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FAQ - Mise à jour vers Office 2013

 

Table des matières

 
** Notez qu'il y a une section dédiée au projet de migration vers le système de courriels Office 365 et Outlook **

 

Pourquoi Office 2013

Les Services aux Utilisateurs TI ont décidé de mettre à jour la version 2010 de la suite Office installée sur les postes de travail du parc informatique de HEC Montréal à la version 2013.

Cette mise à jour a pour but premier d’être au même niveau que les produits utilisés de plus en plus par notre communauté étudiante et ainsi combler les différences entre ce qui est enseigné et ce qui est utilisé.

Évidemment, cette version apporte de nombreuses nouvelles fonctionnalités tant au niveau de l’efficacité dans les tâches courantes que dans l’intégration des nouveaux outils multimédias et la collaboration en ligne.

Ce projet se déroulera au courant des mois de mai, juin et juillet 2014. Une communication précisant la date de votre migration vous sera envoyée quelques jours avant celle-ci. Les départements d’enseignements seront d’abord visés et par la suite les services administratifs.


Méthodes de déploiement

Deux méthodes de déploiements ont été retenues pour la mise à jour des postes de travail.

Déploiement automatisé

Une première approche dite automatisée visera les postes de table et sera découpée dans le temps par départements.
Ainsi, à la date prévue de migration de votre département, une communication sera envoyée pour aviser du changement à venir et des dispositions à prendre pour que l’opération puisse se compléter avec succès. Vous devrez alors fermer toutes vos applications et documents, laisser votre poste sous tension mais verrouillé pour la nuit de la migration.
À votre retour, un redémarrage du poste sera nécessaire. Vous retrouverez par la suite les mêmes applications de la suite Office que vous aviez mais maintenant sous la version 2013.

Déploiement manuel

Plusieurs utilisateurs étant souvent en déplacement hors de l’école avec leur ordinateur, ils seront contactés directement pour leur proposer une installation manuelle de la nouvelle version de la suite Office.
Un courriel contenant un lien et des instructions sera envoyé à ces usagers pour expliquer comment obtenir la nouvelle version . Une fois l’assistant d’installation démarré, le reste du déploiement est cependant automatique et aucune intervention n’est requise pour l’utilisateur outre un redémarrage à la fin de l’opération.


Changements et nouveautés

La migration vers Office 2013 implique des changements en matière de navigation et d'utilisation des logiciels. Les différences entre les versions 2010 et 2013 ne sont pas majeures, mais elles requièrent tout de même une adaptation.
La section Soutien et formation indique quels moyens vous sont offerts pour prendre connaissance des nouveautés.


Soutien et formation

Aide en ligne

Voici quelques liens intéressant sur les nouveautés apportées par Office 2013.

*Notez que les fonctionnalités « en ligne » (collaboration, partage par le nuage, etc) présentées ne sont actuellement pas disponibles dans notre infrastructure. Vous serez informé lors de la mise en place de ces outils.*

Formation

Des séances d'information sur la suite Office 2013 sont prévues tout au long de la migration. Ces séances mettront en évidence les différences entre Office 2010 et Office 2013 et présenteront les nouveautés d'Office 2013 (Word, Excel et PowerPoint 2013).
 

Aide-mémoire

Un aide-mémoire concernant les nouveautés d'Office 2013 sera disponible à titre de référence afin de comprendre les nouvelles fonctionnalités de Word, Excel et PowerPoint.
 


Foire aux questions (FAQ)

Q: Quand mon poste sera-t-il affecté par cette mise à jour ?
R: Une communication sera envoyée aux utilisateurs visés par les déploiements quelques jours(?) avant la date prévue pour leur département. En tout temps, vous pouvez communiquer avec le Centre d’Assistance Technique pour plus d’informations.


Q: Comment savoir si la mise à jour à Office 2013 a été fait sur mon poste ?
R: Pour la plupart des utilisateurs, la mise à jour est complètement transparente outre un redémarrage qui peut être exiger à la fin de l'installation. De plus, les interfaces des versions 2010 et 2013 étant très similaires, l’impact sur les tâches courantes devraient être minimes.

La méthode la plus simple pour vérifier la version de votre suite Office :

  • Ouvrir le « menu Démarrer »;
  • Accéder la section « Tous les programmes »;
  • Ouvrir le dossier « Microsoft Office »;
  • Chaque application est identifiée par son nom et sa version.
  • Exemple : Microsoft Word 2013, Microsoft Excel 2010.
Vous avez Office 2010 si...
Vous avez Office 2013 si...

Q: J'ai un ordinateur de table et je serai absent(e) à la date pour laquelle la mise à jour est prévue pour mon service, que dois-je faire?
R:
La mise à jour se fera automatiquement dès le prochain démarrage de votre ordinateur après la date prévue pour votre service. 
Ainsi, votre suite Office sera mise à jour même si vous êtes absent(e) à la date de déploiement prévue pour votre service, et ce, sans intervention de votre part!


Q: J'ai un ordinateur portable et je serai à l'extérieur de l'École à la date pour laquelle la mise à jour est prévue pour mon service, que dois-je faire?
R:
Notre système de déploiement automatisé fera des tentatives d'installation vers votre ordinateur régulièrement tant que la mise à jour de Office n'aura pas été complétée avec succès.
Ainsi, l'installation se fera automatiquement sur votre ordinateur portable lors de votre prochaine connexion au réseau interne de HEC Montréal.

 

Q: J’utilise actuellement Thunderbird pour consulter mes courriels, est-ce que le passage à Office 2013 changera cela ?
R: Non, Thunderbird reste l’outil de courriel par défaut pour nos utilisateurs. Seuls les logiciels de la suite Office seront affectés (Word, Excel, PowerPoint).


Q: J'ai maintenant un raccourci vers Microsoft Outlook 2013, dois-je l'utiliser ?
R: Non, si vous utilisiez Thunderbird avant la mise à jour de la suite Office, vous continuez à l'utiliser après la migration. 


Q: Les raccourcis vers mes logiciels Office ont disparus, comment les retrouver ?
R: Les logiciels se trouvent tous dans le menu « Démarrer », section « Tous les programmes » puis sous le dossier « Microsoft Office 2013 ».

Pour les trouver à nouveau dans votre barre des tâches, faites un clique-droit sur les applications dans le menu et choisir « épingler à la barre des tâches ».


Q: J’utilise l'ordinateur de table des salles de cours pour enseigner, est-ce que mes documents seront compatibles ?
R: Les ordinateurs des salles de cours et des laboratoires ont été mis à jour avec la même version de Office que celle que nous déployons sur les ordinateurs des employés. Tous les documents fonctionneront donc sans problème.
Office 2013 permet aussi d’ouvrir les documents des versions précédentes, ainsi les documents créés ou modifiés sous Office 2007, Office 2010 ou toutes autres versions pourront être utilisés dans problème.

Q: J’utilise un Smartboard, la mise à jour Office 2013 affectera-t-elle le fonctionnement de cet outil ?
R: La version des outils Smart actuellement déployée fonctionne avec Office 2013.

Q: J'ai la suite d'outil SmartBoard et depuis la mise à jour vers Office 2013 mon clavier ne fonctionne pas dans les nouveaux documents Word !
R: La solution de contournement de ce problème consiste à ouvrir un deuxième document Word vide. Nous travaillons actuellement à résoudre définitivement ce problème. 

Vous trouverez de l’information sur ce problème ainsi que plus d’informations sur les outils Smart et SmartBoard sur le site du Service de l’Audio-visuel: http://www.hec.ca/audiovisuel/outils/smart

Q: J’utilise les télévoteurs (TurningPoint) dans mes présentations, leur fonctionnement sera-t-il affecté ?
R: Le fonctionnement de TurningPoint n’est pas affecté par la mise à jour vers Office 2013.

L'équipe de la Direction de l'apprentissage et de l'innovation pédagogique (DAIP) a préparé une documentation sur l'utilisation de Turningpoint

Q: J’utilise des macros ou autres compléments non-inclus dans la suite Office, fonctionnent-ils toujours sous Office 2013 ?
R: Il est impossible de garantir le fonctionnement d’outils ‘non-standard’ sous Office 2013. Nombre d’éléments qui fonctionnaient sous Office 2010 fonctionneront toujours sous Office 2013 mais ce n’est pas une règle.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions sur le passage à Microsoft Office 2013

Centre d'Assistance Technique DTI
514.340.6063 | Soutien.ti@hec.ca | 3000 Ch. de la Côte-Sainte-Catherine - 3.820

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