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La rencontre d'information : guide de préparation

Définition et contexte
12 bonnes raisons de faire une rencontre d'information
Qui pouvez-vous rencontrer
L'appel téléphonique
Comment faire un appel à une personne-contact?
Comment réussir vos appels?
Comment contrer les obstacles?
Déroulement de la rencontre d'information 
Exemples de questions à poser 
Informations sur le secteur d’activité
Informations sur l’entreprise
Informations sur le poste/la profession qui vous intéresse et le profil idéal du candidat qui l’occupe
Informations sur les perspectives d’emploi et les plans de carrière
Conclusion
Exercice pratique

 

Définition et contexte

La rencontre d’information est une stratégie de réseautage utilisée pour :

  1. Explorer les carrières de la gestion et préciser votre objectif de carrière; elle vous aidera à comprendre la réalité des carrières qui vous intéressent et de découvrir d’autres options intéressantes.
  2. Effectuer une recherche d’emploi auprès d’employeurs potentiels, développer votre réseau de contacts et accéder au marché caché de l’emploi.

Plus précisément, c’est une rencontre de 15 à 45 minutes avec un professionnel d’un domaine ou d’un secteur qui vous intéresse. Idéalement, cette rencontre se fait en face à face. Néanmoins, si la personne ciblée ne peut vous rencontrer en personne, l’échange peut aussi se faire par téléphone ou par courriel.

12 bonnes raisons de faire une rencontre d’information :

  1. Valider et préciser un choix de carrière en explorant la réalité quotidienne d’une personne qui travaille dans un poste/domaine qui vous intéresse;
  2. Connaître les cheminements possibles à suivre pour accéder éventuellement au poste convoité, ainsi que le profil de personnalité recherché pour ce poste;
  3. Confronter votre idée du marché du travail avec la réalité des gens qui travaillent dans les secteurs/domaines qui vous intéressent;
  4. Identifier les opportunités d’emploi qui ne feront pas l’objet d’un affichage public;
  5. Orienter votre carrière dans un nouveau secteur que vous avez besoin de mieux connaître;
  6. Connaître les autres options de carrières auxquelles vous pourriez avoir accès avec vos compétences actuelles;
  7. Connaître la réalité du marché du travail au Québec ou ailleurs au Canada;
  8. Bâtir votre réseau de contacts dans le but d’obtenir d’autres rencontres d’information;
  9. Développer une connaissance approfondie du vocabulaire associé au domaine qui vous intéresse;
  10. Pratiquer vos aptitudes à communiquer et acquérir plus de confiance en prévision de vos entrevues d'emploi;
  11. Obtenir des informations sur le processus de recrutement des employeurs qui vous intéressent;
  12. Connaître les meilleures stratégies de recherche d’emploi dans un domaine/secteur donné.

Qui pouvez-vous rencontrer?

  • Une personne qui travaille dans un poste, un domaine professionnel, une entreprise, un secteur d’activité ou un lieu géographique qui vous intéressent;
  • Un professeur actuel ou passé; un responsable de programme d’études;
  • Un diplômé de l’école (HEC ou université antérieure);
  • Une personne qui serait susceptible d’être votre supérieur immédiat;
  • Un confrère de classe;
  • Un membre d’une association;
  • Un collègue ou ancien collègue;
  • Un patron ou ancien patron.

 

L'appel téléphonique

Comment faire un appel à une personne-contact?

Pour décrocher et organiser une rencontre d’information avec la personne de votre choix, il vous faudra établir le premier contact avec elle par téléphone ou par courriel (ou combinaison des deux). Il est donc important d’utiliser cet outil de communication de manière efficace afin d'augmenter vos chances d'y parvenir. Si vous cafouillez au téléphone, le contact s'arrêtera là!

Comment réussir vos appels?

  • Préparez-vous soigneusement en rédigeant une « entrée en matière » avec laquelle vous vous sentez bien, c’est-à-dire un message convaincant et efficace (exercice pratique).
  • Exercez-vous à l'avance à prononcer votre « entrée en matière ». Répétez-la jusqu'à ce que le texte vous soit naturel. Faites-en l'essai avec un membre de votre famille ou un ami.
  • Faites attention à votre attitude au téléphone : évitez d’être trop familier, autoritaire, insistant, de manquer d’assurance ou d’être trop modeste. Assurez-vous que votre discours est fluide, professionnel et courtois.
  • Le message que vous devez transmettre est que vous êtes en quête d’information. Si vous demandez d’emblée à votre interlocuteur s’il a des possibilités d’emploi à vous offrir, vous risquez fort bien de créer un malaise et de le mettre sur la défensive. Et pour cause! Qui aurait envie de divulguer une opportunité à quelqu’un qu’il ne connaît pas?

Une fois la communication avec la personne ciblée obtenue, faites votre entrée en matière :

  • Présentez-vous : brièvement votre situation actuelle et votre parcours.
  • Nommez la personne qui vous a référé (si c’est le cas).
  • Vous avez besoin d’en connaître davantage sur…
  • Vous demandez une rencontre d'une vingtaine de minutes, pas plus.
  • Vous ne sollicitez pas un emploi : vous demandez de l’information.
  • Tentez de prendre un rendez-vous précis (date et heure établies).

Comment contrer les obstacles?

1) Quoi faire si la personne qui vous répond est l’adjoint(e) plutôt que la personne ciblée? 

  • Saluez la personne qui répond et demandez à parler à la personne ciblée.
  •  L’adjoint (e) vous demandera probablement la raison de votre appel : vous pouvez dire que la personne vous a été recommandée par ________ (contact mutuel, si tel est le cas) et que vous souhaitez discuter brièvement avec elle pour obtenir des conseils d’ordre professionnel.
  • Soyez prudent : n’inventez pas de fausses raisons et évitez de parler de recherche d’emploi avec l’adjoint (e) sinon vous risquez de vous faire référer au service des ressources humaines. Également, évitez de dire que « c’est personnel ».

2) Quoi faire si vous obtenez la messagerie vocale?

  • Ne laissez pas un message tout de suite; tentez à nouveau à des moments différents de la journée pour essayer de lui parler de vive voix.
  •  Si vous n’y arrivez pas, laisser un message en vous assurant de l’avoir bien préparé au préalable (entrée en matière).
  •  Soyez clair, précis, bref et courtois.
  •  Mentionnez vos coordonnées et le meilleur moment pour vous joindre.
  •  Ne parlez pas de recherche d’emploi.


Déroulement de la rencontre d'information 

  1. Remerciez d’abord votre interlocuteur d’avoir accepté de vous rencontrer et expliquez-lui à nouveau le but de la rencontre.
  2. Arrivez préparé avec des questions structurées et professionnelles.
  3. Ne perdez pas de vue : c’est vous qui menez la rencontre d’information, processus contraire à l’entrevue de sélection. Vous devez démontrer que vous êtes préparé tout en faisant preuve de flexibilité.
  4. Si vous avez sollicité une rencontre de 15, 20, 30 minutes, vous devez vous en tenir à la durée qui a été prévue afin de respecter l’agenda de votre interlocuteur, à moins qu’il ne vous invite à continuer.
  5. À la fin de la rencontre, si vous avez une liste d’entreprises (en nombre raisonnable) que vous souhaitez cibler, vous pouvez lui demander, s’il connaît des personnes que vous pourriez rencontrer dans ces entreprises.
  6. Si, lors de la rencontre, votre interlocuteur fait mention de possibilités d’emploi au sein de l’entreprise, ne proposez pas immédiatement votre candidature à moins d’y être explicitement invité par celui-ci. Il arrive parfois qu’une rencontre d’information se transforme en entrevue de sélection. Vous pouvez alors saisir cette opportunité, à condition que ce soit à l’initiative de votre interlocuteur.
  7. Dans les jours, suivant votre rencontre, transmettez un courriel de remerciement. Si la rencontre a confirmé votre intérêt à travailler dans l’équipe ou dans l’entreprise, vous pouvez y joindre votre curriculum vitae ou mieux, appelez la personne rencontrée. Proposez-lui formellement votre candidature ou demandez-lui à qui et comment vous pourriez acheminer votre candidature. À ce stade-ci, vous n’êtes plus en mode rencontre d’information : vous êtes en mode « promotion ».

 

Exemples de questions à poser 

Informations sur le secteur d’activité

  • Quelle est votre vision du marché du travail en général? 
  • Quel est le positionnement de l’entreprise dans son secteur : ses forces, ses faiblesses, sa concurrence, etc.? 
  • Quel est l’état du secteur d’activités et de ses perspectives?

Informations sur l’entreprise

  • Quels sont les principaux produits et services? (Vous devez quand même en savoir sur ce sujet)
  • Quel est l’historique de l’entreprise?
  • Combien de personnes y font le travail qui vous intéresse?
  • Quels sont les objectifs, orientations et priorités que l’entreprise se donne pour les prochaines années?
  • Quel est le type d’encadrement accordé au personnel?
  • À quoi ressemble le processus habituel de sélection?

Informations sur le poste/la profession qui vous intéresse et le profil idéal du candidat qui l’occupe

  • Quelles sont les tâches et responsabilités reliées à votre poste (ou autre poste qui vous intéresse)?
  • Pouvez-vous me parler d’une journée type au sein de ce poste?
  • Quel est le profil du candidat idéal pour ce type de travail? (Formation, expérience, compétences spécifiques, qualités et aptitudes)
  • Quelles sont les étapes qui permettent d’accéder à votre poste/domaine une fois le diplôme obtenu? (Activités recommandées, implications, postes transitoires) 
  • Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans ce type de travail?
  • Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans ce travail? Qu'est-ce qui est le plus exigeant?
  • Comment avez-vous trouvé votre emploi? À l'avenir, comment évolueront les emplois dans ce domaine?

Informations sur les perspectives d’emploi et les plans de carrière

  • Quelles sont les possibilités de formation et de perfectionnement en début et en cours d’emploi?
  • Les promotions à l’interne sont-elles favorisées dans cette entreprise ou préfère-t-on recruter à l’externe?
  • Quel est le cheminement type d’un (ex.  analyste financier, gestionnaire de produits) dans votre entreprise?
  • Quelle est la meilleure porte d’entrée?
  • De manière générale, après combien d’années d’expérience peut-on espérer accéder à ce type de poste?
  • Les gens qui occupent ce genre d'emploi sont-ils en demande en ce moment?
  • Quels conseils particuliers donneriez-vous à une personne qui débute dans ce domaine?
  • Quelles revues ou organisations professionnelles me donneraient plus d'information sur ce domaine?
  • À votre avis, quels sont les problèmes liés au travail dans ce domaine?


Conclusion

La clé du succès pour mener des rencontres d’information efficaces et pertinentes se trouve dans la préparation. Prenez le temps qu’il faut avant de vous engager dans le processus. À la suite de chaque rencontre, prenez aussi le temps de réfléchir sur les renseignements que vous avez obtenus : qu’avez-vous appris d’utile? Quel impact cette rencontre a-t-elle eu sur votre réflexion? Votre opinion sur le sujet ciblé a-t-elle changé?

Par ailleurs, il est tout aussi important de développer votre réseau de contacts qu’il ne l’est de l’entretenir! Essayez de rester en contact sur une base régulière avec les gens que vous avez rencontrés. L’objectif étant qu’ils ne vous oublient pas. Donnez-leur de vos nouvelles sans oublier de vous intéresser à eux, faites connaître tout changement important dans votre situation professionnelle, partagez un article d’actualité ou de l’information sur l'un des sujets que vous avez abordés. Bref, n’oubliez jamais que réseauter c’est d’abord et avant tout une question d’échange et que tout contact doit être basé sur le principe d’une relation « donnant donnant ».  


 

Exercice pratique 

  1. Avant de prendre rendez-vous, précisez quelle est votre situation.  Que voulez-vous savoir? À quelle étape de la démarche en êtes-vous : à définir votre objectif de carrière ou à chercher l’emploi visé? Quelles sont les questions qui demeurent sans réponse pour vous? Identifiez ce qui, dans votre situation actuelle, explique le mieux votre besoin en matière d’information.
  2. Préparez votre appel téléphonique en composant votre texte d’entrée en matière d’avance. Consultez les exemples suivants pour vous aider, selon votre situation :
  • « Bonjour madame/monsieur X, je m'appelle ____________ et je complèterai dans quelques mois une maîtrise en finance à HEC Montréal. On m'a dit que vous occupiez le poste de (ou que vous travaillez dans le secteur X)_______________. Je cherche à m'informer à l’avance sur la carrière/profession de __________________ afin de m’assurer que j’en ai une bonne compréhension et préparation. Est-ce que vous m’accorderiez environ 10-15 minutes de votre temps pour me renseigner plus en détail sur votre travail? »
  • « Bonjour monsieur X, je m'appelle __________ , je complèterai dans quelques mois un MBA à HEC Montréal. Monsieur/Madame _________, que nous connaissons tous les deux, m’a suggéré de vous appeler pour obtenir quelques conseils concernant mon intention de réorienter ma carrière dans le domaine de la finance qui m’intéresse énormément. J’ai de l’expérience en gestion de projets d’ingénierie et je connais très bien les secteurs de l’énergie et de l’aéronautique. J’aimerais discuter avec vous des profils recherchés dans votre secteur d’activité et avoir votre opinion sur la meilleure façon d’effectuer ma transition de carrière. Auriez-vous une quinzaine de minutes à m’accorder pour m’aider à répondre à mes questions? »
  • « Bonjour madame/monsieur X, je m'appelle ____________. Je vous ai appelé (e) à la suggestion de ____________ que nous connaissons tous les deux. Il/elle m'a dit que vous seriez la bonne personne à qui je pourrais parler pour en savoir plus sur ____________ (poste, domaine, entreprise, industrie). Avez-vous le temps de me parler maintenant? Je ne vous retiendrai pas plus qu'une quinzaine de minutes. »
  • « Bonjour madame/monsieur X, je m'appelle ____________ et on me dit que vous êtes un (e) (que vous faites un travail de) ______________. Je voudrais avoir des conseils qui m'aideront à choisir un domaine professionnel (métier). J'aimerais savoir, en quelques minutes, ce que vous diriez à quelqu'un qui voudrait travailler dans votre domaine. Pourriez-vous me consacrer 10-15 minutes de votre temps? »
  • « Bonjour madame X, je m'appelle ____________, je complèterai sous peu un baccalauréat en administration des affaires à HEC Montréal. Je vous appelle à la suggestion de ____________ que nous connaissons tous les deux. Le domaine du commerce international m’intéresse grandement. J’ai pensé que vous seriez la bonne personne à qui parler pour en savoir plus à ce sujet et m’informer à propos des étapes qui permettent d’accéder à un poste comme le vôtre, une fois le diplôme obtenu. Auriez-vous 15-20 minutes à m’accorder pour répondre à mes questions? »
  • « Bonjour madame/ monsieur X, je m’appelle _____. Nous avons eu l’occasion d’échanger sur le groupe de l’industrie aérospatiale sur le site LinkedIn. Je viens de terminer une maîtrise en marketing à HEC Montréal et j’ai fait ma thèse sur le positionnement de produits dans l’industrie aérospatiale. Je souhaiterais beaucoup pouvoir vous rencontrer 15-20 minutes afin de bénéficier de vos conseils et avoir votre opinion sur la meilleure façon d’entreprendre ma carrière. »
 
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