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Gestion des documents semi-actifs

Le document qui n'est plus d'utilité courante mais qui conserve une valeur administrative, légale ou financière est transféré au dépôt des documents semi-actifs qui offre des garanties de sécurité.

Ce document sera accessible au personnel autorisé de l'unité propriétaire pour la période de conservation prévue au calendrier de conservation ou tant qu'il engage la responsabilité de HEC Montréal. Bien que l'accès aux documents déposés par une unité soit réservé au personnel de cette unité, il est possible d’avoir accès aux dossiers d’une autre unité avec l’autorisation du gestionnaire responsable ou selon les modalités prévues par les politiques du SGDA.

 

La gestion des documents semi-actifs a pour objectifs de :   

  • rationaliser l'entreposage de l’information (papier ou numérique),
  • réduire les coûts de conservation (espace bureau ou serveur),
  • permettre un accès rapide aux propriétaires de ces documents,
  • conserver les documents engageants conformément au cadre légal.

 

+  Politique de consultation des dossiers semi-actifs sur support papier

Toutes demandes de consultation des documents semi-actifs effectuées par gestion à distance des documents (GDD) seront répondues dans un délai de 4 heures suivant la réception du formulaire électronique (durant les heures d’ouverture du SGDA). L’unité recevra le dossier au plus tard, la journée ouvrable suivante.

Les demandes de consultation urgentes seront quant à elles traitées immédiatement.

+  Application des règles de conservation

Un rapport de gestion annuel signale au directeur du SGDA la liste des documents et dossiers dont la durée de conservation est atteinte. À ce moment, le directeur vérifie la bonne application du délai et valide la finalité prévue (élimination ou versement aux archives historiques). Cette validation méthodique protège les droits de HEC Montréal. À titre d’exemple, dans le cas où un litige est en cours, le directeur du SGDA s’assurera de préserver les documents liés à la cause aussi longtemps que nécessaire.

Le directeur du SGDA enverra un formulaire d’autorisation d’élimination ou de versement aux gestionnaires de chaque unité administrative concernée. Les gestionnaires responsables de chaque unité approuveront la liste d’inventaire des documents et la finalité prévue. Suite à cette validation, le SGDA pourra mettre en œuvre la finalité associée à la règle de conservation.

+  Service aux professeurs et aux organismes privés résidant à HEC Montréal

La gestion des documents semi-actifs est un service offert en priorité aux unités administratives de HEC Montréal. Cependant, les professeurs de HEC Montréal et les organismes externes résidant à l'École peuvent aussi profiter de ce dernier si nos espaces de conservation et nos ressources nous le permettent.

Ce service est encadré par la Politique relative au programme de gestion et de garde des documents semi-actifs des professeurs et des organismes résidant à HEC Montréal.

+  Un dépôt de documents semi-actifs numériques : Projet de gestion intégrée des documents (GID)

Le SGDA réalise actuellement un projet pilote de GID à l’aide d’un outil informatique qui offre des fonctionnalités pour la conservation pérenne des documents, la gestion des versions, la protection et le partage des documents, la gestion du cycle de vie, la recherche efficace et autres fonctions pour une saine gestion de l’information. Il offrira la possibilité de gérer les documents semi-actifs sur support papier et électronique dans un environnement informatique.

En attendant que cet outil soit disponible aux unités de l’École, le SGDA vous propose d’adopter des pratiques exemplaires de gestion de l’information numérique.

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