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Organisation d'événements

 

 Voici les principales informations à connaître lorsque vous organisez un événement! 

+  Financement des activités

Commandite externe

Afin de coordonner les efforts de sollicitation de l’École et des regroupements étudiants, ceux-ci sont invités à discuter de leur plan de commandite avec la Fondation HEC Montréal via fondation.hecmontreal@hec.ca.

Prendre note que toute distribution et promotion des produits et services des commanditaires sont interdits dans l’École.

 

Demande de financement à l'Ecole

Grâce à Alumni HEC Montréal qui entretient des liens privilégiés avec ses diplômés et les corporations ainsi qu'au Fonds Leadership, l’École peut contribuer financièrement à la réalisation d’activités étudiantes. À noter qu’un plan de visibilité est exigé.

Les critères d’évaluation, modalités et formulaires de demande sont disponibles ici. Il est obligatoire de respecter la date limite de dépôt.

Seuls les regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal peuvent déposer des demandes de financement.

Levée de fonds

Les levées de fonds dans l’École sont autorisées pour les regroupements étudiants reconnus de l'École.

Règles à suivre :

  • Les activités peuvent avoir lieu au rez-de-jardin de l’édifice Côte-Sainte-Catherine dans des salles fermées uniquement et dans la salle Port-Cartier au 2e étage de l’édifice Decelles. La sollicitation sur les étages est interdite afin de ne pas nuire aux activités du corps professoral et du personnel;
  • Les activités doivent être menées par les membres d'un regroupement étudiant reconnu par l’École. Il est interdit de les impartir à des personnes de l’extérieur;
  • Une autorisation des Services aux étudiants est requise. En faire la demande à vie.associative@hec.ca.

+  Activités en lien avec l'emploi

Afin de maximiser les opportunités d'emploi pour ses étudiants, finissants et diplômés, le Service de gestion de carrière de HEC Montréal développe à long terme des relations d'affaires privilégiées avec un très grand nombre d'entreprises et autres organisations. Il a la responsabilité de coordonner toutes les activités de recrutement sur le campus.

Les regroupements étudiants qui désirent organiser des activités reliées à l’emploi doivent, avant d’entreprendre toute démarche,  communiquer avec le  Service de gestion de carrière. Celui-ci veillera à  éviter le chevauchement d’événements de recrutement pouvant être préjudiciables aux employeurs et aux étudiants et évaluera la possibilité d’une collaboration pour supporter l’activité.

Pour appuyer cette démarche, il est essentiel que les regroupements étudiants soumettent, dès que possible en début d'année académique, une liste complète de toutes les activités prévues en lien avec l'emploi (i.e. réseautage, recrutement, etc.). Cette liste devra inclure une brève description de l'activité ainsi que le nom des entreprises participantes.

Cette liste, ainsi que toute autre activité de même nature ajoutée en cours d'année, devra être communiquée à vie.associative@hec.ca, ainsi qu'à christian.denis@hec.ca, Directeur par intérim du Service de gestion de carrière de l'École.

+  Réservation d'un kiosque

Des kiosques sont mis à la disposition exclusive des regroupements étudiants (tout étudiant voulant promouvoir une initiative personnelle ne peut y avoir accès).

  • Édifice CSC, entrée Louis-Colin : Les kiosques 1 à 8 sont installés en permanence au rez-de-jardin sous l’escalier Sud, à côté et en face du guichet de la Banque Nationale.
  • Édifice Decelles : Un emplacement pour un kiosque est disponible dans le Hall des diplômés au 3e étage.

Comment un réserver un kiosque?

Pour toute demande, écrire à vie.associative@hec.ca en faisant mention du responsable, de la date désirée et d'une description de l’activité. Les regroupements étudiants peuvent vendre des produits alimentaires aux kiosques qui leur sont réservés.

Pour plus d'informations, veuillez-vous rendre sur la page Réservation d'un local ou d'un kiosque.

+  Formulaire de demande de réservation de locaux

Seuls les étudiants membres d'un regroupement ayant suivi la formation sur la vie associative organisée par les Services aux étudiants peuvent avoir accès à la plateforme de réservation de salles.

Pour plus d'informations sur la réservation de salles, veuillez-vous rendre sur la page Réservation d'un local ou d'un kiosque.

+  Heures permises pour la tenue des événements

Les événements doivent avoir lieu durant les heures d’ouverture de l’École :

  • De 7 h à 22 h du lundi au vendredi;
  • De 7 h à 17 h les samedis et dimanches.

De façon exceptionnelle, quelques activités peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture. Il faut obligatoirement en obtenir l'autorisation auprès des Services aux étudiants en écrivant à vie.associative@hec.ca.

+  Alcool

Les informations ci-dessous sont extraites du « Règlement sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées ». Tout membre d'un regroupement étudiant a l’obligation d’en prendre connaissance et de respecter cette politique.

Permis d’alcool

L’obtention d’un permis est obligatoire pour avoir le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées à l'École. La COOP HEC Montréal étant la détentrice officielle du permis d'alcool à l'École, vous devez passer par leurs services, en leur écrivant à l'adresse service.traiteur@hec.ca.

Avant de contacter la COOP, assurez-vous d'avoir reçu le courriel de confirmation de traitement de votre demande de réservation de salle (validée par les Services aux étudiants et le Service de la sécurité) et d'avoir consulté les indications laissées par ces deux services dans le formulaire.

+  Sécurité

Les règles et conditions établies par le Service de la sécurité doivent être respectées intégralement :

    • La période durant laquelle l’alcool pourra être consommé;
    • Le nombre d’agents de sécurité requis pour l’activité en fonction des risques liés à celle-ci, consultez le tableau du nombre d'agent requis par type d'activités.

Ce tableau n'est donné qu'à titre indicatif; le Service de la Sécurité est le seul à décider du nombre d'agents requis en fonction de l'événement organisé. Veillez à bien prendre connaissance des informations laissées par ce service dans le formulaire de réservation de salles de votre événement.

+  Service des projets d'aménagement et Maximo

Pour tout événement d’envergure avec ou sans alcool ou pour tout événement nécessitant un aménagement de la salle différent de la configuration de base, vous devez demander un plan d’aménagement à l’adresse suivante : amenagement.evenement@hec.ca.

Une fois le(s) plan(s) réalisé(s), vous devez faire vos demandes d’aménagement auprès du Service des immeubles (Maximo). Veuillez remplir le formulaire disponible sur leur site internet et l’envoyer à l’adresse : maximo@hec.ca en joignant également le(s) plan(s) réalisé(s) par le Service des projets d’aménagement.

+  Service de l'audiovisuel

Il est possible d’obtenir du matériel et des services de techniciens auprès du service de l’audiovisuel. Consulter et déposer les demandes à audiovisuel.info@hec.ca.

Des frais sont à prévoir pour :

  • L'installation et/ou opération pour le matériel utilisé lors d’activités réalisées à l’École;
  • Location, selon le type de matériel, pour utilisation à l’extérieur de l’École.

Si le matériel emprunté ou loué ne peut être remis pendant les heures d’ouverture de l’École, une entente avec le Service de l'audiovisuel doit être prise au moment de la réservation. Des frais peuvent s'appliquer si le matériel n'est pas remis tel que livré.

Pour du soutien et la planification d’événements majeurs, communiquer avec un responsable du service de l’audiovisuel au moins 2 semaines avant l’événement.

La présence d'un technicien du Service de l'audiovisuel est obligatoire lorsque vous réservez l'Amphithéâtre Banque Nationale.

+  Service traiteur de la Coop HEC Montréal

Par l’entremise du service traiteur de la Coop HEC Montréal, il est possible de commander des petits déjeuners, pauses café, banquets ou cocktails.

Procédure à suivre pour commander:

  1. Consulter les menus sur le site Internet de la Coop HEC Montréal;
  2. Compléter le formulaire de demande de service disponible sur le site, au minimum 7 jours avant l’événement;
  3. Transmettre le formulaire à service.traiteur@hec.ca;
  4. 72 heures avant l’événement, confirmer au service traiteur le nombre de personnes présentes à service.traiteur@hec.ca.

Avant toute démarche auprès du service traiteur de la COOP, assurez-vous d'avoir reçu le courriel de confirmation de traitement de votre demande de réservation de salle.

+  Affichage

Seules les affiches promotionnelles des activités des regroupements étudiants reconnus de HEC Montréal sont autorisées dans les édifices Côte-Sainte-Catherine et Decelles. La distribution de brochures, dépliants ou feuilles volantes est interdite dans l’École.

Exceptionnellement, les noms et logos des commanditaires spécifiques aux activités des regroupements étudiants peuvent être affichés lors de la tenue de celles-ci. En aucun cas, les produits et services offerts par ces entreprises ne peuvent être annoncés ni distribués de quelque façon que ce soit.

 

Règles à respecter pour affiche promotionnelle

  • Prédominance du français conformément à la loi 101
  • Aucun texte à caractères haineux, violent, sexiste, raciste ou discriminatoire
  • Aucune promotion sur la consommation d’alcool.
  • Doit inclure le nom et/ou le logo du regroupement étudiant organisateur de l'évènement
  • Obtenir une autorisation d'affichage (estampille) pour affiche papier

Toute affiche ne respectant pas ces règles sera refusée.

Affiche promotionnelle papier

Nombre d'affiches :

  • 5 x Édifice Côte-Sainte-Catherine : babillards du rez-de-chaussée (extrémité des cases) , babillard des Services aux étudiants, babillards de l'AECS.
  • 2 x Édifice Decelles (babillards de la cafétéria)
  • 1 x Babillard des Services aux étudiants

Les babillards du corridor ouest des locaux de regroupements étudiants sont réservés aux étudiants des cycles supérieurs seulement.

Aucune affiche ne peut être installée sur les éléments architecturaux ni sur le mobilier de l’École.

Les regroupements étudiants doivent faire estampiller leurs affiches aux Services aux étudiants, édifice Côte-Sainte-Catherine local RJ.711 avant de pouvoir les mettre sur les babillards.

Écrans ADN (Affichage Dynamique Numérique)

Pour annoncer la tenue d’un événement sur les écrans plats de l’École, les regroupements étudiants doivent soumettre une demande à la Direction des communications via adn@hec.ca au moins 10 jours ouvrables avant la date de l'activité à annoncer. Pour spécifications techniques et information, consulter la documentation sur les écrans ADN ainsi que la politique éditoriale.

Note : La personne responsable du réseau ADN conçoit et réalise votre annonce. Cette dernière détermine aussi l’horaire et les canaux de diffusion.

 

Écran des Services aux étudiants

Un écran à l’entrée du corridor du Salon L’Oréal est à la disposition des regroupements étudiants. Pour y publier une activité, vous devez faire la demande par courriel à vie.associative@hec.ca et y joindre votre image promotionnelle au moins 10 jours ouvrables avant la date de l'événement.

Format de l'image
  • .jpg
  • dimension 16:9
  • orientation paysage
Contenu de l'image (minimum)
  • Date
  • Titre de l'activité
  • Lieu
  • Nom et/ou logo du regroupement étudiant organisateur

+  Présence de commanditaires

Des commanditaires peuvent être présents à l'un de vos événements.

Règles à suivre :
  • Le stand des commanditaires doit être dans un espace fermé où seul le public visé peut accéder.
  • Aucune sollicitation n'est autorisée.
  • Aucune distribution d'alcool n'est autorisée.

+  Accès réseau sans fil

Lors de vos événements, il est possible de fournir un accès au réseau sans-fil "Evenements-HEC" à vos invités et participants. Vous devez en faire la demande à vie.associative@hec.ca.

+  Ignifugation des décors et bannières

Il est possible que les décors et bannières installés sur les lieux de l’événement doivent être ignifugés. Une vérification auprès du Service de la sécurité est obligatoire.

+  Annulation d'activités

En cas d’annulation d’une activité, il est important :

  • D'annuler la réservation en ligne à l’aide du formulaire de demande initiale;
  • D'aviser le Service de la sécurité ainsi que les services de l’École dont les services avaient été requis : Audiovisuel, Maximo, Service traiteur de la Coop HEC Montréal (voir la liste des coordonnées).
  • D'annuler toute promotion sur le réseau ADN et aux communications électroniques;
  • D'aviser la Direction des communications si des dignitaires ou journalistes devaient être présents à l’activité.

Le non-respect de ces avis d'annulation peut entraîner des frais.

 
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