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Demande de paiement pour les bourses

Assigner un préparateur de demande de paiement de bourse
Création d'une demande de paiement de bourse (DPB)
Consultation d'une demande de paiement de bourse (DPB)
Saisie d'une demande déjà existante DPB
Approbation en lot d'une demande de paiement de bourse

 

Attention : Démarche à faire avant de créer une demande de paiement de bourse dans HEC en ligne

Avant de créer une demande de paiement de bourses, une entrée doit avoir été préalablement saisie dans le répertoire des bourses de Peoplesoft et un montant pour l’année financière doit avoir été assigné.

Pour faire une demande de création dans le répertoire, veuillez écrire un courriel à la direction de la recherche (suiviprojets.recherche@hec.ca) pour les bourses associées aux programmes 300, 301 et 302, ou aux Services aux étudiants (bourses.sae@hec.ca) pour les autres bourses. Votre courriel doit préciser l’unité budgétaire (CCS) à partir de laquelle l’argent sera prélevé, le responsable budgétaire et le montant total de bourse prévu pour l’année financière en cours. 

Exemples de CCS

 

Fonds

Unité

Programme

Sous-classe

Projet

Responsable de la saisie dans Peoplesoft

31

1XX

301

32

GXXX

Direction de recherche

32

1XX

300

32

RXXX

Direction de la recherche

35

125

700

535

B2

Services aux étudiants

11

1XX

100

0

0

Services aux étudiants


Assigner un préparateur de demande de paiement de bourse.

Avant de pouvoir créer une demande de paiement de bourses, il faut être responsable budgétaire ou avoir été préalablement désigné par un responsable budgétaire. Le responsable budgétaire peut assigner un rôle de préparateur de DPB à un employé en suivant les étapes suivantes :

1. Dans HEC en ligne, aller dans la section « Gestion des rôles dédiés »

2. Choisir l’unité ou le projet pour lequel on veut assigner le rôle de préparateur.

3. La liste des utilisateurs pour lesquels on a déjà accordé un rôle apparaîtra.

4. Cliquer sur le « + », à la droite de l’écran, pour faire apparaître une ligne vide.
5. Dans la ligne vide, inscrire dans la case « Code d’utilisateur » le matricule de l’employé pour lequel on veut confier le rôle.
6. Dans la liste des  rôles, sélectionner « Préparateur (DPB) ».
7. Inscrire une date d’effet selon le format « aaaa-mm-jj » et laisser le statut à « Actif ».
8. Cliquer sur « Enregistrer ».

L’employé devrait voir apparaître la section « Demandes de paiement de bourse » dans son dossier d’employé dans HEC en ligne. Veuillez cependant noter que seul le responsable budgétaire ou son remplaçant à la possibilité d’approuver les demandes de paiement de bourses.


Création d’une demande de paiement de bourse (DPB)

 1. Dans la section « Demandes de paiement de bourses » de la page « Employé » de HEC en ligne, 
   cliquer sur Ajout.


2. Sélectionner le projet ou l’unité pour lesquels on veut produire une demande de paiement de bourse.


3. Sélectionner le trimestre pour lequel on veut émettre la demande de paiement (le trimestre déterminera également l’année financière).

4. Cliquer sur « Poursuivre ».

5. Dans la liste no de bourse, choisir la bourse que l’on désire remettre à l’étudiant. La CCS (c'est-à-dire le fonds, l’unité, le programme, la classe et le projet) se remplira alors automatiquement.
 

Rappel : Pour être dans la liste, la bourse doit avoir été préalablement créée dans Peoplesoft. Si la bourse n’apparaît pas, contacter la Direction de la recherche (suiviprojets.recherche@hec.ca) pour les bourses associés programmes 3XX ou les Services aux étudiants (bourses.sae@hec.ca), pour toute les autres bourses.

6. Inscrire le matricule du boursier : les informations personnelles sur celui-ci apparaîtront automatiquement.

7. Sélectionner un mode de paiement.

a. Pour que le mode virement automatique fonctionne, il faut que l’étudiant ait fait parvenir un spécimen de chèque. Sinon un message d’erreur apparaîtra.
b. Si l’on choisit « Autre mode de paiement », il est possible d’ajouter des précisions dans la remarque en bas de page.

8. Inscrire la date de versement.

a. La date de versement doit être comprise dans l’année financière pour laquelle un montant est disponible.
b. Pour les bourses de recherche, la date de versement ne doit pas dépasser la date de fin du projet.
c. La date de versement n’a pas à faire partie du trimestre.

9. Saisir le montant du versement.

a. La somme totale versée ne peut pas dépasser le montant qui a été alloué dans Peoplesoft.

10. Saisir le compte.

a. Le compte correspond au cycle d’études de l’étudiant.
b. Il se peut que le compte ait été présélectionné dans la table des bourses. Dans cette situation, seuls le SAE ou la Direction de la recherche, selon le type de bourse, peuvent le modifier.

11. Une fois les informations saisies, choisir le statut de la demande et enregistrer.

Les statuts disponibles varient selon qui fait la saisie de la demande de paiement.  

La personne qui a un rôle de préparateur et qui n’a pas terminé d’entrer ses informations et désire continuer plus tard, peut sauvegarder sa demande avec le statut « en saisie ».
Statuts disponibles pour le préparateur :
 
 

Lorsqu’il a terminé la saisie et qu’il est prêt à la faire valider par le responsable budgétaire, il peut la sauvegarder avec le statut « en att. approbation respons. » À ce moment, un courriel sera envoyé au responsable budgétaire de l’unité ou du projet pour l’informer qu’une nouvelle demande a été saisie et que son approbation est nécessaire.

Le responsable budgétaire pourra consulter la demande et la modifier, le cas échéant. Lorsque le responsable sera prêt à approuver la demande, il pourra la sauvegarder avec le statut « En att. approbation Ress. Hum. »

Statuts disponibles pour le responsable budgétaire :

12. Si la bourse a été sauvegardée avec le statut « en att. approbation Ress. Hum. », une demande d’attestation apparaîtra.

13. Si la bourse versée est conforme, cocher la case « J’atteste » et cliquer sur le bouton « Retour ». Les ressources humaines pourront alors procéder au traitement de la demande.

Une fois le traitement complété par les ressources humaines, la DPB sera sauvegardée avec le statut « approuvée ». À ce moment, des courriels seront envoyés au préparateur et au responsable budgétaire (si les cases appropriées ont été cochées) pour les informer que la demande a été traitée qu’ils peuvent aller la consulter.


Consultation d’une demande de paiement de bourse (DPB)

Le préparateur et le responsable peuvent consulter les demandes pour l’unité ou le projet pour lesquels ils ont été autorisés dans la table des rôles.
1. Dans la section « Demandes de paiement de bourses » de la page « Employé » de HEC en ligne, cliquer sur Consultation


2. Sélectionner l’unité ou le projet, pour lequel on veut consulter les demandes de paiement. Laisser les cases vides pour faire apparaître toutes les bourses.


3. Si nécessaire, raffiner la recherche à l’aide des différents champs disponibles.
4. Cliquer sur « poursuivre ».
5. La liste des demandes de paiement apparaît avec leur statut.

6. Cliquer sur la flèche verte pour consulter une demande en particulier. 


Saisie d’une demande déjà existante DPB

 Pour faciliter la saisie massive de demandes similaires, il est possible de saisir une demande à partir d’une DPB déjà existante.

1. Dans la section « Demandes de paiement de bourses » de la page « Employé » de HEC en ligne, cliquer sur Consultation


 

2. Sélectionner l’unité ou le projet, pour lequel on veut consulter les demandes de paiement. Laisser les cases vides pour faire apparaître toutes les bourses.


3. Si nécessaire, raffiner la recherche à l’aide des différents champs disponibles.
4. Cliquer sur poursuivre.
5. La liste des demandes de paiement apparaît avec leur statut.
6. Choisir la demande que l’on veut utiliser comme modèle en cliquant sur la flèche verte à droite.


7. Une nouvelle demande sera créée avec la plupart des informations déjà saisies. Ces informations auront été copiées de la demande initiale.


Approbation en lot d’une demande de paiement de bourse

 Pour faciliter la validation des demandes de paiement,  le responsable budgétaire peut utiliser l’approbation en lot.

1. Dans la section « Demandes de paiement de bourses » de la page « Employé » de HEC en ligne, cliquer sur « Approbation ».

2. Sélectionner l’unité ou le projet, pour lesquels les demandes de paiement sont à approuver.
3. Si nécessaire, raffiner la recherche à l’aide des différents champs disponibles.
4. Cliquer sur « Poursuivre ».
5. La liste des demandes de paiement à approuver apparaît

6. Il est possible de trier les demandes selon différents champs.

7. Il est possible de consulter et de modifier les demandes individuellement en cliquant sur le bouton « Détail » en vert.
8. Cocher les demandes « approuvée » ou « refusée ».
9. Préciser si l’on désire recevoir un courriel de confirmation.
10. Une fois la sélection faite, cliquer sur  « Enregistrer ».
11. Si l’une des bourses a été cochée comme « approuvée », une demande d’attestation apparaîtra.

12. Si la bourse versée est conforme, cocher la case « J’atteste » et cliquer sur le bouton « Retour ».
13. Le statut des demandes approuvées passera à « En attente d’approbation Ress. Hum. ». Les demandes refusées auront le statut « Annulé ».
14. Une fois le traitement par les ressources humaines complété, la demande sera sauvegardée avec le statut « approuvée ». À ce moment les courriers électroniques seront envoyés au préparateur et au responsable budgétaire (si les cases appropriées sont cochées) pour les informer que la demande a été traitée et qu’ils peuvent aller la consulter.

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