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Politique d'accès

 

+  Employés actifs de l'École

Tous les employés actifs de l'École ont accès à un compte Office 365. On entend par employé actif, une personne ayant un emploi à l'École selon les dossiers de la Direction des ressources humaines.

+  Diplômés HEC Montréal depuis le trimestre Été 1996

Toutes les personnes ayant obtenus un diplôme HEC Montréal depuis le trimestre Été 1996 conservent leur compte Office 365.

+  Employés retraités depuis 1993

Tous les employés HEC Montréal ayant pris leur retraite depuis 1993 conservent leur compte Office 365.

+  Étudiants actifs de l'École

Tous les étudiants actifs de l'École ont accès à un compte Office 365. On entend par étudiant actif, un étudiant ayant la possibilité de s'inscrire à un cours dans un programme d'étude selon les données du bureau du registraire.

Si une personne ne correspond plus à l'une de ces catégories, le système avisera l'utilisateur que son compte Office 365 sera détruite dans les 15 jours; ce délai permet à la personne de faire les ajustements nécessaires ou d'en aviser ses correspondants.


HEC Montréal se réserve le droit de limiter l'envoi de courriel.

 

Politique de conservation des courriels sur le serveur

Votre boîte courriel/calendrier/contact HEC Montréal-Office 365 est limitée à 50 Gigaoctets. Il est important de garder votre boite à moins de 50Go ou vous ne pourrez plus recevoir de nouveaux courriels.

 

+  Pour vérifier l'espace que vous utilisez présentement sur les serveurs

Dans courriel.hec.ca:

cliquez sur l’icône d’engrenage > Options > compte > mon compte > Utilisation de la boîte aux lettres

Dans Outlook 2013:

Cliquez sur Fichier > Informations > Nettoyer la boîte aux lettres

Nombre de jours maximal d'entreposage: illimité*

*Les éléments (courriels, demande de réunions) placés dans le dossier: "éléments supprimés" expire après 30 jours.

Quelles sont les implications de l’hébergement de mes données à l’extérieur du Québec et quelles mesures ont été prises pour protéger la confidentialité de mes informations ?

Le système Office 365 de Microsoft utilise une infrastructure en infonuagique (Cloud computing en anglais) qui implique un hébergement de données sur des serveurs localisés  dans des centres de traitement différents, assurant une sauvegarde redondante des données pour  leur récupération en cas de désastre.

Toutefois, une infrastructure en infonuagique fait en sorte que les données hébergées sont assujetties aux lois locales de cette juridiction. Il se peut qu’un gouvernement étranger, un tribunal ou un organisme d’application de la loi puissent légalement imposer la communication d’informations confidentielles et personnelles en vertu des lois locales.
En vertu du contrat conclu entre HEC Montréal et Microsoft, vos données sont hébergées à l’extérieur du Québec, en l’occurrence dans des centres de données de Microsoft situés exclusivement aux Etats-Unis et dans aucune autre juridiction du monde pour limiter de possibles accès. Toutefois, les lois américaines prévoient certains cas d’exceptions permettant un accès aux données par les organismes d’application de la loi.

Dans le cadre de son implantation du courriel en infonuagique, HEC Montréal s’est assuré que les mesures de sécurité et les normes du fournisseur en matière de protection et de confidentialité répondent à nos exigences. Par exemple, même si la sécurité des systèmes informatiques est assurée par le personnel de Microsoft, HEC Montréal gère elle-même l’authentification et les droits d’accès des utilisateurs et Microsoft ne détient pas les identifications des utilisateurs et de leurs mots de passe.

Outre les mesures de sécurité physiques et opérationnelles de haut niveau mises en œuvre par le fournisseur Microsoft, HEC Montréal a négocié et imposé par contrat de solides garanties de protection de confidentialité de vos informations confidentielle et personnelle qui adressent : la collecte limitée d’informations par Microsoft et ses sous-traitants, l’interdiction d’usage de données pour de la publicité, un usage limité aux seules fins de fournir le service Office 365, la propriété exclusive des données à HEC Montréal et ses usagers, l’obtention de rapports d’inspection indépendante des centres de données, des garanties de maintien des certifications de sécurité, l’obligation de dénoncer des violations de sécurité et d’alerter HEC Montréal de toute demande d’accès aux données par des tiers, incluant les autorités locales, sauf lorsque la loi l’interdit.

L’ensemble des mesures de sécurité du fournisseur Microsoft ainsi que les engagements contractuels imposés par HEC Montréal en matière de protection des informations confidentielles et personnelles des usagers permettent de conclure que HEC Montréal respecte adéquatement ses obligations légales en matière d’impartition de données.

 

Capsules sur le sujet courriel HEC Montréal

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