| Date | À faire |
Août et janvier | Remplir le formulaire d'autorisation d'accès aux locaux afin d’identifier les membres qui ont accès au local. Le président doit le signer et le remettre en personne au comptoir du Service de sécurité à l'entrée principale de l'édifice Côte-Sainte-Catherine. Envoyer une copie électronique à vie.étudiante@hec.ca. |
| Août et janvier | Remettre au Service aux étudiants (vie.étudiante@hec.ca) une liste de tous les membres impliqués dans le regroupement étudiant (nom, prénom, fonction et matricule). |
| Septembre - janvier | Remettre une copie des états financiers annuels au Service aux étudiants (diane.lauzon@hec.ca), au plus tard 3 mois après la fin de votre exercice financier. |
| Septembre et janvier | Le Service aux étudiants met à jour les listes de distribution existantes et les transmet aux regroupements étudiants. |
| Chaque mois | Acquitter les factures. Aviser les services concernés de tout changement de signataire. |
| En tout temps | Faire une demande pour réserver un kiosque, une salle de cours, une salle de réunion ou l’un des deux salons étudiants. S’il y a annulation de l’activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne original. |
| En tout temps | Utiliser les Services de l’audiovisuel, du Design Graphique et du Centre de reprographie moyennant certains frais. |
| En tout temps | Obtenir l’autorisation du Service aux étudiants avant d’apposer une affiche dans l’un des endroits prévus à cette fin. |
| En tout temps | Remettre au comptoir du Service de sécurité de l'édifice Côte-Sainte-Catherine une copie du permis de réunion dès que vous l’obtenez. |
| En tout temps | Aviser la Direction des communications si un ministre, un invité de marque ou un dignitaire est invité à HEC Montréal. |
| En tout temps | Maintenir votre local dans un état correct afin de permettre l’entretien ménager par le Service des immeubles . |
| En tout temps | Pour toute activité avec BBQ, avertir Maximo (maximo@hec.ca). |
| Juillet | L’équipe sortante doit faire le ménage de son local et de son espace d’entreposage au RC.710. |
| Août | Le Service aux étudiants avise les étudiants concernés de l’assignation des locaux pour la nouvelle année universitaire. |
| Août | La nouvelle équipe prend possession de son local ou, s’il y a lieu, déménage dans un nouveau local. |
