Contenu Menu

Locaux et organisation des regroupements étudiants

Tout savoir sur la gestion de vos locaux!

 

+  Accès aux locaux

L’accès aux locaux des regroupements étudiants se fait librement durant les heures d’ouverture de l’École.

En dehors des heures d'ouverture :

Membre

Accès au local

Conditions d'accès

Inscrit sur le formulaire d'autorisation d'accès aux locaux ?

Détenteur d'une clé du local ?

Oui

Oui

Oui

  • En dehors des heures d'ouverture, se présenter au Service de la sécurité avant 23 h en semaine et entre 18 h et 23 h en fin de semaine;
  • Après 23 h et avant 6 h 30, l’accès est refusé;
  • Remettre une carte étudiante valide.

Oui

Non

Oui

  • Un membre détenteur d’une clé doit être présent au local;
  • En dehors des heures d'ouverture, se présenter au Service de la sécurité avant 23 h en semaine et entre 18 h et 23 h en fin de semaine;
  • Après 23 h et avant 6 h 30, l’accès est refusé;
  • Remettre une carte étudiante valide.

Non

Non

Non

 Aucun accès autorisé.

+  Clés

Le président a la responsabilité de la gestion des clés de son local.

  • À la fin de son mandat, le président sortant doit s'assurer de récupérer les clés en circulation à la fin de l’année et de les remettre aux Services aux étudiants.
  • Le président entrant doit remplir le formulaire d'entente de gestion des clés. Il doit ensuite venir le signer aux Services aux étudiants et remettre le chèque de dépôt correspondant (40$ par clé). Les Services aux étudiants lui remettront une copie du formulaire signé ainsi que les clés à remettre aux personnes de son équipe listées dans le formulaire.

Pour l'AEHEC et ses comités, veuillez noter que la gestion des clés se fait directement auprès de Nicole Laboursodière.

Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40$ l'unité. Advenant le cas où il deviendrait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement sera facturé pour l'ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative@hec.ca.

Les personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants.

+  Alcool

  • La consommation d’alcool est interdite à l’École en tout temps sauf dans les lieux et au moment pour lesquels les organisateurs d'une activité ont obtenu un permis d'alcool auprès de la COOP HEC Montréal;
  • La consommation et la possession de bière ou de boisson alcoolisée dans les locaux des regroupements étudiants sont strictement interdites;
  • Le Service de la sécurité confisquera sans préavis toute boisson alcoolisée trouvée dans les locaux des regroupements étudiants.

Pour plus d'information, consultez le « Règlement sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées ».

+  Éclairage des locaux

Pour allumer les lumières dans les locaux des regroupements étudiants durant les heures de fermeture, il faut :

  1. Téléphoner au 2839 et attendre le bip sonore, puis
  2. Composer le 2031 et l’éclairage devrait s’allumer aussitôt.

+  Entreposage

Les regroupements étudiants bénéficient de lieux d’entreposage : RC.710 (AECS, AEMBA et groupes d’intérêt) et RC.705 (AEHEC et ses comités) de l'édifice Côte-Sainte-Catherine. Pour entrer dans le local d'entreposage, utilisez la clé qui ouvre la porte du local de votre regroupement.

Aucune nourriture ni boisson autre que des bouteilles d'eau ne doit être entreposée dans ces locaux. Un dégagement de 45 cm autour des gicleurs et détecteurs de fumée doit être respecté.

À la fin de son mandat, chaque équipe sortante doit effectuer le ménage de son local ainsi que de son espace d’entreposage. Si de vieux ordinateurs doivent être jetés ou détruits, veuillez écrire à soutien.ti@hec.ca afin de vous en départir.

+  Service de la gestion des documents et des archives

Le Service de la gestion des documents et des archives de l’École offre aux regroupements étudiants un service de gestion et de garde de documents semi-actifs et la conservation de fonds d’archives. Pour plus d'informations, écrivez à archives.info@hec.ca.

+  Service du courrier du Service des immeubles

Associations étudiantes Comités de l'AEHEC Comités de l'AECS Groupes d'intérêts
Courrier entrant interne
Distribution dans leur local respectif Distribution au secrétariat de l'AEHEC (CSC-RJ.741) Distribution au local de l'exécutif de l'AECS (CSC-RJ.862) Distribution au comptoir d'accueil des SAÉ (CSC-RJ.711)
Courrier entrant externe
Courrier sortant interne

Mettre le courrier dans les enveloppes brunes disponibles au Service du Courrier

Déposer votre courrier au secrétariat de l'AEHEC (CSC-RJ.741) Déposer votre courrier au local de l'exécutif de l'AECS (CSC-RJ.862) Mettre le courrier dans les enveloppes brunes disponibles au Service du Courrier
Courrier sortant externe Remettre au Service du courrier en joignant votre CCS pour que le Service de la comptabilité puisse vous facturer. Remettre au Service du courrier en joignant votre CCS pour que le Service de la comptabilité puisse vous facturer.

Le Service du courrier se situe à l'édifice Côte-Sainte-Catherine (RC.390b).

+  Téléphonie

Chaque regroupement étudiant peut bénéficier d’un téléphone, d’une ligne téléphonique et d’une ligne de télécopie. Aucun télécopieur n’est cependant fourni. Seuls les téléphones du Service de la téléphonie de HEC Montréal peuvent être branchés dans les prises de l’École.

 

Les frais de location d'une ligne téléphonique et d'un appareil s’élèvent à environ 550 $ par année et ceux d’une ligne de télécopie à environ 350 $ par année. Les frais d'interurbain ne sont pas inclus et sont à la charge des utilisateurs.

Pour plus d’informations sur le Service de la téléphonie, écrivez à telephonie@hec.ca.

+  Sécurité

Pour toute information ou pour toute urgence, composer le 514 340-6611.

Les agents de sécurité pourront, en tout temps, répondre à vos questions concernant :

  • L’utilisation des lieux
  • Les heures d’ouverture et de fermeture de l’École
  • Les politiques concernant la consommation d’alcool
  • Les droits de la personne relativement aux politiques de l’École
  • Le signalement d’un objet perdu ou trouvé

+  Entretien et aménagement des locaux

Toute demande relative à l’entretien, au ménage, au nettoyage ou à l’aménagement du local d'un regroupement étudiant doit être adressée au Service des immeubles via maximo@hec.ca. Un formulaire Word sera alors transmis au demandeur qui devra le remplir et le retourner à la même adresse pour soumettre sa demande.

Les fenêtres et les regards vitrés doivent être libres de toute obstruction visuelle afin de permettre au Service de la sécurité de prévenir les pertes et d’intervenir promptement. Les affiches, les enseignes, les pellicules et tout autre élément obstruant la vue seront donc retirés sans préavis par le Service de la sécurité.

Les locaux sont sous la responsabilité du (ou des) regroupement(s) qui les occupe(nt). Tout dommage causé à un local et au mobilier s’y trouvant est à la charge des occupants.

Les occupants doivent s’assurer de la propreté de leur local. L’entretien est effectué par le Service des immeubles à la condition que l’état du local le permette. La nourriture périssable doit absolument être entreposée au réfrigérateur dont l’entretien relève des occupants du local.

 

REMARQUE :

  • Pour poser des clous ou des vis dans les murs, vous devez obtenir l'autorisation préalable du Service des immeubles en écrivant à maximo@hec.ca. Veuillez noter que seul le personnel de ce service est autorisé par la suite à effectuer les aménagements demandés.
 
Logo HEC Montréal

Facebook YouTube Flickr Twitter LinkedIn Instagram
© HEC Montréal, 2017  Tous droits réservés.