Introduction
Depuis 2002, un étudiant du programme de baccalauréat en administration des affaires (B.A.A.) de HEC Montréal a la possibilité d’effectuer deux stages en entreprise lui permettant d’acquérir une expérience de travail pertinente en gestion et d’obtenir jusqu’à un maximum de six crédits universitaires.
Il y a deux types de stage en entreprise qu’un étudiant peut réaliser, soit le stage multidisciplinaire et le stage spécialisé dans un des domaines de la gestion. Un stage en entreprise est l’équivalent d’un cours de trois crédits où une note est attribuée à l’étudiant par un professeur de HEC Montréal tenant compte entre autres de l’évaluation faite par l’employeur où le stage a été effectué. Un stage en entreprise peut être réalisé à tout moment dans l’année mais il ne peut pas s’étendre sur une période dépassant quatre mois.
Pour une entreprise, l’embauche d’un étudiant stagiaire est une occasion de mieux connaître un candidat potentiel à un futur poste permanent ou d’avoir accès à une main-d’oeuvre temporaire de qualité et dynamique à tout moment de l’année. Lorsque la législation le permet, une entreprise peut même profiter d’une aide financière du gouvernement pour l’embauche d’un stagiaire.
Les deux types de stage et leurs objectifs respectifs
Premier type : Le STAGE MULTIDISCIPLINAIRE a les objectifs suivants :
- permettre à l’étudiant de se familiariser avec l’environnement externe d’une entreprise dont son secteur d’activité, sa concurrence et les tendances de son marché;
- permettre à l’étudiant de connaître concrètement les diverses disciplines de la gestion à travers le fonctionnement d’une entreprise réelle; et
- être une occasion tangible d’acquérir une expérience de travail pertinente en gestion.
Pour atteindre ces objectifs, le stage multidisciplinaire peut prendre deux formes. La première est un stage où l’employeur utilise les services du stagiaire dans plusieurs fonctions représentant une gamme variée de domaines de la gestion. Dans cette forme de stage, l’étudiant stagiaire travaille en rotation parfois en comptabilité, en finance, en marketing, en gestion des ressources humaines, etc.
La seconde forme de stage multidisciplinaire est celle où l’étudiant stagiaire occupe toujours une seule fonction dans un des domaines de la gestion pendant toute la durée de son stage, mais où il dispose de temps pour aller rencontrer des gestionnaires dans l’entreprise pour lui permettre de connaître concrètement tous les autres domaines de la gestion (marketing, finance, comptabilité, etc.) à travers les activités de l’entreprise.
Deuxième type : Le STAGE SPÉCIALISÉ a les objectifs suivants :
- permettre à l’étudiant d’acquérir une expérience intensive dans une des spécialisations offertes au programme de B.A.A.;
- amener l’étudiant à établir des liens entre son expérience de travail et les notions théoriques de cette discipline enseignées dans les cours de spécialisation;
- permettre à l’étudiant de confirmer son choix de spécialisation et d’accroître son intérêt pour ses cours de spécialisation.
Pour atteindre ces objectifs, une seule forme de stage est possible. Il s’agit d’un stage où toutes les heures de travail du stagiaire sont concentrées dans une fonction précise reliée à une des spécialisations du programme de B.A.A. Ces spécialisations sont les suivantes :
- la finance,
- le marketing,
- la gestion des opérations et de la production,
- le management,
- les méthodes quantitatives,
- l’économie,
- la gestion des ressources humaines,
- la gestion internationale, et
- les technologies de l’information.
Dans ce type de stage, l’étudiant voit une ou plusieurs facettes de la spécialisation concernée. La nature du travail du stagiaire doit aussi lui permettre de se représenter le travail quotidien des spécialistes dans ce domaine.
Règles de base d’un stage en entreprise
- Un stage doit être d’une durée minimale de 140 heures de travail, réalisées à temps complet ou à temps partiel sur une période maximale de 4 mois;
- Un stage peut débuter à tout moment dans l’année;
- Un stage doit toujours se réaliser sous la supervision d’un tuteur en entreprise et d’un professeur désigné aux stages par HEC Montréal;
- Pour le stage multidisciplinaire, le tuteur doit être une personne ayant une bonne connaissance de l’entreprise et de la gestion;
- Pour le stage spécialisé, le tuteur en entreprise doit avoir une expertise dans la spécialisation et y travailler quotidiennement;
- Le type de stage, multidisciplinaire ou spécialisé, est décidé par le professeur désigné au stage après discussion avec l’employeur ou l’étudiant lorsque cela est nécessaire;
- Un étudiant peut effectuer les deux types de stage dans la même entreprise;
- Un maximum d’un stage par période de quatre mois est accepté;
- Un stage peut être effectué à l’extérieur du Québec pour un employeur canadien ou étranger;
- Une rémunération doit être généralement accordée à l’étudiant pour le travail qu’il effectue pendant son stage. Cette rémunération fait l’objet d’une entente entre l’étudiant et l’entreprise accueillant le stagiaire.
Conditions de participation
- POUR UNE ENTREPRISE
Toute entreprise canadienne ou étrangère peut embaucher un étudiant à titre de stagiaire si elle respecte toutes les conditions suivantes :
- l’entreprise doit avoir d’une taille suffisante (i.e. généralement 10 employés et plus) pour assurer une supervision adéquate de l’étudiant stagiaire;
- l’entreprise doit identifier un de ses employés qui devra assurer une supervision adéquate de l’étudiant. Cet employé, appelé tuteur, doit être non apparenté à l’étudiant. Il doit posséder des connaissances et une expérience en gestion pertinentes à la nature du stage effectué par l’étudiant stagiaire. L’entreprise doit aussi s’assurer que le tuteur en entreprise est disponible pour répondre aux questions de l’étudiant;
- l’entreprise demande à l’étudiant de commencer son stage uniquement après avoir obtenu l'approbation définitive par le professeur désigné au stage et par la direction du programme de B.A.A.;
- l’entreprise s’engage à informer rapidement l’étudiant et le professeur désigné au stage si elle doit changer la nature du stage qui avait fait l’objet d’une approbation au départ;
- l’entreprise s’engage à compléter le formulaire d’évaluation du travail de l’étudiant à la fin de son stage et à le remettre directement à la direction du B.A.A.
- POUR UN ÉTUDIANT
Pour être admissible à un stage, un étudiant doit respecter les deux conditions suivantes au moment de l’approbation de son stage :
- avoir une moyenne générale au B.A.A. égale ou supérieure à 2,3 sur 4,3;
- avoir postulé entre 30 crédits dans le programme de B.A.A. et à un maximum de 87 crédits.
Évaluation d’un stage
Un stage en entreprise est l’équivalent d’un cours dans le programme de B.A.A. Il fait donc l’objet d’une notation attribuée par le professeur désigné au stage. La notation d’un stage repose sur la production d’un rapport écrit exhaustif, une présentation orale par l’étudiant à la fin du stage et une appréciation qualitative de son travail par le tuteur en entreprise. La pondération de ces trois éléments d’évaluation est la suivante :
- La présentation orale : 30 %
- Le rapport de stage : 50 %
- L’évaluation par l’employeur : 20 %
S’il le désire, le tuteur en entreprise peut assister à la présentation orale de l’étudiant en prenant les arrangements nécessaires avec le professeur désigné au stage de l'étudiant.
Comment recruter un stagiaire
Les entreprises qui désirent embaucher un stagiaire peuvent afficher une offre de stage sur le site Web du Service de gestion de carrière (SGC) ou offrir un stage directement à un étudiant.
1. AFFICHER UNE OFFRE DE STAGE SUR LE SITE WEB SGC
- Assurez-vous que votre entreprise remplit toutes les conditions de participation énumérées à la section Conditions de participation.
- Assurez-vous que le stage proposé répond aux règles de base d’un stage en entreprise énumérées à la section Règles de base d’un stage en entreprise.
- Affichez votre offre de stage sur le site Web du SGC en sélectionnant le type d'emploi Cours - Stage accordant des crédits à la section Affichage d'une offre d'emploi. L’offre de stage doit obligatoirement inclure l’information suivante : la durée du stage, le nombre d’heures de travail prévues, la description des principales responsabilités, la rémunération, le nom et numéro de téléphone du tuteur ainsi que la date limite pour postuler.
- L’offre de stage sera alors acheminée par le SGC à la direction du B.A.A. pour approbation. L’offre de stage est normalement approuvée dans un délai maximum de deux semaines;.
- Après avoir reçu l’approbation du stage, le SGC procédera à la diffusion de l’offre de stage auprès des étudiants et fera parvenir une confirmation de l’affichage à l’entreprise;
- L’entreprise reçoit alors les candidatures et procède à la sélection d’un stagiaire. Il est de la responsabilité de l’étudiant de s’assurer qu’il remplit les conditions de participation à un stage. Toutefois, il est prudent de la part d’une entreprise de vérifier auprès de l’étudiant si ce dernier est admissible;
- Le stagiaire choisi par l’entreprise devra compléter le formulaire Approbation d'un stage accordant des crédits que lui remet le SGC, faire approuver le type de stage par le professeur désigné et remettre le formulaire dûment rempli au Registrariat pour l’inscription de son stage;
- Le Registrariat fera parvenir, par courriel, une confirmation de l’inscription au cours stage en entreprise à l’étudiant et une copie du formulaire d'approbation au professeur désigné et au SGC. Le stage peut alors débuter;
- À la demande de l'entreprise, le SGC lui fera parvenir, à la fin du stage, le formulaire Attestation de participation à un stage de formation admissible du Gouvernement du Québec, formulaire requis pour toute réclamation de crédits d’impôt.
2. OFFRIR UN STAGE DIRECTEMENT À UN ÉTUDIANT
- Assurez-vous que votre entreprise remplit toutes les conditions de participation énumérées à la section Conditions de participation.
- Assurez-vous que le stage proposé répond aux règles de base d’un stage en entreprise énumérées à la section Règles de base d’un stage en entreprise.
- Il est de la responsabilité de l’étudiant de s’assurer qu’il satisfait aux conditions de participation à un stage. Toutefois, il est prudent de la part d’une entreprise de vérifier auprès de l’étudiant si ce dernier est admissible.
- L’étudiant sélectionné doit se procurer le formulaire Approbation d'un stage accordant des crédits disponible sur le site Web du SGC et le remplir avec l’entreprise concernée.
- L’étudiant doit présenter le formulaire dûment rempli au professeur désigné au stage qui procédera à la validation du stage et du type de stage en entreprise en apposant sa signature sur le formulaire.
- L’étudiant doit remettre le formulaire dûment approuvé par le professeur désigné au Registrariat pour obtenir l'approbation de son stage par la direction du programme et faire inscrire celui-ci.
- Le Registrariat fera parvenir, par courriel, une confirmation de l’inscription au cours stage en entreprise à l’étudiant et une copie du formulaire d'approbation au professeur désigné et au SGC. Le stage peut alors débuter.
- À la demande de l'entreprise, le SGC lui fera parvenir, à la fin du stage, le formulaire Attestation de participation à un stage de formation admissible du Gouvernement du Québec; formulaire requis pour toute réclamation de crédits d’impôt.
