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Organiser mes calendriers Outlook

Présentation

Outlook 2013 permet de consulter et gérer plusieurs calendriers à la fois à partir de la même fenêtre. 
 

+  Ajouter un calendrier

Vous pouvez tout d'abord ajouter un calendrier secondaire en plus du vôtre. Cette approche pourrait servir, par exemple, à séparer les activités personnelles des activités du bureau.
Notez cependant que Outlook créé les nouvelles activités dans le calendrier principal (généralement nommé "Calendrier") et que le même principe s'applique à toute invitation reçue par courriel.

Aussi, un collègue pourrait partager avec vous son calendrier, vous devriez alors recevoir un courriel contenant un bouton permettant de l'ajouter automatiquement à votre liste.

Si toutefois vous n'aviez pas reçu ce courriel ou que vous vouliez simplement avoir sous la main la disponibilité d'une autre personne qui ne vous aurait pas partagé son calendrier, vous pourriez les ajouter manuellement à Outlook.

Pour ajouter un calendrier dans Outlook 2013:

  • Dans la section "Calendrier" de Outlook;
  • Dans le ruban du haut, ouvrir l'onglet "Accueil";
  • Cliquer le bouton "Ouvrir le calendrier";
  • Choisir ensuite le type de calendrier à ajouter:
    • À partir du carnet d'adresses...: ajouter le calendrier d'une autre personne depuis le bottin HEC Montréal. Notez que si la personne n'a pas autorisé le partage pour vous, vous ne verrez que sa disponibilité;
    • Depuis la liste de salles...: permet de choisir un calendrier parmis la liste des salles existantes;
    • À partir d'internet: permet d'ajouter un calendrier à partir d'une adresse Internet: par exemple votre calendrier ZoneCours, un collaborateur qui vous partagerait son calendrier GMail;
    • Créer un calendrier vide: permet d'ajouter un calendrier que vous seul pouvez consulter. Par exemple: séparer les activités personnelles ou d'un projet particulier de votre calendrier HEC;
    • Ouvrir un calendrier partagé: permet de chercher par le nom le calendrier qu'un collègue vous aurait partagé

 

Pour ajouter un calendrier dans courriel.hec.ca (courriel web):

  • Aller dans l’onglet "Calendrier"
  • Clique de droite sur "Mes calendriers"
  • Dans le champ "À partir de l’annuaire" taper une partie du nom du calendrier et fait "Rechercher dans les contacts et l’annuaire"
  • Cliquer "Ouvrir"

+  Les groupes de calendriers

Lorsque vous aurez plus d'un calendrier afficher dans Outlook, il peut être plus efficace de les regrouper selon vos besoins.

Outlook permet donc d'ajouter des groupes de calendiers: sorte de dossiers où seront classés vos calendriers.

Création d'un groupe

Pour créer un groupe:

    • Dans Outlook, ouvrir la section "Calendrier";
    • Dans le ruban dans le haut de Outlook, ouvrir l'onglet "Accueil";
    • Cliquer sur le bouton "Groupes de calendriers" puis choisir "Créer un groupe de calendriers";
    • Inscrire le nom de ce regroupement: par exemple "Mes salles", "Mon équipe", etc;

Vous verrez alors le groupe s'ajouter dans la liste de calendriers à gauche de votre interface Outlook.

Déplacement des calendriers

Il y a deux principales façons de placer les calendriers dans les groupes voulus:

  • Faire un clique-droit sur le calendrier à déplacer et choisir "Monter" ou "Descendre" jusqu'à ce qu'il soit à l'emplacement désiré;
  • Utiliser la souris pour le déplacer dans le groupe désiré (glisser-déplacer/"drag'n'drop").

+  Supprimer un calendrier

Mes calendriers

Vous pouvez supprimer tous les calendriers que vous aurez ajouté manuellement. 
** Notez cependant que les données qu'ils contiennent seront aussi supprimées ! **

  • Faire un clique-droit sur le calendrier à supprimer;
  • Choisir l'option "Supprimer le calendrier".

Notez que vous ne pouvez PAS supprimer le calendrier par défaut de Outlook, généralement nommé "Calendrier". Il fait partie de la structure de base de Outlook.

Les calendriers des autres

Vous pouvez utiliser la même méthode pour supprimer les calendriers de collègues que vous auriez ajouté à Outlook.
Notez que la notion de suppression dans ce cas veut seulement dire de retirer ce calendrier de votre Outlook: les données de la personne ne sont nullement affectées.

  • Faire un clique-droit sur le calendrier à supprimer;
  • Choisir l'option "Supprimer le calendrier"

Supprimer un groupe de calendrier

Vous pouvez aussi supprimer les groupes de calendriers que vous aurez créés.
Notez cependant que si vous supprimez un groupe de calendrier, tous les calendriers qui en font partie seront aussi supprimés !
Notez aussi qu'il est impossible de supprimer le groupe "Mes calendriers" puisqu'il fait partie de la structure de base de Outlook.

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