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Aux modérateurs de salle de réunion

Réception des demandes de réservation

En tant que modérateur, vous êtes la personne désignée pour recevoir les demandes de réservation pour une salle dite "modérée".

Ceci veut dire que lorsqu'une personne organiser une réunion et indique la salle dont vous êtes responsable comme lieu de la réunion, vous recevrez un courriel avec les informations de cette réunion ainsi qu'une demande de réponse.

!! Note importante: en tant que modérateur, vous verrez toujours que l'objet de la réunion est le nom de la personne qui a fait la demande. Ceci permet une identification rapide des activités ainsi qu'une certaine confidentialité au niveau de l'activité elle-même.

Réponse à une demande de réservation

Une fois la demande reçue par courriel, vous pouvez répondre directement par le courriel via les boutons de réponse dans le haut du courriel (Accepter, refuser, proposer une autre date).

Autrement, vous pouvez aussi consulter directement le calendrier de la salle si, par exemple, vous voulez vérifier les événements avant ou après cette proposition de réunion.
Vous pourrez alors aussi répondre à la demande depuis la réunion elle-même en cliquant sur cette réunion ou en double-cliquant pour avoir plus de détails sur l'activité.

** Pour ajouter le calendrier de la salle dont vous êtes le modérateur, cliquez ICI

!! Note importante: en tant que modérateur, vous verrez toujours que l'objet de la réunion est le nom de la personne qui a fait la demande. Ceci permet une identification rapide des activités ainsi qu'une certaine confidentialité au niveau de l'activité elle-même.

+  Différences entre propriétaire et modérateur

Tout d'abord, la notion de propriétaire sert à identifier de quel service précisément relève une salle. C'est pourquoi c'est généralement le cadre d'un service ou département ou une personne déléguée par ce cadre qui est nommé comme propriétaire de la salle.

Cette personne est responsable de déterminer qui peut consulter de l'information sur les activités organisées dans une salle avec différents niveaux d'accès possibles. Par défaut, l'information disponible étant simplement la disponibilité de la salle (réservée ou non).
Cette personne a aussi les accès complet à l'édition du calendrier de la salle: que ce soit pour ajouter, modifier ou supprimer des activités inscrites par le propriétaire ou tout autre utilisateur..
C'est aussi à ce propriétaire que seront référées les demandes d'accès aux informations de la salle en question. Si, par exemple, un utilisateur veut pouvoir consulter le détail des activités d'une salle, c'est le propriétaire qui doit, ou non, personnaliser le niveau d'accès pour cet utilisateur.

Le rôle du modérateur est, pour les salles qui sont dites "avec modération", d'accepter ou de refuser les demandes de réservations qui sont faites.
Ce modérateur reçoit une demande par courriel pour chaque proposition de réservation qui sont faites.

C'est d'ailleurs ici la grande différence entre le propriétaire et le modérateur: la réception d'un avis de demande par courriel.
En effet, le propriétaire peut accepter ou refuser les demandes de réservation depuis le calendrier de la salle mais, contrairement au modérateur, il ne reçoit pas d'avis par courriel.
Un propriétaire peut demander d'être aussi modérateur de sa salle: c'est-à-dire gérer l'accès à l'information de la salle et aussi recevoir les avis par courriel de demandes de réservation et ainsi ne pas avoir à constamment consulter le calendrier pour connaître les demandes en attente d'approbation.

Cette demande doit être explicitement faite au centre d'assistance technique car ce n'est pas le comportement par défaut (être propriétaire et modérateur à la fois).

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