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Réservation d'un local ou d'un kiosque

 

Réservez vos kiosques et locaux à l'avance! Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent faire ces réservations.

 

+  Réservation de kiosques

Pour réserver un kiosque, vous devez écrire à vie.associative@hec.ca en incluant dans votre courriel le nom de la personne responsable, la date désirée et une description de l’activité. La demande doit être faite au minimum 2 jours ouvrables à l'avance.

Politique d’attribution en début de trimestre

Durant les deux premières semaines complètes de la rentrée d’automne et d’hiver, la réservation d’un kiosque est limitée à un maximum de 2 jours consécutifs par semaine. Les demandes sont traitées par date de réception, soit « premier arrivé premier servi ». Après la mi-septembre ou la mi-janvier, il est possible de réserver pour une plus longue période.

Règles à respecter pour la vente de produits alimentaires non-emballés:

  • Ne pas utiliser les kiosques sous les escaliers
  • Afficher la liste des ingrédients 
  • S’assurer que les produits sont manipulés avec des pinces alimentaires
  • Porter des gants pour servir
  • Ne pas manipuler d’argent avec les gants

L’utilisation de tout appareil chauffant doit être autorisée par le Service de la sécurité. Pour de plus amples détails sur les règles à respecter pour la cuisson des aliments, contactez vie.associative@hec.ca.

Aucune vente de produits ni services offerts par une entreprise partenaire ou commanditaire n’est autorisée. Dans l’incertitude, écrivez à vie.associative@hec.ca.

+  Réservation de locaux

La demande étant très importante, il est recommandé de soumettre vos demandes de réservation de locaux le plus tôt possible. Le délai de traitement d'une demande est au minimum de 3 jours ouvrables.

Pour la tenue de leurs activités, les membres exécutifs des regroupements étudiants peuvent réserver : les salons étudiants, les salles publiques, les salles de réunion, les salles de cours et les salles d'études.

Procédure pour réserver une salle :

Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent remplir le formulaire de réservation en ligne. Une fois la demande traitée, le demandeur recevra un courriel de confirmation de traitement de la demande lui indiquant les prochaines étapes à suivre.

Pour toute activité d'envergure avec ou sans alcool, le formulaire sera aussi transmis au Service de la sécurité afin d’approuver la durée prévue de consommation d’alcool et de déterminer le nombre d’agents de sécurité nécessaire.

Quand vous recevez le courriel de confirmations de traitement de votre demande, il est important de retourner dans le formulaire afin de consulter les indications laissées par les Services aux étudiants et/ou le Service de la sécurité.

Procédure pour annuler une réservation

S’il y a annulation ou report d’une activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne de la demande initiale et d'avertir tous les services impliqués ou des frais pourraient être facturés (Service de la sécurité, service de l'audiovisuel, Maximo, COOP HEC Montréal,etc.)

 

Capacité maximale légale

  • Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local utilisé.
  • Dans le cas d'une activité d'envergure avec ou sans alcool, vous devez demander un plan d'aménagement à l'adresse amenagement.evenement@hec.ca.

Remarques sur les locaux

  • Dans les salles de réception, il est permis de diffuser de la musique d'ambiance avec les équipements de l’École.
  • Les terrasses des salons étudiants sont les seuls endroits qui peuvent accueillir une activité avec barbecue en raison du système de ventilation de l’École;
  • Si une activité a lieu durant la fin de semaine et qu’elle requiert un aménagement ou de l’entretien particulier, le Service des immeubles et le Service de la sécurité pourrait charger des frais aux organisateurs, notamment pour l'entretien mais aussi pour la disponibilité d'un mécanicien et/ou d'un électricien.
  • Durant la fin de semaine, il ne peut y avoir qu’une activité dans un local. À compter du vendredi 15 h jusqu’au lundi matin, aucune ressource n’est disponible pour défaire un aménagement et le remplacer par un autre.

Heures permises pour les événements :

De 7 h à 22 h du lundi au vendredi;
De 7 h à 17 h les samedis et dimanches.

De façon exceptionnelle, quelques activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture. Il faut en obtenir l'autorisation auprès des Services aux étudiants à vie.associative@hec.ca.

 
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