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Outlook - Débutant

Source : Microsoft Office

Notions de base des calendriers

Visionnez ces vidéos pour vous familiariser avec les calendriers dans Outlook 2013. Vous pouvez faire simple ou vous pouvez utiliser Outlook pour gérer des réunions et des planifications complexes.

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-  Créer un rendez-vous

Commencez par ajouter un nouveau rendez-vous ou une nouvelle réunion. La seule différence étant qu’une réunion inclut d’autres personnes.

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+  Affichages de calendrier

Au cours de cette vidéo, apprenez à manipuler votre calendrier en modifiant l’affichage du calendrier.

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+  Créer une réunion

Il suffit d’inviter des personnes au rendez-vous que nous avons créé dans la première vidéo. Ensuite, nous pouvons le convertir en réunion.

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+  Utiliser l'Assistant Planification

Cette vidéo vous montre comment utiliser l’Assistant Planification pour gérer des réunions complexes avec de nombreux participants.

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+  Partager votre calendrier

Dans la vidéo précédente, vous avez vu un exemple de partage de calendrier dans l’Assistant Planification, mais d’autres possibilités existent.

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Rappeler et remplacer des messages envoyés

Vous envoyez un courrier électronique, puis vous vous ravisez. Dans Outlook 2013, vous pouvez rappeler ou remplacer un message que vous avez envoyé. Ou, vous pouvez renvoyer un courrier électronique pour réparer les dégâts. Voici comment cela fonctionne.

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+  Rappeler, remplacer ou renvoyer un message envoyé

Si vos destinataires et vous utilisez tous Microsoft Exchange, vous pouvez rappeler le message (c’est-à-dire, essayer de supprimer le message dans la Boîte de réception du destinataire) ou remplacer le message (c’est-à-dire, essayer de supprimer le message d’origine et le remplacer par un nouveau).

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+  Envoyer à nouveau si un message ne peut pas être rappelé

Si le rappel ou remplacement échoue, ou si vous ne recevez aucune confirmation, cela signifie probablement que votre courrier d’origine n’a pas été supprimé. Essayez de l’expédier à nouveau avec des modifications. Voici comment cela fonctionne.

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Le champ Cci en détail

Si vous souhaitez masquer les noms et adresses des destinataires d’un message électronique, vous pouvez utiliser le champ Cci, qui signifie « copie carbone invisible ». Voici comment cela fonctionne.

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+  Le champ Cci en détail

Quand vous envoyez un message électronique, vos destinataires peuvent voir les adresses dans les champs À et Cc, mais pas celles du champ Cci.

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+  En savoir plus sur Cci

Utilisez le champ Cci à des fins de confidentialité (à la fois la vôtre et celle de vos destinataires). Vous pouvez également l’utiliser pour garantir la confidentialité des noms, mais ceci est un peu plus compliqué. Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur certaines précautions importantes.

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Création et utilisation de signatures électroniques

Créez, modifiez et utilisez des signatures pour apporter une touche finale à vos messages électroniques. Ajoutez automatiquement vos coordonnées principales à vos messages électroniques et insérez des images, des cartes de visite ou encore votre signature manuscrite.

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+  Créer et modifier des signatures électroniques

Ajoutez vos coordonnées principales à chaque nouveau message. Modifiez votre signature en changeant la mise en forme du texte et en ajoutant des liens ou des images. Enregistrez différentes signatures à utiliser pour différents destinataires.

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+  Personnaliser votre signature

Apportez une touche finale à votre signature électronique grâce à des techniques plus avancées. Utilisez une signature manuscrite, créez une signature en plusieurs colonnes ou téléchargez un modèle de signature.

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Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des messages et du texte

La recherche instantanée vous permet de trouver facilement vos courriers électroniques. Outlook lance la recherche immédiatement, avant même que vous ayez fini d’entrer l’objet de la recherche, et renvoie une liste de tous les messages électroniques contenant ces termes, surlignés en jaune. Outlook effectue la recherche dans toutes les parties d’un message électronique : l’objet, le corps du message, les lignes À et De, ainsi que dans les pièces jointes. Consultez ce cours pour en savoir plus.

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+  Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des messages et du texte

Utilisez la recherche instantanée pour rechercher des messages électroniques contenant un texte que vous avez spécifié, ou qui répondent à certains critères (expéditeur, destinataire ou date/heure d’envoi).

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+  Affiner vos résultats de recherche

Si vous n’avez pas trouvé ce que vous recherchiez dans la vidéo 1, intitulée « Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des messages et du texte », vous pouvez affiner votre recherche à l’aide d’autres méthodes.

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Utilisation de la recherche instantanée pour rechercher des contacts

La recherche instantanée sert à rechercher des contacts personnels. Cliquez sur Personnes, puis, en haut de la liste, sur la zone Recherche instantanée, et commencez à taper un nom. Outlook effectue une recherche dans chaque section des contacts, pas seulement sur les noms, et affine sa recherche pendant que vous tapez. Vous allez également découvrir les étendues et d’autres manières d’affiner votre recherche.

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+  Utilisation de la recherche instantanée pour rechercher des contacts

La recherche instantanée sert à rechercher des contacts personnels. Et vous pouvez voir leurs informations dans le volet de lecture, ou cliquer sur une source pour afficher plus de détails.

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+  Affiner vos résultats de recherche de contacts

Mais il est inutile de tous les garder si vous ne pouvez pas trouver un contact quand vous en avez besoin. Regardez cette vidéo pour apprendre à modifier l’étendue de votre recherche et l’affiner.

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Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des éléments de calendrier

Votre calendrier compte peut-être des milliers de réunions et de rendez-vous passés. À quoi bon les enregistrer si vous ne pouvez pas les retrouver quand vous en avez besoin ? La zone de recherche instantanée et les outils de recherche du ruban peuvent vous aider à affiner votre recherche. Consultez ce cours pour en savoir plus.

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+  Utiliser la recherche instantanée pour rechercher des éléments de calendrier

Utilisez la recherche instantanée pour rechercher rapidement des éléments dans votre calendrier Outlook, et découvrez les étendues et d’autres manières d’affiner votre recherche.

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+  Affiner vos résultats de recherche de calendrier

Votre calendrier compte peut-être des milliers de réunions et de rendez-vous passés. La zone de recherche instantanée et les outils de recherche du ruban peuvent vous aider à les retrouver.

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Ajout et utilisation de contacts

Grâce aux contacts, Outlook vous permet de suivre les informations importantes sur les personnes que vous connaissez. Les contacts sont comme un carnet d’adresses personnel. Ce cours vous explique comment les ajouter, les modifier, y accéder et les utilisez.

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+  Ajout et utilisation de contacts

Organisez et effectuez le suivi des personnes que vous connaissez grâce aux contacts Outlook, qui fonctionnent comme un carnet d’adresses personnel.

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+  Autres méthodes pour afficher et modifier les contacts

Une fois vos contacts ajoutés, vous disposez de plusieurs méthodes pour y accéder, les modifier et les afficher. Regardez cette vidéo pour plus d’informations.

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+  Autres méthodes pour utiliser vos contacts

Imaginez que vous voulez envoyer un message électronique à un contact ou ajouter des adresses à un message électronique terminé. Apprenez même comment utiliser le carnet d’adresses. Regardez cette vidéo pour plus d’informations.

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Polices, liens hypertexte et vérification de l’orthographe

Suivez ce cours pour découvrir comment mettre en forme votre message Outlook à votre guise. Nous aborderons la mise en forme des polices, la création et la suppression de texte de lien hypertexte, l’utilisation et la personnalisation du vérificateur d’orthographe et de la correction automatique ainsi que la modification de la langue utilisée par le vérificateur d’orthographe.

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+  Polices, liens hypertexte et vérification de l’orthographe

Modifiez les polices des messages électroniques que vous envoyez, transférez, ou auxquels vous répondez. Ajoutez des liens hypertexte et personnalisez les paramètres des vérificateurs de grammaire et d’orthographe ainsi que ceux de la fonctionnalité de correction automatique.

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+  Mettre en forme les polices pour tous les messages

Dans cette vidéo, nous allons vous expliquer comment modifier la police par défaut pour tous les messages, y compris les messages que vous transférez ou auxquels vous répondez.

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+  Mettre en forme du texte en tant que lien hypertexte

Tapez l’adresse web complète et appuyez sur Espace ou Entrée pour mettre automatiquement en forme le lien hypertexte. Découvrez aussi comment supprimer un lien hypertexte ou modifier sa mise en forme.

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+  Vérifier l’orthographe dans vos messages électroniques

Outlook inclut deux outils vous permettant de vérifier l’orthographe : la correction automatique et le vérificateur d’orthographe. Si vous le souhaitez, vous pouvez également personnaliser leur fonctionnement et les éléments vérifiés.

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+  Changer la langue utilisée par le vérificateur d’orthographe

Le vérificateur d’orthographe utilise la langue par défaut que vous spécifiez pour Windows. Néanmoins, vous pouvez utiliser plusieurs langues pour l’orthographe et les outils de vérification linguistique. Voici comment les configurer.

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Envoyer et ouvrir des pièces jointes

Vous devez envoyer un document ou un fichier à une autre personne ? Pour ce faire, vous pouvez le joindre à un message électronique. Suivez ce cours accéléré pour découvrir comment envoyer, ouvrir, imprimer et enregistrer des pièces jointes.

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-  Envoyer et ouvrir des pièces jointes

Vous pouvez utiliser des pièces jointes pour inclure un ou plusieurs fichiers dans un message électronique que vous créez. Ouvrez ou enregistrez les pièces jointes à l’aide du programme associé au type de fichier de pièce jointe.

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-  Envoyer des pièces jointes en détail

Cette courte vidéo vous permet de découvrir les tenants et les aboutissants de l’envoi, du transfert et de la réponse aux messages électroniques comportant des pièces jointes.

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-  Imprimer et enregistrer des pièces jointes

Pour imprimer une pièce jointe, cliquez avec le bouton droit sur celle-ci, puis cliquez sur Impression rapide (ou sur Imprimer si la pièce jointe se trouve dans le corps du message électronique). Pour imprimer une pièce jointe, Outlook doit tout d’abord ouvrir cette dernière.

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Envoyer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent du bureau

Configurez des réponses automatiques, définissez un intervalle de temps, utilisez des règles pour gérer votre boîte de réception pendant que vous êtes en déplacement et créez différents messages d’absence du bureau selon vos groupes, avec ou sans un compte Microsoft Exchange.

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-  Configurer des réponses automatiques

Créez, modifiez et désactivez vos messages d’absence du bureau, configurez un intervalle de temps pour leur exécution et configurez différents messages en fonction de vos différents groupes. Vous aurez besoin d’un compte Microsoft Exchange pour utiliser ces fonctionnalités.

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+  Règles pour garder votre boîte de réception organisée durant votre absence

Utilisez des règles de réponses automatiques pour gérer votre boîte de réception. Déplacez, transférez ou envoyez directement dans la corbeille les messages provenant de personnes définies ou contenant des mots clés spécifiques.

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-  Utiliser les réponses automatiques sans Exchange

Configurez vos messages d’absence du bureau même si vous n’avez pas de compte Microsoft Exchange. Enregistrez un message électronique en tant que modèle, puis créez une règle Outlook pour l’envoyer à toute personne vous écrivant lorsque vous êtes absent.

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