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Partage de calendrier Outlook

Le partage de calendrier sous Outlook avec Office 365

Rappel important: VOUS êtes responsable des partages ou délégations appliqués à vos éléments courriel, calendrier, contacts, etc.
Si, par exemple, un mouvement de personnel change votre situation avec la personne avec qui vous partagez des données, VOUS devez supprimer ou modifier ce partage.
***

 

Présentation

La plateforme courriel HEC Montréal offre différentes façons de collaborer, partager ou déléguer vos éléments calendriers via le logiciel Outlook.

Notez tout d'abord que, par défaut, le système permet à n'importe utilisateur ayant une adresse @hec.ca de consulter la disponibilité d'une autre membre du domaine @hec.ca.
Consulter la disponibilité signifie ici que les utilisateurs ne peuvent seulement voir si une

de seulement voir si une plage horaire est occupée par une activité sans en voir les détails tels que le titre, l'emplacement ou même les invités: occupé ou non ?

Ainsi, les types de partage présentés ci-dessous sont un complément pour des utilisateurs qui voudraient voir plus de détails et/ou avoir le droit de modifier et ajouter des activités dans le calendrier d'un(e) collègue.

Voici donc un sommaire de ces approches, les recommandations pour chacune et la façon de les utiliser.

En complément, une capsule vidéo de Microsoft sur le partage de calendrier: voir la capsule.

Les types de partage

La délégation

Exemple d'utilisation: adjoint(e) qui fait la gestion avancée de l'horaire pour un employé (cadre, directeur(trice)).

La délégation est comparable à la notion de "procuration" que présentait le calendrier Oracle (ancien système de HEC).
Elle permet d'autoriser une (ou plusieurs) personne à recevoir mes demandes de réunion et d'événements (par courriel) et d'y répondre "en tant que moi".
Permet aussi à cette personne de créer, consulter et modifier des activités dans mon calendrier.
Cette approche permet aussi au délégué d'envoyer des courriels "en tant que moi".
 

Le partage d'un calendrier

Exemples d'utilisation: collègues d'une équipe qui doivent connaître les détails de l'horaire de chacun (lecture seule). Adjoint(e) qui doit pouvoir consulter ou modifier la planification pour un/des cadre(s) sans toutefois recevoir les demandes par courriel (partage avancé).

À la base, le partage permet d'autoriser une personne à consulter (lecture) mon calendrier avec plus de détails que la simple disponibilité.

Il est ensuite possible d'octroyer plus de permissions si l'on désire que la personne puisse faire de la gestion plus ou moins avancée (ajout et suppression d'activités, réponses aux événements) de notre calendrier.

La principale différence avec la délégation est que la personne à qui l'on partage notre calendrier ne reçoit pas les demandes ou réponses par courriel: la gestion doit entièrement être faite depuis la section calendrier de Outlook.
 

Le calendrier d'un compte INVITE

Exemples d'utilisation: calendrier des activités d'un service ou d'une équipe.

Cette approche consiste à créer un compte INVITE avec une boîte Outlook et d'utiliser son calendrier de façon indépendante de la boîte d'un compte d'employé. Un partage est ensuite appliqué pour que les utilisateurs autorisés puissent consulter et/ou modifier le calendrier ainsi créé.
Dans cette approche, une personne est responsable du compte et de la gestion des droits d'accès a ce compte.

 

Comment faire: La délégation

** À faire sur le poste de la personne qui délègue des droits d'accès **

Note importante: en activant la délégation, vous autorisez cette personne à envoyer des courriels en votre nom ("en tant que"), consulter votre calendrier, créer de nouvelles entrées dans votre calendrier, y inviter des gens en votre nom et répondre à des invitations en votre nom.

Pour ajouter une délégation de calendrier dans Outlook:

  • Ouvrir le menu FICHIER;
  • Dans la section "Informations", cliquer sur "Paramètres du compte" puis sur "Accès délégué";
  • Dans la fenêtre "Délégués", cliquer sur le bouton "Ajouter";
  • Rechercher la personne à qui l'on veut déléguer le calendrier et cliquer sur "OK";
  • Dans la fenêtre "Autorisations aux délégués":
    • Calendrier: l'option "Rédacteur" est là par défaut et donne au délégué le droit de gérer votre calendrier (ajout, suppression) et de répondre "en tant que" vous aux invitations;
    • Tâches: ASSUREZ-VOUS de mettre cette option à AUCUNE. Par défaut, le délégué a "Rédacteur" ce qui permet la gestion de vos tâches Outlook;
    • Boîte de réception, Contacts et Notes devraient être à "Aucune" par défaut et c'est ce que nous recommandons à moins de bien connaître les impacts d'une telle délégation;
    • Cocher "Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations" afin d'aviser la personne;
    • Décocher "Le délégué peut voir mes éléments privés" à moins de bien connaître les impacts d'une telle délégation.
  • Cliquer deux (2) fois sur "OK";


** À faire sur le poste de la personne qui accèdera le calendrier délégué **

La personne qui accèdera un calendrier délégué recevra alors un courriel lui confirmant les accès autorisés. 
Elle devra maintenant ajouter manuellement votre calendrier à son Outlook: Suivre ce lien pour la procédure.

Comment faire: le partage d'un calendrier

Partage du calendrier

** À faire sur le poste de la personne qui partage son calendrier **

Pour effectuer un partage de base (lecture seule) de votre calendrier dans Outlook:

    • Accéder la section "Calendrier" dans Outlook;
    • Faire un clic-droit sur le calendrier à partager et accéder la section "Partager" puis choisir "Partager le calendrier";
    • Cliquer sur le "À:" pour choisir les destinataires ou inscrire les adresses courriels des personnes avec qui partager;
    • Choisir le niveau de détails affiché désiré;
    • Cliquer ensuite sur "Envoyer" pour activer le partage et envoyer la confirmation.


** À faire sur le poste de la personne qui partage son calendrier **

Un destinataire utilisant Outlook recevra un courriel avec un bouton permettant d'ajouter votre calendrier automatiquement.
Sinon, il est possible de l'ajouter manuellement avec la procédure présentée à ce lien.

Autorisations d'accès

** À faire sur le poste où se trouve le calendrier partagé **

Une fois votre calendrier partagé, vous pouvez autoriser plus d'accès que la simple lecture de votre calendrier à certains collègues. 
Par exemple: dans le cas d'un calendrier de compte INVITE ou la prise de rendez-vous par l'adjointe d'un groupe de travail.

Pour cela: 

    • Toujours dans la section Calendrier de Outlook;
    • Clic-droit sur le calendrier dont les autorisations d'accès doivent être modifiées, puis dans la section "Partager", puis cliquer sur "Autorisations du calendrier";
    • Sélectionner le nom pour lequel les autorisations seront modifiées;
    • Choisir ensuite un niveau d'autorisation
      • +  Définition des niveaux d'accès

        Voici une brève description des niveaux d'accès proposés par Outlook et Office 365 suivies de nos recommandations:

        • Aucun: la personne n'a aucun droit d'accès au calendrier;
        • *Disponibilité: (par défaut) la personne voit seulement la disponibilité et les heures;
        • *Disponibilité, objet, lieu: la personne peut voir la disponibilité ainsi que le sujet et le lieu mais pas d'autres détails comme les participants, les notes ou les pièces jointes;
        • Collaborateur: la personne peut créer de nouveaux éléments mais ne voit aucun autre contenu;
        • Relecteur: la personne peut lire les éléments du dossier mais ne peut en créer, les modifier ou les supprimer;
        • Auteur secondaire: la personne peut créer des éléments et consulter les éléments présents mais pas les modifier. Elle peut supprimer les éléments qu'elle a créés, mais ne peut supprimer les éléments créés par le propriétaire ou d'autres personnes;
        • Auteur: La personne peut créer et lire les éléments présents. Elle peut supprimer et modifier les éléments qu'elle a créés mais pas ceux créés par le propriétaire et les autres personnes;
        • Auteur principal: comme "auteur" avec en plus la possibilité de créer de nouveaux sous-dossiers;
        • *Éditeur: la personne peut créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments peu importe qui les a créés;
        • Éditeur principal: comme "Éditeur" avec en plus la possibilité de créer des sous-dossiers;
        • Propriétaire: la personne a les droits suprêmes sur le dossier calendrier, comme si c'était le sien.

        *: Nos recommandations:

        • "Disponibilité" et "Disponibilité, objet, lieu": les deux(2) options recommandées pour de la consultation seulement (lecture seule);
        • "Auteur": premier niveau en écriture; l'utilisateur peut seulement modifier SES propres entrées et seulement LIRE celles des autres;
        • "Éditeur": niveau d'accès en écriture plus avancé; permet de créer, modifier et supprimer TOUS les éléments;

  

Comment faire: le calendrier du compte INVITE

Obtenir et ajouter un compte INVITE avec calendrier partagé

Si le compte INVITE avec calendrier n'existe pas déjà, vous devrez d'abord contacter le Centre d'Assistance Technique (514-340-6063 - soutien.ti@hec.ca) afin de faire créer un compte INVITE qui hébergera le calendrier à partager.

Une fois le compte créé, vous devrez l'ajouter à Outlook.
Si ce n'est pas déjà fait, suivez ces instructions pour le modérateur du compte.

Une fois la boîte du compte INVITE ajouté à votre Outlook, vous pourrez le partager tel que décrit dans la section précédente.

Une fois le partage du calendrier du compte INVITE appliqué, les utilisateurs devant y accéder pourront l'ajouter à Outlook en suivant la procédure suivante.

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