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Préparation au séjour à l'étranger

 

Le participant joue un rôle important d’ambassadeur. 

Il se doit de respecter les règlements et la façon de faire de l’établissement partenaire ainsi que les lois, us et coutumes du pays hôte. 

Dès les premières démarches de l’organisation du séjour, il se doit d’être conscient qu’il représente HEC Montréal et son pays.

 

L’international est rempli de zones grises et d’incertitudes

La débrouillardise,  la confiance et la flexibilité sont de mise pour faire face aux impondérables lors de l’organisation du séjour à l’étranger. 

Être bien informé est une façon certaine d’enrayer certains soucis, d’être en mesure de bien organiser le séjour et de bien vivre cette expérience du tout début jusqu’au retour. À cette fin, les informations suivantes sont essentiellement utiles.

 

+  Passeport et Billet d'avion

Passeport

 

Il faut prioritairement se procurer un passeport.

Pour ceux qui en possèdent un, il faut s’assurer qu’il soit valide pour un minimum de 6 mois après la fin de votre séjour.

Pour plus d'informations sur le passeport canadien.

 

 

Renseignements et avertissements consulaires aux voyageurs

 

Représentants étrangers au Canada: Liste des Consulats

  

Identification Canada - Pour obtenir un certificat de bonne conduite

4060, rue Ste-Catherine Ouest, suite 525 (angle Atwater)

Montréal (Québec)

Téléphone : 514 934-2244

 

 

Billet d’avion

Il est recommandé de réserver son billet d’avion le plus tôt possible selon les dates de séjour confirmées par le calendrier académique de l’établissement d’accueil.

+  Visas, Permis d'études

 

Le participant est responsable de toutes les démarches d’immigration nécessaires à son séjour.

Il doit, avant tout et le plus tôt possible, s’informer des procédures à suivre et s’assurer des délais de délivrance de ces papiers qui varient beaucoup selon le pays.

Pour toute question concernant les demandes de visa, les permis de travail et autres documents reliés à l'immigration, il doit s’adresser directement aux autorités consulaires du pays. Veuillez consulter le lien suivant: 

Représentants étrangers au Canada: Adresses des Consulats 

 

 

Liste des documents généralement demandés pour un visa ou pour un permis d'études:

  • Le formulaire de demande de visa et/ou de permis d'étude.
  • Une copie de votre passeport.
  • La lettre d'acceptation de l'établissement d'accueil.
  • La lettre d'acceptation de HEC Montréal.
  • Des photos d'identité.
  • Un certificat de naissance.
  • La preuve d'une assurance maladie et d'une assurance voyage.
  • Une garantie financière ou une preuve de fonds ou une lettre de prise en charge.
  • Parfois demandés: un certificat d'examen médical, une preuve d'hébergement, un certificat de police ou encore, un certificat d'absence de casier judiciaire.

Il est important d’avoir tous les documents d’immigration requis à portée de la main  pour passer les douanes . . . et non dans le fond de sa valise!

+  Assurances

Avant de partir à l'étranger, il est obligatoire et de votre responsabilité de vérifier votre couverture d’assurance et de vous procurer une assurance-voyage.

À noter :

  • Dans le cadre du programme d’échanges, certains établissements exigent que le participant prenne leur assurance; avant d’entreprendre toute autre démarche, vérifiez leur couverture et, au besoin, bonifier avec une assurance complémentaire.
  • L’assurance maladie du Québec (RAMQ) n’offre pas une couverture suffisante pour couvrir tous les frais de santé et d’hospitalisation hors Québec. Il est donc important de se procurer une couverture adéquate.

 

Ce que doit couvrir l’assurance-voyage

Assurance maladie

  • Assurez-vous de maintenir votre inscription à votre assurance maladie pendant votre voyage en communiquant avec votre assureur (RAMQ ou Sun Life) avant votre départ.

Assurance médicale complémentaire

  • Hospitalisation, médicaments, soins infirmiers et honoraires du médecin et autres professionnels.
  • Clause de rapatriement (absolument nécessaire).

Assurance annulation et interruption

  • Permet d'obtenir le remboursement du billet d'avion en cas de maladie grave ou du décès d'un proche. On peut se la procurer à l'achat du billet d'avion. Si vous payez par carte de crédit, il est possible que cette protection soit incluse. Assurez-vous qu’elle vous couvre pour la durée complète de votre séjour.

Assurance bagages et effets personnels

  • Protection en cas de perte ou de vol (notamment un ordinateur). Il est important d’avoir les factures originales de vos biens. À la suite de tout incident, faire obligatoirement un rapport à la police et conserver précieusement une copie de ce dernier comme preuve.

Assurance maladie professionnelle et accident de travail - stages seulement

  • En France, si votre gratification est supérieure à 12.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, vous serez couvert par votre employeur. Si la gratification est égale ou moindre, vous devrez souscrire vous-même une assurance.

 

 Démarches à effectuer

Prenez connaissance des informations ci-dessous et vérifiez auprès de votre assureur actuel. 

Vous pouvez consulter nos références sur les compagnies d’assurances.

+  Vous êtes citoyen canadien ou résident permanent

+

Vous êtes couvert par la Régie d'assurance maladie du Québec

Vous devez obligatoirement informer la Régie d’assurance maladie du Québec (RAMQ) avant votre départ.

 

Ententes bilatérales entre le Québec et certains pays d’Europe

 

Si vous effectuez un échange ou un stage en Europe, l’entente de réciprocité inclut un volet santé équivalent au régime d’assurance maladie du Québec.

Vous avez intérêt à profiter de cette entente mais il faudra quand même prévoir une assurance voyage supplémentaire.  Pour la liste des pays couverts et plus de détails.

 

Marche à suivre pour profiter de l’entente bilatérale

 

France

Le Programme d'Échanges Internationaux vous remettra deux formulaires à compléter et  à présenter en personne au secrétariat de l'administration des ententes de la sécurité sociale de la RAMQ. 

Celle-ci approuvera sur place les deux formulaires et vous en remettra un (SE-401-Q-106) que vous devrez présenter à la préfecture ou à la caisse de sécurité sociale dès votre arrivée en France. Se renseigner auprès de l’établissement d'accueil à l’arrivée.

 

Danemark, Finlande, Norvège et Suède

Le Programme d'Échanges Internationaux vous remettra un formulaire à compléter et à présenter en personne au secrétariat de l'administration des ententes de la sécurité sociale de la RAMQ.

 

Belgique et Portugal 

Présentez-vous à la RAMQ avec votre lettre d’acceptation au programme d’échange ou votre preuve d’inscription à un stage. 

+

Vous êtes couvert par une assurance maladie autre que la RAMQ

Communiquez avec votre assureur.

Précisez-lui que vous voyagerez à l’étranger et la raison de ce voyage.

Vérifiez votre couverture d’assurance pour valider qu’elle est adéquate.

Demandez une assurance voyage complémentaire si nécessaire.

L’assurance du régime collectif de soins de santé et dentaire des étudiants de HEC Montréal (ASEQ), incluse dans votre facture à HEC, vous permet de bénéficier d’une assurance santé et voyage complète

Il est très important de la conserver. 

Pour être couvert pour la durée totale de votre échange, vous devez fournir à l’ASEQ une copie de votre lettre d'acceptation au programme d’échanges ou d’inscription à un stage. 

À noter que pour être couvert par l’ASEQ à l’étranger, vous devez en tout temps lors de votre séjour à l’étranger maintenir votre inscription à HEC Montréal.

Communiquer directement avec l’ASEQ pour plus d’informations.

  

+  Vous êtes citoyen français

En tant que citoyen Français, vous n'êtes pas admissible aux ententes de réciprocité que la RAMQ a conclue avec certains pays. Elle ne vous couvre donc pas pour un long séjour à l'extérieur du Québec.

Si vous êtes détenteur d’une carte d’assurance maladie de la RAMQ, vous avez la possibilité d’adhérer à une assurance santé et voyage complète avec régime collectif de soins de santé et dentaire des étudiants de HEC Montréal (ASEQ). 

Pour être couvert pour la durée totale de votre échange, vous devez fournir à l’ASEQ une copie de votre lettre d'acceptation au programme d’échanges ou d’inscription à un stage. 

À noter que pour être couvert par l’ASEQ à l’étranger, vous devez en tout temps lors de votre séjour à l’étranger maintenir votre inscription à HEC Montréal.

Communiquer directement avec l’ASEQ pour plus d’informations.

Si vous effectuez un stage, voici d'autres options:

  • Assurance de la CFE (Caisse des Français à l'étranger) 


    Cette option est à considérer avant toute autre assurance si vous y avez déjà adhéré.

  • Assurance/Mutuelle des parents :

C’est l’option la plus rapide et la plus simple. Vérifiez si elle propose une couverture pour les risques à propos des stages scolaires.

  • CPAM 

Soumettre une Demande d’admission à l’Assurance volontaire Accidents du travail et maladies professionnelles (Formulaire s6101-1). Informez-vous auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie pour la documentation supplémentaire à joindre à votre formulaire (No de la CEPAM : 3646 (depuis la France) ou 0811 70 36 46 (depuis l’étranger)

  • Assurance privée 

Souscrire à une assurance privée couvrant les accidents du travail et maladies professionnelles lors du stage.

 

Attention! 

Si vous envisagez de faire un voyage en dehors de la France pendant votre séjour, vérifiez avec votre assureur actuel les forfaits disponibles en fonction du ou des pays que vous visiterez.

 

+  Vous êtes étudiant étranger

En tant qu'étudiant étranger, vous devrez souscrire à une assurance privée. Vérifiez si vous n'avez pas déjà une assurance médicale internationale valide.

  • Si vous êtes assuré avec la Sun Life, votre couverture d’assurance-voyage n’est que d’un maximum de 60 jours.

 Attention!

Cela pourrait ne pas être suffisant pour la durée de votre séjour.

Veuillez communiquer directement avec la Sun Life pour vérifier votre couverture et/ou prendre une assurance voyage additionnelle.

  • Les étudiants de nationalité belge, danoise, finlandaise, grecque, luxembourgeoise, norvégienne, portugaise, roumaine ou suédoise détenteurs d'une carte d'assurance maladie de la RAMQ ne sont pas couverts pour un long séjour.

  • Guard.me est une compagnie qui permet aux étudiants étrangers de contracter une assurance à partir du Canada. Cette option peut être considérée dans le cas où vous n'avez pas d'assurance valide.  Veuillez communiquer directement avec guard.me pour plus d'informations.

 

Coordonnées pratiques

Le Régime collectif de soins de santé et dentaires des étudiants de HEC Montréal (ASEQ)

Téléphone: (514) 789-8715

Régie de l’assurance maladie du Québec 

Services assurés à l’extérieur du Québec

425, boul. de Maisonneuve Ouest, 3e étage, bureau 300

Montréal (Québec)

Téléphone : 514-864-3411

Croix Bleue du Québec

550, rue Sherbrooke Ouest

Bureau B-9

Montréal (Québec) H3A 3S3

Téléphone : 514-286-8403

Courriel : info@qc.croixbleue.ca

 

Meloche Monnex

50, Place Crémazie, 12e étage

Montréal (Québec)

Téléphone : 514-384-1112

 

 

Assurance pour les étudiants étrangers non résidents du Québec

Student Guard

Travel Healthcare Insurance Solutions Inc.

1117, rue Ste-Catherine Ouest, suite 121

Montréal (Québec), H3B 1H9

Téléphone : 514-288-9631 / 1-877-873-8447

 

 

Pour plus d'information sur:

les assurances pour les stages, communiquez avec le Bureau International Europe à relationsentreprises.europe@hec.ca.

les assurances pour le programme d’échanges, communiquez avec le Bureau des activités étudiantes internationales (Programme d'Échanges Internationaux).

+  Logement

 

Logement à l’étranger

La responsabilité de trouver un logement à l’étranger revient au participant. Cependant, la majorité des établissements partenaires offrent des chambres dans les résidences universitaires pour les étudiants en échange. 

Règle générale: la demande excède l’offre! 

Par conséquent, il est recommandé de procéder à la réservation de logement offert dès que l’information est disponible de l’établissement d’accueil. Cette dernière communique l'information sur les possibilités d'hébergement ou d’aide au logement directement au participant.

 

On peut également se renseigner auprès d’étudiants ayant déjà fait l’échange au même endroit afin de connaître la meilleure façon de s’y loger et d'obtenir des conseils et des suggestions. Leurs coordonnées sont donnés aux participants lors de la rencontre pré-départ.

 

Icône de danger avec reflet

Attention!

Lors de la recherche de logement par soi-même, ne jamais signer d’entente de bail avant d’avoir visité le logement. 

Il est également important de prendre connaissance de la législation du pays en matière de ce contrat.

 

Logement temporaire à l’étranger

Notre université ne soutient pas ces plateformes, mais nous avons été informés que des étudiants ont trouvé ces sites utiles pour les aider à trouver une chambre à l’étranger.

HI - Auberges de jeunesse : Plateforme de réservation d'un lit en dortoir ou en chambre privée.

Couchsurfing : Plateforme qui permet de connecter les voyageurs avec un réseau de personnes désirant partager leur demeure et leur quotidien pour une durée variable.

Housinganywhere : Plateforme qui permet aux étudiants partant en échange de sous-louer leur propre chambre et d'en rechercher une parmi plus de 500 villes dans le monde. La plateforme est gratuite, mais lorsque vous louez une chambre en ligne, un frais de réservation s'applique.

 

Gérer son logement au Québec lors du séjour à l’étranger

Plusieurs étudiants se trouvent à partir en échange en devant quitter ou sous-louer leur logement à Montréal. 

Différentes solutions sont offertes:

 

Location ou sous-location

On peut annoncer son logement pour sous-louer (le bail reste à son nom) ou pour louer (le bail est au nom du prochain locataire) pour la période désirée sur le site du service aux étudiants (SAE) : https://enligne.hec.ca , ces annonces sont accessibles à tous les étudiants de HEC Montréal dans HEC en ligne sous «Annoncer un logement».

On peut également mettre une annonce sur les sites des autres universités et /ou sur les sites internet tel que Kijiji, craigslist, ect.

 

« Get Your Place »

"Get your place" offre un service d’aide au logement pour les étudiants étrangers en échange à HEC Montréal. 

Ainsi on peut leur offrir son logement pour la sous-location pendant son séjour à l’étranger à l’adresse suivante : http://www.getyourplace.ca/  

Certaines conditions s'appliquent.

 

Pour les étudiants en résidence universitaire de l'Université de Montréal

Ils ont la possibilité de quitter leur chambre avant la fin du contrat. 

Ils doivent aviser la Direction du Service des résidences de l'Université de Montréal 45 jours à l'avance. 

Certains règlements s'appliquent.

+  Soins de santé

 

Trousse de soins médicaux

  • Prescriptions pour médicament (emballage original)*
  • Prescriptions pour lunettes et/ou lentilles cornéennes
  • Prothèses et accessoires
  • Médication légère (Tylenol, Immodium, . . .)
  • Carnet de santé ou de vaccination
  • Condoms

*Pour les seringues, une autorisation officielle d'un médecin est nécessaire.

 

Mieux vaut prévenir que guérir! Quelques conseils!

  • Il est recommandé de passer un examen de santé et un examen dentaire général avant de partir.
  • Afin d’éviter de mauvaises surprise, il est prudent de se renseigner sur l'accessibilité aux soins de santé du pays hôte car elle diffère beaucoup d'un pays à l'autre.

 

Coordonnées pratiques

 

Agence de santé publique du Canada

Programme de médecine de voyages 

 

Affaires étrangères Canada

Télécharger  « Le Guide du Voyageur canadien » 

 

Organisation Mondiale de la Santé 

Informations sur la vaccination selon le pays 

+  Voyagez avec prudence!

 

Vigilance financière et sécurité de ses effets de valeur

  • Ne jamais garder de somme considérable sur soi.
  • Vérifier régulièrement ses soldes de compte bancaire afin de s’assurer de ne pas être victime de fraude.
  • N’apporter aucun objet de valeur avec soi.
  • Vérifier si sa caméra et son ordinateur sont couverts par son assurance et surtout, ne pas oublier de les déclarer à la douane.

 

Quelques conseils pratiques

  • S’assurer d’avoir tous les visas requis pour tous les pays prévus de visiter.
  • Établir un itinéraire souple et un budget flexible.
  • Toujours informer quelqu’un de vos déplacements.
  • Être vigilant et garder un œil sur ses bagages, particulièrement dans les gares, les attractions touristiques et les transports en commun.
  • Il est important de se renseigner sur les lois du pays. Nul n’est censé ignorer la loi!
  • Ne pas accepter de transporter de la marchandise pour un inconnu.
  • Drogues: leur usage est généralement interdit même si parfois les locaux semblent les consommer ouvertement!
  • Conserver toutes ses factures de train, d’hébergement et d’achats divers pour les douanes.
  • Attention aux produits ramenés au Canada.

 

Informations, conseils, nouvelles et mises en garde sur vos destinations 

Site du Gouvernement du Canada

http://voyage.gc.ca/

 

Inscription des Canadiens à l’étranger 

"L’Inscription des Canadiens à l’étranger est un service gratuit fourni par Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada, grâce auquel vous pouvez rester en lien avec le Canada en cas d’urgence à l’étranger, comme un séisme ou des troubles civils, ou une situation d’urgence au Canada."

http://voyage.gc.ca/voyager/inscription

+  Interculturel

 MyWorldAbroad est un site très complet pour les étudiants qui partent à l’étranger et désirent faire des stages, de l’humanitaire, des voyages, des études et qui désirent avoir une carrière internationale.

Avec plus de 300 articles d’experts et 4 000 ressources variées, ce site couvre tout ce qu’il faut savoir sur l'international.

Ce que vous pouvez trouver sur le site en vous inscrivant gratuitement avec votre adresse HEC :

Et plus encore… Visitez MyWorldAbroad et inscrivez-vous pour en savoir davantage!

 

Il n'est pas toujours facile de partir! L’association HEChange peut t'aider

L’association organise, tout au long de l’année, de nombreuses activités et des voyages afin de prendre contact avec le monde de l’international tout en étant à HEC Montréal. Elle offre également un système de parrainage dans lequel on peut s’impliquer ainsi que de la documentation sur les différents pays.

Pour plus d’information :
          hechange@hec.ca

          http://www.hechange.ca

 

Bien se renseigner sur son pays d’accueil, c’est démontrer du respect et de l’appréciation de son pays hôte:

  • Quel est son système politique actuel?
  • Quelles en sont ses plus grandes villes?
  • Quelle est son histoire sociale, politique et culturelle?
  • Quelles sont ses fêtes traditionnelles?
  • Quel est son sport national ? Ses traditions culinaires?
  • Quels sont ses us et coutumes?
  • Ce qu'il faut faire, et surtout, ce qu'il faut éviter!

 

Bien s’informer, c’est aussi éviter les mauvaises surprises et s’aider à parer à un éventuel  « choc culturel».
 

 

Quelques petits trucs pour parer au choc culturel lors du séjour… et lors du retour

  • Se méfier des trop grandes attentes: quand on ne s’attend à rien, on ne peut pas être déçu.
  • Apporter un peu de chez soi : de la musique, des photos... et pourquoi pas, un peu de sirop d’érable!
  • Tenez compte des recommandations des étudiants ayant déjà fait l’échange et de celles du personnel de l’établissement d’accueil
  • Profitez de toutes les occasions qui vous sont offertes pour découvrir votre pays hôte et vous intégrer : participer aux activités d’accueil; suivre un cours de la langue nationale.
  • Être ouvert et curieux, oublier ses références, penser différemment!
  • En profiter au maximum et ne pas oublier que le sourire reste international!
  • Prévoir le choc du retour afin de l’atténuer ou même de le prévenir :
    • Demeurer en contact avec ses proches! Ils seront un soutien précieux à votre retour.
    • Avoir des  projets au retour: l’expérience internationale peut se prolonger chez soi après l’échange.
 

+  Aide-Mémoire

Vous pouvez télécharger l'aide mémoire ici. 

+  Autres ressources pratiques

 

Autres ressources pratiques

 

Études internationales :

Bureau canadien de l’éducation internationale

Étudiants internationaux 

International Student Travel Confederation 

Universités du monde (articles sur des universités étrangères)

University World News

My World Abroad

 

Test TOEFL

Le TOEFL (Test of English as a Foreign Language) est un test de connaissance de la langue anglaise reconnu internationalement.

    

Information générale sur les pays

 

Répertoire de journaux étrangers

www.worldpress.org

www.courrierinternational.com

europa.eu/index_fr.htm

 

Histoire, politique, géographie, économie, culture 

Aperçus-pays

 

Étiquette, culture et coutumes - « Culture Smart »

 

Pour appeler au Canada

Canada Direct

      

Voyage

 

Ambassades et consulats du Canada à l’étranger

 

Voyages Merit Montreal (Metro Berri)

407, Boul. de Maisonneuve Est

Montréal (Québec)  H2L 4J5

Téléphone: (514) 843-851

 

Carte ISIC

International Student Travel Confederation

The World of student travel since 1949

 

Permis de conduire international 

SAAQ

 

Carte de membre des Auberges de jeunesse internationale

Réseau d’auberges de jeunesse Hostelling international

 

Boutique Tourisme Jeunesse

4008, St-Denis, Montréal (Québec)

Tél.: 514-844-0287

Images du monde

www.travel-images.com

Cartographie

www.mapquest.com

Forum du voyage

voyageforum.com

Guides de voyage

www.lonelyplanet.com

www.geomagazine.fr

www.routard.com  

http://www.gallimard-loisirs.fr

www.frommers.com

Autres sites Internet

voyagez.branchez-vous.com

www.guidemondialdevoyage.com  

www.abc-latina.com

www.passplanet.com/Fr

www.expedia.ca

preview.cheaptickets.com

www.travelnow.com

www.travelocity.com

www.travelcuts.com

www.letsgo.com

Transports en Europe

www.ryanair.com

www.easyjet.com

wizzair.com

www.eurolines.com

www.eurail.com

Transports en Amérique du Sud

www.gosouthamerica.about.com

www.lastfrontiers.com/flights

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