne peuvent être vidés à l’extérieur afin de prévenir les chutes possibles près des portes de sortie. Le service de sécurité permet l’accès au local d’entretien pour que les organisateurs puissent y vider les bacs dans les cuves.
Des sacs de glace (12 kg) sont vendus au coût de 10 $ par sac par l'AEHEC. Pour vous les procurer, vous devez demander la clé au local RJ.741
L’AEHEC possède un barbecue qu’elle peut prêter aux regroupements étudiants à un coût de 15 $. Les bonbonnes, elles, ne sont pas fournies par l'AEHEC. Elles sont entreposées à l'extérieur de l'École, à l'entrée du stationnement. Pour y avoir accès, vous devez demander la clé au local RJ.741.
Pour connaître les disponibilités et obtenir de plus amples informations, il faut s’adresser à nicole.laboursodiere@hec.ca (CSC-RJ.741, 514 340-6098).
La cage contenant les bonbonnes doit être verrouillée en tout temps. Les bonbonnes doivent toujours rester à l’extérieur de l’École; il est strictement interdit d’entrer une de ces bonbonnes dans les édifices. Les regroupements étudiants qui utilisent le barbecue pour une de leur activité doivent s’occuper du remplissage des bonbonnes de propane par leur propre moyen et en acquitter les frais.
La terrasse du Salon l’Oréal est le seul endroit qui peut accueillir une activité avec barbecue en raison du système de ventilation de l’École. Il est important de contacter le Service des immeubles par courriel à maximo@hec.ca pour que le système de ventilation soit fermée pendant la durée de l’activité avec barbecue.
Les événements doivent avoir lieu durant les heures d’ouverture de l’École :
Aucune activité n’est autorisée en dehors des heures d’ouverture.
Il est possible que les décors et bannières installés sur les lieux de l’événement doivent être ignifugés. Une vérification auprès du Service de sécurité est obligatoire.
La Direction des communications agit à titre de conseiller auprès des regroupements lors d’événements importants (invités de marque, protocole, relations de presse) ou de l’utilisation de l’identité de HEC Montréal (logo et nom). À cet effet, vous pouvez communiquer avec le secrétariat de la Direction des communications (communications@hec.ca, 514 340-6299).
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Dans le cadre d’une activité où un membre de la Direction de l’École devrait être présent, tel le directeur ou le secrétaire général, il est important de signifier très longtemps à l’avance la date et le lieu de cette activité à la secrétaire de la personne concernée, afin de vérifier ses disponibilités.
De plus, si un ministre ou un dignitaire est invité à l’École dans le cadre d’une activité, vous devez aviser le secrétariat de la Direction des communications (communications@hec.ca, 514 340-6299), afin qu’un membre de la Direction de HEC Montréal puisse venir saluer cette personne.
Le SAE est à préparer des documents de référence pour la planification d’événements qui seront disponibles prochainement.
Pour toute information ou pour toute urgence, composer :
Les agents de sécurité pourront, en tout temps, répondre à vos questions concernant :
Par l’entremise du Service de traiteur de la Coop HEC Montréal, il est possible de commander des petits déjeuners, pauses café, banquets ou cocktails.
Procédure à suivre pour commander:
Avant de finaliser votre commande, assurez-vous que la soumission de la Coop HEC Montréal respecte votre budget et, après l’événement, assurez-vous d’acquitter le montant dû dans les meilleurs délais (voir la section « Facturation de services offerts par l’École »).
