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Outlook - Intermédiaire

Source : Microsoft Office

Découverte d’Outlook 2013

Visionnez ces vidéos de découverte d’Outlook 2013. Apprenez à effectuer les tâches courantes dans la nouvelle version.

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+  Introduction

Cette vidéo vous présente rapidement les principaux changements intervenus dans Outlook 2013.

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+  Aperçu d'Outlook 2013

Dans cette vidéo, examinez en détail Outlook 2013 : depuis la façon de le démarrer jusqu’à la façon d’organiser et de mettre en forme votre courrier électronique. Découvrez également les trois endroits principaux où se trouvent les éléments : l’espace de travail, le ruban et le mode Backstage.

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+  Aperçu du ruban

Effectuez une visite guidée du ruban et découvrez où se trouvent tous vos boutons, menus et commandes préférés.

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+  Importation de fichiers de données

Si d’anciens messages électroniques manquent dans votre liste de dossiers, vous pourrez peut-être les ajouter à nouveau dans Outlook 2013 en important un fichier de données.

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Effectuer le suivi du courrier électronique avec les confirmations de lecture

Dans Outlook 2013, quand vous envoyez un message, vous pouvez demander un accusé de réception ou une confirmation de lecture. Dans quel but ? Pour vous assurer qu’un destinataire a bien reçu et ouvert un message, si vous n’êtes pas sûr que l’adresse électronique est correcte ou même que votre destinataire consulte sa messagerie, ou peut-être encore voulez-vous juste savoir si le message a abouti. Quelle que soit votre objectif, il est facile d’ajouter une demande.

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+   Suivre des messages électroniques avec des confirmations de lecture

Quand vous envoyez un message, vous pouvez demander un accusé de réception ou une confirmation de lecture. Quelle que soit votre motivation, l’ajout d’une demande est une opération simple.

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+  Votre confirmation de lecture ou accusé de réception n’arrive pas

Le fait de ne pas recevoir une confirmation de lecture ou un accusé de réception peut signifier plusieurs choses. Cela ne veut pas dire que la remise de votre message, son ouverture ou sa lecture n’a pas eu lieu, mais simplement que vos demandes n’ont pas été acceptées.

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Communiquer grâce aux groupes de contacts (listes de distribution)

Si vous envoyez souvent des courriers électroniques au même groupe de personnes, vous pouvez gagner du temps en utilisant une liste de distribution, appelée groupe de contacts dans Outlook. Au lieu de taper toutes les adresses chaque fois que vous écrivez au groupe, il vous suffit de taper le nom du groupe de contacts. Découvrez comment en créer un.

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+  Communiquer grâce aux groupes de contacts (listes de distribution)

Utilisez un groupe de contacts pour envoyer un message électronique à plusieurs personnes, notamment à l’équipe d’un projet, un comité ou simplement un groupe d’amis, sans avoir à ajouter chaque nom quand vous voulez leur écrire.

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+  Regrouper des contacts à l'aide de catégories

Si vous ne pouvez pas créer de groupes de contacts dans le dossier de contacts, vous pouvez avoir recours à des catégories. Les catégories sont assez faciles à utiliser, mais les listes sont disponibles uniquement sur votre ordinateur local. Si vous souhaitez créer un groupe de contacts stocké en ligne avec vos contacts de messagerie, vous pouvez vous connecter à votre compte de messagerie avec un navigateur. Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur ces solutions alternatives.

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+  Créer un groupe de contacts à partir d’une liste Excel

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des groupes de contacts pour envoyer des messages électroniques à de grands groupes de centaines de membres. Le meilleur moyen d’y parvenir consiste généralement à créer une liste dans un tableur comme Microsoft Excel.

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Utiliser les calendriers à un niveau avancé

Un rendez-vous ne doit pas nécessairement être un rendez-vous au sens propre ; il peut s’agir d’une plage horaire quelconque dont vous devez vous souvenir. De même, une réunion peut représenter une période quelconque pendant laquelle des personnes se réunissent. Consultez ce cours pour découvrir comment utiliser les calendriers Outlook à un niveau avancé en réfléchissant en termes de concepts.

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+  Utiliser les calendriers à un niveau avancé

Les calendriers sont utilisés à d’autres fins que des réunions et des rendez-vous uniquement. Faites de même avec les calendriers Outlook ! Cette vidéo montre comment procéder.

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+  Organiser le calendrier et attribuer des tâches

Une fois les parties de base du calendrier ébauchées, vous pouvez ajouter des détails au fur et à mesure et envoyer des mises à jour pour informer toutes les personnes concernées.

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+  Partager un calendrier

Utilisez des demandes de réunion de calendrier pour partager des événements, partagez le calendrier entier par message électronique, publiez-le sur un site web, ou partagez-le via votre fournisseur de messagerie.

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+  Sauvegarder votre calendrier

Vous pouvez supprimer un calendrier d’Outlook, mais il est conseillé d’en effectuer tout d’abord une copie de sauvegarde à des fins de référence ultérieure.

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Ajouter des jours fériés à votre calendrier

Un calendrier personnel n’est pas complet sans les jours fériés. Vous pouvez les ajouter avec Outlook. Vous pouvez également ajouter vos propres congés et dates importantes (anniversaires, dates scolaires ou congés professionnels, par exemple). Vous pouvez en outre enregistrer votre calendrier en tant que fichier iCalendar, que vous pouvez envoyer depuis Outlook ou proposer en téléchargement à partir de votre site, de sorte qu’il puisse être consulté dans Outlook et d’autres applications de calendrier, comme Google Calendar et Apple iCal. Consultez ce cours pour en savoir plus.

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+  Ajouter des jours fériés à votre calendrier

Ajoutez des jours fériés nationaux à afficher dans le calendrier Outlook.

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+  Ajouter des congés personnalisés à votre calendrier

Ajoutez ou supprimez des congés dans le calendrier Outlook ou créez des congés personnalisés (anniversaires, dates scolaires et congés professionnels) dans Outlook.

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+  Créer un iCalendar des congés téléchargeable (.ics)

Enregistrez les congés dans un iCalendar envoyé par courrier électronique depuis Outlook ou proposez-le en téléchargement sur un site web, de sorte que les utilisateurs de Google Calendar et d’Apple iCal puissent également y avoir accès.

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Créer ou supprimer un dossier de recherche

Les dossiers de recherche ne contiennent pas exactement des messages électroniques, mais les résultats de la recherche. Pour comprendre le fonctionnement des dossiers de recherche, le plus simple est d’en créer un et de l’utiliser. Ils vous permettent d’effectuer la recherche de message électronique de votre choix, de la plus simple à la plus complexe.

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+  Créer ou supprimer un dossier de recherche

Créez des dossiers de recherche pour rechercher des messages dans les dossiers en fonction de leur contenu ou d’un autre attribut significatif (par exemple l’expéditeur), ou supprimez des dossiers de recherche.

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+  Créer un dossier de recherche personnalisé

Vous pouvez configurer rapidement un dossier de recherche à l’aide de critères prédéfinis dans Outlook 2013. Toutefois, si vous ne trouvez pas exactement ce que vous voulez, vous pouvez créer votre propre dossier de recherche personnalisé.

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+  Utiliser des critères avancés dans un dossier de recherche personnalisé

Vous pouvez effectuer la recherche de message électronique de votre choix, de la plus simple à la plus complexe. Visionnez cette vidéo pour découvrir comment procéder.

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Envoyer ou supprimer un e-mail bloqué dans votre boîte d’envoi

Les messages électroniques peuvent rester bloqués dans votre boîte d’envoi pour diverses raisons, notamment les pièces jointes volumineuses, les problèmes de connectivité ou les problèmes de mot de passe. Pour envoyer le message, double-cliquez dessus, puis cliquez sur Envoyer. Si cela ne fonctionne pas, suivez ce cours pour en savoir plus.

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+  Envoyer ou supprimer un e-mail bloqué dans votre boîte d’envoi

Envoyez ou supprimez un e-mail bloqué dans votre boîte d’envoi. Ce problème est souvent causé par un fichier joint de grande taille. Regardez cette vidéo pour savoir comment envoyer ou supprimer les messages bloqués.

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+  E-mail bloqué en raison de problèmes de connectivité ou de mot de passe

Découvrez comment envoyer ou supprimer les messages bloqués dans votre boîte d’envoi en raison de problèmes de connexion ou de mot de passe.

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Importer et exporter des cartes de visite (vCard) dans des contacts Outlook

Les vCards sont des cartes de visite virtuelles que vous pouvez partager avec d’autres personnes en les important/exportant dans Outlook. La manière la plus simple de procéder est d’utiliser la messagerie électronique. À quoi sert une vCard ? Si vous voulez conserver les informations de contact, ajoutez-la à vos contacts Outlook. Si vous obtenez une carte sans extension VCF, c’est qu’il ne s’agit pas d’une vCard, mais d’un contact Outlook que vous pouvez ajouter à vos contacts de la même façon. Prenez connaissance de ce cours pour en savoir plus.

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+  Importer et exporter des cartes de visite (vCard) dans des contacts Outlook

Quand une personne vous envoie des contacts vCard (cartes de visite virtuelles que la plupart des programmes de messagerie électronique reconnaissent), voici comment les enregistrer dans votre liste des contacts Outlook.

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+  Exporter des contacts sous forme de vCards ou de contacts Outlook

Voici deux des trois choix qui s’offrent à vous pour partager vos contacts : envoyer une vCard et envoyer un contact Outlook. Regardez cette vidéo pour plus d’informations.

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+  Exporter un grand nombre de contacts sous forme de fichier CSV

Si vous voulez envoyer un grand nombre de contacts, il peut s’avérer bien plus facile de les exporter sous forme de fichier CSV (valeurs séparées par une virgule). Voici comment procéder.

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