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Planification

 

Engagement

Avoir un engagement formel des membres du comité organisateur avant de commencer les démarches (adhésion à la démarche et sensibilisation).

 

Détermination des objectifs d’écoresponsabilité de l'événement

Particulièrement dans le cas d'un événement de grande envergure, la première étape est de déterminer vos objectifs d’éco-responsabilité de l’événement (le guide devrait vous permettre de faciliter la définition de vos objectifs).

 

Gestion et responsabilités

Ensuite, il est important de :

>Nommer un responsable des mesures d’écoresponsabilité et partager les tâches requises en fonction des responsabilités de chacun.
>Réserver une partie suffisante du budget pour mettre en œuvre les mesures d’écoresponsabilité et démontrer les éventuelles gains environnementaux, sociaux et économiques.

À noter qu'il n'est pas toujours nécessaire de vouloir tout faire du premier coup. En matière d’événements écoresponsables, l’expérience montre qu’il faut se fixer des objectifs réalistes et changer graduellement nos façons de faire.

 

Évaluation des besoins

Il est très important de bien évaluer :

>Le nombre de personnes attendues sachant que généralement, une partie des inscrits ne se présente pas (une proportion plus importante dans le cas d'événements gratuits). Il n’y aura habituellement que compensation partielle par des inscriptions de dernière minute.
>Les besoins  en aménagement de la salle et éventuellement  en infrastructures complémentaires comme des bacs de recyclage.
>Les besoins en audiovisuel que ce soit de la sonorisation (haut-parleurs et sonorisation générale de la salle) ou du vidéo (écrans de projection).
>Les besoins en Service Traiteur : La Coop HEC Montréal offre un service traiteur pour les emplacements de l'École situés au 3000, chemin de la Côte-Ste-Catherine et au 5255, avenue Decelles (sans alcool) . Certaines sections de l'École ou certains lieux, cependant, ne peuvent pas recevoir de livraison de nourriture ou d'alcool.

 

Communication sur l’écoresponsablilité de l’événement

>Informer sur les objectifs et les mesures d’écoresponsabilité appliqués à l’événement en cause sur le site Internet , sur l’invitation et lors de l’événement.
>Informer les participants et les fournisseurs sur les résultats obtenus des mesures d’écoresponsabilités prises.
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