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Informations aux présidents

Les présidents de regroupement étudiants ont la responsabilité de gérer les thèmes suivants : 

 

+  Accès aux locaux et clés

Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion et de l’attribution des clés de leurs locaux ainsi que de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local.

Formulaire d'autorisation d'accès :

Clés :

  • À la fin de son mandat, le président sortant doit s'assurer de récupérer les clés en circulation et les remettre aux Services aux étudiants.
  • Le président entrant doit remplir le formulaire d'entente de gestion des clés. Il doit ensuite venir le signer aux Services aux étudiants et remettre le chèque de dépôt correspondant (40$ par clé). Les Services aux étudiants lui remettront une copie du formulaire signé ainsi que les clés à remettre aux personnes de son équipe listées dans le formulaire.

Pour l'AEHEC et ses comités, veuillez noter que la gestion des clés se fait directement auprès de Nicole Laboursodière.

Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40$ l'unité. Advenant le cas où il deviendrait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement sera facturé pour l'ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative@hec.ca.

Les personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants (voir le paragraphe ci-dessus").

+  Changement d'exécutif

Lors d’un changement d’exécutif, le président sortant doit :

  1. Inscrire les nouveaux dirigeants et enlever les anciens au Registraire des entreprises du Québec. Toute personne inscrite au Registraire des entreprises du Québec a des responsabilités légales.
  2. Changer les signataires des chèques à la banque.
  3. Aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie de l'École des nouveaux responsables de la trésorerie.
  4. Récupérer toutes les clés en circulation et les remettre aux Services aux étudiants (exception pour l’AEHEC et ses comités, les clés doivent être remises à Nicole Laboursodière).
  5. Transmettre tous les mots de passe et codes d’utilisateur au futur président.
  6. Effectuer le ménage de son local et de l’espace d’entreposage : RC.710 (AECS, AEMBA et groupes d’intérêt) et RC.705 (AEHEC et ses comités).

 

Le président entrant doit :

  1. Remplir le formulaire d'Autorisation d'accès aux regroupements étudiants, (voir la section "Accès aux locaux et clés ci-dessus).
  2. Si des membres de son regroupement n’ont pas accès au local et ne figure donc pas sur le formulaire d'Autorisation d’accès aux regroupements étudiants, le président doit envoyer une liste de ces autres membres sur un fichier à part à vie.associative@hec.ca (noms, prénoms, matricule et poste occupé).
  3. Remplir le formulaire d’Entente de gestion des clés (voir la section "Accès aux locaux et clés ci-dessus).
  4. Faire parvenir à manon.robert@hec.ca, la liste, avec le logo au nom du regroupement étudiant en en-tête, des personnes ayant le privilège de faire des achats en boutique à la COOP HEC.

+  Comptabilité et états financiers

Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à vie.associative@hec.ca.

+  Service de la comptabilité et de la trésorerie

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable de la transmission des états de compte mensuels aux regroupements étudiants ainsi que de la gestion des changements de signataires.

Combinaison de Champs de Structure :

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie assigne à chaque regroupement étudiant un code d’identification qui est appelé « combinaison de champs de structure » ou CCS (par exemple, 41-Z99-0-0-0), ce code est l’équivalent de votre compte client pour l’École. Il sera utilisé pour la facturation.

Chaque année, vous devez aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés, exactement comme pour la banque. Veuillez écrire à lucie.plante@hec.ca pour obtenir le formulaire à remplir.

État de compte mensuel

À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois (voir le tableau ci-dessous pour savoir quels services de l'École facturent via l'état de compte mensuel).

Facturations des Services de l'École

Les regroupements étudiants sont facturés mensuellement pour les services rendus par l’École selon différents moyens :

SERVICE FACTURATION MODE DE PAIEMENT
Coop HEC Montréal Une facture papier de la Coop HEC Montréal. Faire un chèque à l'ordre de la Coop HEC Montréal et le retourner à ce service par courrier interne ou le déposer au RC-519, édifice CSC.
Service de téléphonie Une facture mensuelle transmise par courrier interne. Faire un chèque à l'ordre de HEC Montréal et l'envoyer au Service de la comptabilité par courrier interne ou le déposer au local 6.260, édifice Decelles.

Service des immeubles

Service de l'audiovisuel

Un formulaire de transfert de compte est envoyé par chacun des services concernés et doit être approuvé et signé par le président. Le numéro de CSS doit être inscrit sur le formulaire.

Chaque formulaire doit être retourné au service concerné par courrier interne.

Un état de compte mensuel regroupant l'ensemble des formulaires approuvés durant le mois est envoyé par courrier interne.

Le paiement se fait par chèque à l'ordre de HEC Montréal et doit être acheminé au Service de la comptabilité et de la trésorerie par courrier interne ou le déposer au local DEC-6.260.

Service de la sécurité

Une facture papier de l'entreprise externe.

Envoyer le paiement directement auprès du fournisseur externe.

+  Assurance responsabilité civile des regroupements étudiants / assurance responsabilité des administrateurs

Il est obligatoire que les regroupements étudiants détiennent une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits. Par ailleurs, lors d’activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.

En plus de l’assurance responsabilité civile qui couvre chaque regroupement étudiant, les Services aux étudiants négocient une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.

Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative@hec.ca.

Annuellement, les Services aux étudiants organisent une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514 861-7429 poste 482.

+  Listes de distribution (courriel des étudiants)

Il est possible pour les associations étudiantes d’obtenir une liste de courriels des étudiants de leur programme. La demande doit être faite aux Services aux étudiants à vie.associative@hec.ca. Le président du regroupement ou le Vice-Président Communications devra signer un engagement à l’effet que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.

La liste de distribution doit obligatoirement contenir, dans la signature automatique, un lien permettant aux étudiants de se désabonner. Afin de ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés.

+  Obligations envers HEC Montréal

Les regroupements étudiants administrent des sommes d’argent assez importantes qui leur sont confiées par leurs membres.

Chaque regroupement étudiant a l’obligation :

  • De faire vérifier les états financiers par un vérificateur externe si le montant reçu à titre de revenus dépasse soixante mille (60 000 $) dollars;
  • De remettre une copie des états financiers annuels aux Services aux étudiants par courriel à vie.associative@hec.ca, au plus tard 3 mois après la fin de son exercice financier.

De plus, chacun des regroupements étudiants doit se conformer aux obligations énoncées dans les politiques de reconnaissance :

+  Comités et conseils de l'École

Certains membres des associations étudiantes de programme (soit AECS, AEHEC, AEMBA et AEPC) sont invités à siéger sur des comités et conseils de l’École.

  • Les présidents de ces associations sont invités à siéger 4 fois par année sur le Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE). Pour plus d'informations, veuillez lire le Règlement instituant le Comité Permanent des Présidents et Présidentes des Associations Étudiantes.
  • Les présidents de ces associations sont invités à rencontrer 1 fois par année le Conseil pédagogique;
  • Les présidents de ces associations ainsi que les VPs Académiques ou de programme sont invités à rencontrer 2 fois par année le Comité des programmes.
 
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