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Vocabulaire

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Actif informationnel : L’information elle-même, peu importe son support, ainsi que les systèmes utilisés pour son traitement, utilisation, stockage, conservation et communication. La perte, le vol ou la destruction d’un tel actif pourrait causer un préjudice à HEC Montréal. (HEC Montréal, 2011)

Archives historiques : Documents qui constituent les sources originales de la connaissance du passé d’une institution, d’une entreprise, d’une famille ou d’une personne. (Chabin, 2010)

Authenticité : Caractère d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. (Chabin, 2010)

Calendrier de conservation : outil de gestion qui détermine les périodes d'utilisation et les rapports de conservation des documents actifs et semi-actifs d'un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. (BAnQ, 1985)

Courrier électronique : Service de correspondance permettant l’échange de messages électroniques, à travers un réseau informatique. (OQLF, 2012)

Courriel : Message transmis par un utilisateur vers un ou plusieurs destinataires, d’ordinateur à ordinateur, par l’intermédiaire d’un réseau informatique, favorisant entre eux un échange rapide et sans frontières. (OQLF, 2012)

Cycle de vie de l’information : Dans le domaine de la gestion de l’information, le cycle de vie de l’information comprend les étapes suivantes : planification; collecte; organisation; utilisation et diffusion; conservation, protection et préservation; élimination; évaluation de l’information. (SCT, 2012)

Dématérialisation : Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information. (Chabin, 2010)

Dépôt : Environnement de conservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle. Comprend l'espace de stockage physique ou virtuel et l'infrastructure connexe liée à son maintien. Des règles opérationnelles pour la gestion des ressources documentaires contenues dans un dépôt doivent être établies, et le contrôle exercé doit être suffisant pour que les ressources soient authentiques, fiables, accessibles et utilisables de façon continue. (SCT, 2012)

Destruction : Action de supprimer des documents de manière irréversible, en application des choix de sort final énoncés dans le calendrier [référentiel] de conservation. (Chabin, 2010)

Document : Objet constitué d'un support et de l’information qu'il porte, considéré comme un tout signifiant. Dans une perspective d’archivage, quatre critères sont à prendre en compte pour gérer un document :

  1. si le contenu du document est engageant ou non,
  2. si le document est achevé et complet ou non (version validée),
  3. s’il s’agit de l’original (ou de la copie de référence) ou d’une autre copie,
  4. si le document est lié à d’autres documents pour que le message soit complètement compréhensible (pièces justificatives, dossier). (Chabin, 2010)

Document actif : Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Utilisé fréquemment, il demeure près de son utilisateur. (L.R.Q., chapitre A-21.1)

Document confidentiel : document qui contient de l’information, qui, si dévoilée, pourrait nuire à une personne morale ou physique ou au déroulement d’un projet, d’une activité, d’une mission ou autre. Tout document contenant des informations permettant l’identification d’une personne physique est confidentiel. Un nom seul ou une signature seule ne sont pas considérés comme confidentiels. (HEC Montréal)

Document engageant : Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. (Chabin, 2010)

Document essentiel : Information qui est indispensable au fonctionnement d'un organisme et qui assure la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant et après un sinistre. (L.R.Q., chapitre A-21.1) 

Document inactif : Document qui n’est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Le document ayant une valeur de témoignage ou de recherche est versé aux archives historiques, sinon il est éliminé. (L.R.Q., chapitre A-21.1)

Document semi-actif : Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives, légales ou financières.  La faible fréquence de son utilisation justifie son transfert au dépôt des documents semi-actifs. (L.R.Q., chapitre A-21.1)

Donnée : Mot, nombre, signal, chaîne de caractères, séquence de bits, morceau de matière ou tout autre élément brut enregistré dans un système d’information où il pourra être corrélé à d’autres objets et interprété pour constituer une information. (Chabin, 2010)

E-discovery : Demande d’investigation systématique du système d’information d’une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d’une procédure d’audit ou contentieuse, visant à repérer et produire des documents (en l’occurrence électroniques) liés à l’affaire en cours. (Chabin, 2010)

Fiabilité : Caractère d’un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des faits qu’il décrit, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’actions ultérieures. (Chabin, 2010)

Fonds d’archives : Ensemble de documents que toute personne, physique ou morale, a rassemblé et organisé en raison même de ses fonctions ou de ses activités et destinés de par leur nature à être conservés pour une durée en principe illimitée. (OQLF, 2012)

Gestion des documents : Ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l'implantation, au suivi et à l'évaluation des systèmes administratifs requis, depuis la création des documents jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives historiques. (Adaptée de BAnQ, 1985)

Gestion intégrée des documents (GID) : La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et formats technologiques est un système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner accès aux personnes accréditées à toute l’information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation. Il s'agit de la forme la plus évoluée et la plus récente de la gestion des documents d'archives (Records Management) puisqu'elle vise à gérer de façon intégrée à la fois les documents administratifs, les documents d'archives de conservation permanente et la documentation de référence : documents et dossiers en format papier, documents microfilmés et documents électroniques (fichiers informatiques, page Web, etc.). (Wikipedia, 2013)

Gestion de l’information : Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’un organisme, depuis l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme. (SCT, 2012)

Information : Tout ensemble de sons, d’images, de données ou de documents intelligible par l’homme, qu’il soit fixé sur un support ou non. (Chabin, 2010)

Intégrité : Caractère complet et non altéré d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucun ajout, aucun retrait ni aucune modification, accidentelle ou intentionnelle, depuis sa validation.  (Chabin, 2010)

Nommage : Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’entreprise), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents. (Chabin, 2010)

Pérennisation : Opération préventive ou curative de régénérescence de la lisibilité d’un document imposée par l’obsolescence récurrente des technologies numériques par le biais de migrations de format et/ou du support. (Chabin, 2010)

Plan de classement : Le plan de classement pour l’archivage est un plan de classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme, selon le principe fondamental du « records management ». Il ordonne l’ensemble de ces activités et les documents qui en sont issus suivant une organisation logique, souvent hiérarchique, qui sert de colonne vertébrale au calendrier [référentiel] de conservation. (Chabin, 2010)

Pratiques exemplaires : Les pratiques exemplaires de gestion de l’information numérique proposées par le SGDA sont un ensemble de pratiques reconnues par de nombreuses organisations ou de nombreux professionnels du domaine. Les pratiques exemplaires consistent aussi à employer les normes reconnues du domaine. (SGDA)

Records management : Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque. (Chabin, 2010)  

Règle de conservation : Convention fixée à partir de l’évaluation administrative, légale et patrimoniale d’une série de documents et qui en établit la durée de conservation et le mode de disposition. On y trouve notamment le titre de la série, le nom de l’unité administrative détentrice du dossier principal, la description, les types de documents et les supports de conservation. (BAnQ, 2009)

Série documentaire : Ensemble de dossiers relatifs à un même sujet ou à une même activité.  (BAnQ, 2009)

Support : Élément matériel sur lequel est enregistrée l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver. (Chabin, 2010)

Système d'information documentaire : Système d'information assurant la gestion et la communication des informations utiles contenues dans des documents. Cette gestion implique le repérage et la validation des sources et ressources d'information, la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion, ainsi que les moyens de classement et de récupération des documents porteurs d'information en utilisant des outils classiques ou informatisés. (ADBS)

Versement : Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents. (PIAF, 2011)
 


Sources consultées

Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS). Vocabulaire de la doc. http://www.adbs.fr/systeme-d-information-documentaire-18737.htm?RH=OUTILS_VOC

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). 1985. Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec. http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_
reglements_politiques/lois_reglements/loiactifs/loiactifs.html?language_id=3

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). 2009. Règle de conservation, instructions. http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/Instructions_Formulaire_Regle
%20de%20conservation_2009-11_VF.pdf?language_id=3

Chabin, Marie-Anne. 2010. Nouveau glossaire de l’archivage. http://www.archive17.fr/index.php/l-archivage-pour-les-nuls/nouveau-glossaire-de-l-archivage.html

Québec. Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1).  http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A_21_1/A21_1.htm

HEC Montréal. 2011. Politique de sécurité de l’information de HEC Montréal. HEC Montréal : Montréal.
http://www.hec.ca/direction_services/secretariat_general/juridique/reglements_politiques/
documents/politique_securite_information.pdf

HEC Montréal. 2014. Politique relative à la gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs.  http://www.hec.ca/direction_services/secretariat_general/juridique/reglements_politiques/
documents/politique_gestion_documents_actifs_semi-actifs.pdf

Office québécois de la langue française (OQLF). 2012. Le grand dictionnaire terminologique. http://gdt.oqlf.gouv.qc.ca/

Portail International d'archivistique francophone (PIAF). Glossaire. 2009. http://www.piaf-archives.org/espace-formation/course/view.php?id=18

Secrétariat du conseil du Trésor (SCT). 2012. Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI). http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=16557&section=text#cha4

Wikipedia. 2013. Gestion intégrée des documents. http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents

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