L’accès aux locaux des regroupements étudiants se fait librement durant les heures d’ouverture de l’École.
En dehors des heures d’ouverture, et ce, jusqu’à minuit (24 h) au plus tard, l’accès aux locaux des regroupements étudiants est réglementé et se fait via les entrées principales de l’École sur le chemin de la Côte-Sainte-Catherine et sur l’avenue Decelles :
Après minuit (24 h) aucun accès n’est autorisé.
| Membre | Accès au local | Conditions d'accès | |
|---|---|---|---|
| Inscrit sur le formulaire d'autorisation d'accès aux locaux ? | Détenteur d'une clé du local ? | ||
| Oui | Oui | Oui |
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| Oui | Non | Oui |
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| Non | Non | Non | N/A |
Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion et de l’attribution des clés de leurs locaux. Ils sont aussi responsables, chaque année, de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local : ce sont en effet les seules personnes autorisées à modifier ce formulaire.
Pour ce faire, ils doivent :
Pour plus d'information, consultez la « Politique sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées ».
Pour l’attribution des locaux, le Service aux étudiants tiendra compte du budget, du nombre, de l’envergure et de la pertinence des activités organisées. Le Service aux étudiants s’assurera aussi que la charte des regroupements étudiants répond aux valeurs et aux politiques de l’École.
L’attribution des locaux destinés aux regroupements étudiants reconnus par l’École s’effectue durant l’été.
Le déménagement d’un local à un autre, si nécessaire, devra se faire durant le mois d’août.
IMPORTANT : Lors d’un déménagement, il est essentiel de transmettre votre nouveau numéro de local :
Si les demandes d’attribution de locaux dépassent le nombre de locaux disponibles, il est possible que certains regroupements aient à partager un même local.
À la fin de son mandat, chaque équipe sortante doit effectuer le ménage de son local ainsi que de son espace d’entreposage (voir la section « Entretien, ménage, nettoyage et aménagement des locaux »).
Pour toute information, vous pouvez communiquer avec Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca.
Lors d’un changement d’exécutif, il est important de :
Le président a la responsabilité de la gestion des clés de son local. Il doit s’assurer de récupérer les clés en circulation à la fin de l’année et de les remettre à son successeur. Exceptionnellement, toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à Chantal Prud'homme à vie.étudiante@hec.ca.
Les personnes détentrices des clés d’un local doivent figurer sur le formulaire d’autorisation d’accès aux locaux (voir la section « Accès aux locaux ») :
Afin d’assurer la sécurité des locaux, il est important de verrouiller à double tour lorsque la dernière personne quitte le local afin d’éviter qu’une personne ne puisse forcer la porte avec un pied-de-biche.
Toute distribution d’échantillons ou de produits est strictement interdite dans l’École de même que l’affichage de bannière ou logo de commanditaires ou partenaires. Toutefois, il est permis d’accrocher les bannières de commanditaires pendant la durée et sur les lieux de l’événement.
Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à diane.lauzon@hec.ca, responsable de la vie étudiante du Service aux étudiants. Par ailleurs le Service aux étudiants peut conseiller les regroupements étudiants qui auraient besoin d’aide pour, par exemple, organiser leur comptabilité, effectuer des déclarations gouvernementales, préparer leurs états financiers, revoir leur système de contrôle, etc.
Pour allumer les lumières dans les locaux des regroupements étudiants durant les heures de fermeture, il faut :
Les associations étudiantes et les groupes d’intérêt bénéficient de lieux d’entreposage au local RC.710 de l’édifice Côte-Sainte-Catherine. Pour la liste de ces espaces et les codes de cadenas, écrire à vie.étudiante@hec.ca. Chaque association ou groupe d’intérêt possède la clé de ce local.
Aucune nourriture ni boisson ne doit être entreposée dans ces locaux. Un dégagement de 45 cm autour des gicleurs et détecteurs de fumée doit être respecté.
À la fin de son mandat, chaque équipe sortante doit effectuer le ménage de son local ainsi que de son espace d’entreposage. Si de vieux ordinateurs doivent être jetés ou détruits, veuillez contacter le Service de gestion des technologies de l’information par courriel à gti.info@hec.ca afin qu’ils puissent eux-mêmes en disposer.
Toute demande relative à l’entretien, au ménage, au nettoyage ou à l’aménagement d’un local doit être adressée au Service des immeubles par courriel à maximo@hec.ca. Un formulaire Word sera alors transmis au demandeur qui devra le remplir et le retourner à la même adresse pour soumettre sa demande.
Les fenêtres et les regards vitrés doivent être libres de toute obstruction visuelle afin de permettre au Service de Sécurité de prévenir les pertes et d’intervenir promptement. Les affiches, les enseignes, les pellicules et tout autre élément obstruant la vue seront donc retirés sans autre avis par le Service de Sécurité.
Les locaux sont sous la responsabilité du (ou des) regroupement(s) qui les occupe(nt). Tout dommage causé à un local et au mobilier s’y trouvant est à la charge des occupants.
Les occupants doivent s’assurer de la propreté de leur local. L’entretien est effectué par le Service des immeubles à la condition que l’état du local le permette. Aucune boisson alcoolisée n’est permise dans les locaux. La nourriture périssable doit absolument être entreposée au réfrigérateur dont l’entretien relève des occupants du local.
REMARQUES :
Les associations étudiantes de programme d’études peuvent préparer des mosaïques de photos de finissants de leur programme. Il est important de respecter les balises définies par l’École pour les informations à y inscrire, positionnement des photos des membres de la Direction, dimensions, type d’impression, montage et encadrement. Certaines interdictions s’appliquent. Pour plus d'information, consultez les Consignes de fabrication de mosaïques pour HEC Montréal.
Toute mosaïque doit être approuvée par chantal.faulkner@hec.ca, responsable de la production du secteur Design graphique de la Direction des communications.
Il est important que chaque membre des regroupements étudiants lise et comprenne :
Certains membres des associations étudiantes de programme sont invités à siéger sur des comités et conseils de l’École.
